Pomimo istniejących od kilku lat przepisów regulujących zasady stosowania e-faktur, wciąż niewielu przedsiębiorców zdecydowało się na wprowadzenie systemu fakturowania elektronicznego, a część firm, które wysyłają w ten sposób faktury, nie zawsze robi to zgodnie z prawem. Faktura wysłana w postaci pliku PDF lub pobrana z serwera, nie jest bowiem fakturą w świetle obowiązujących przepisów. Dopuszczalne jest jedynie przesyłanie e-faktur podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub korzystanie ze standardu przesyłania danych EDI.
Sklep internetowy AGDMedia jako pierwszy w swojej branży i jeden z nielicznych na rynku e-commerce z powodzeniem wdrożył, i od kliku miesięcy stosuje, elektroniczny system dystrybucji faktur podpisywanych certyfikowanym kluczem cyfrowym. “Wprowadzenie e-faktur było kolejnym udoskonaleniem i ułatwieniem komunikacji pomiędzy sklepem www.AGDMedia.pl, a Klientami – korzystającymi z Internetu, preferującymi zakupy on-line oraz nowoczesne formy transakcji”, mówi Michał Pachlewski, Wiceprezes Zarządu AGDMedia Sp. z o.o.. “Zaawansowane informatycznie rozwiązanie zostało wdrożone w październiku ubiegłego roku. Najtrudniejsze okazało się zintegrowanie oprogramowania z systemem zamówień i finansowo-księgowym. W efekcie powstał profesjonalny system, który działa zgodnie z obowiązującym prawem” dodaje. Obecnie do każdego zrealizowanego zamówienia wystawiana jest faktura VAT, przesyłana następnie do klienta drogą elektroniczną, za pośrednictwem poczty e-mail. Wszystkie faktury opatrzone są kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co gwarantuje autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury.
Niewątpliwe korzyści związane z wprowadzeniem systemu elektronicznych faktur w AGDMedia, to usprawnienie logistyki, oszczędność czasu potrzebnego na drukowanie i wysyłanie wersji papierowej oraz wyeliminowanie kosztów przesyłki. Rozwiązanie to przyniosło także spółce obniżenie kosztów składowania dokumentów i skrócenie czasu potrzebnego na odnalezienie faktury. “Wprowadzenie e-faktur to jednak nie tylko udogodnienia operacyjne, ale przede wszystkim strategiczne. Dzięki systemowi elektronicznych dokumentów, nasi Klienci obsługiwani są według najwyższych standardów, co w oczywisty sposób przełożyło się na ich poziom zadowolenia z naszych usług ”, mówi Michał Pachlewski.
Wprowadzenie systemu e-faktur w AGDMedia było wyzwaniem dla całej firmy. Należało bowiem zmienić postrzeganie faktur jako dokumentów, które do tej pory zawsze były drukowane, podpisywane i pieczętowane. Wbrew oczekiwaniom nie tak trudne okazało się przekonanie do elektronicznych faktur naszych klientów. Kupujący bardzo szybko dostrzegli zalety e-rozwiązań. “Na rynku e-commerce e-faktury podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym wciąż są mało popularne. Wśród sklepów on-line specjalizujących się w sprzedaży sprzętu AGD i RTV byliśmy pierwszymi, którzy zdecydowali się na ten krok. Nie ukrywamy, że na początku towarzyszyły nam pewne obawy, ale teraz śmiało możemy mówić o ogromnym sukcesie i dobrej decyzji. Dzięki elektroniczym fakturom nasza księgowość działa sprawniej, a co najważniejsze zadowoleni są rownież nasi Klienci”, komentuje Michał Pachlewski.