Cała akcja sprawdzania wiedzy ok. 3 tys. pracowników sezonowych Agencji trwała zaledwie dwa tygodnie. Taka wydajność była możliwa dzięki systemowi Oracle, który został wcześniej wdrożony w Agencji przez firmę Incenti, partnera Oracle Polska. Implementacja systemu Oracle także odbyła się w bardzo krótkim czasie zaledwie 2 miesięcy, z czego tydzień poświęcono na instalację sprzętu i oprogramowania, zaś pozostały czas został poświęcony na analizę przedwdrożeniową, oraz uzupełnienie systemu o merytoryczną zawartość egzaminów.
Liczba etatowego personelu ARiMR sięga 7,2 tysiąca. Jednak nawet tak liczny personel nie byłby w stanie sprostać zadaniom przyjmowania wniosków o płatności obszarowe, które według założenia będzie trwało od 15 marca do 15 maja 2005 roku. Dlatego dla potrzeb akcji tego typu Agencja zatrudnia pracowników sezonowych, których następnie należy przeszkolić ze znajomości przedmiotu. Oprócz samego faktu przyjęcia formularza, mają oni za zadanie sprawdzać poprawność składanych wniosków jako kancelarzysta zgodnie z procedurami obowiązującymi w ARiMR. Personel ten został rozlokowany we wszystkich 314 biurach powiatowych ARiMR, gdzie zainstalowano komputery PC wyposażone w przeglądarkę WWW. Takie stanowiska egzaminacyjne zostały połączone wewnętrzną siecią intranet z serwerem centralnym Agencji, na którym znajduje się oprogramowanie i zawartość systemu Oracle iLearning. Korzystanie z programu do przeprowadzania egzaminu jest proste i intuicyjne. Wszystkie wyniki są znane natychmiast i można od razu ocenić, czy egzamin został zaliczony.
„Tak nowoczesna forma egzaminowania została w naszej Agencji przeprowadzona w bieżącym roku po raz pierwszy. Dotychczas odbywały się one w sposób tradycyjny: egzaminatorzy z Biura Szkoleń oraz z Oddziałów Regionalnych udawali się do wszystkich biur powiatowych ARiMR, nadzorowali wypełnianie testów przez kandydatów na specjalnych formularzach, następnie wszystkie testy musiały być sprawdzone, a wyniki wprowadzone do systemu informatycznego, co zwykle trwało przynajmniej miesiąc, nie wspominając już o konieczności fizycznego przewiezienia wszystkich wypełnionych testów do centrali” – wspomina Wojciech Pomajda, Prezes Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. „Model egzaminów, jaki proponuje system Oracle, uprościł wszystkie procedury i ogromnie skrócił czas trwania całej akcji. Nie tylko wyniki są znane od razu – także wszystkie raporty, zestawienia i analizy można wykonać automatycznie”.
Instalacja platformy szkoleń zdalnych Oracle iLearning wykonana przez Incenti jest częścią większego projektu wdrożeniowego, jaki jest realizowany w Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Od lipca 2004 roku konsultanci Oracle prowadzą wdrożenie systemu ERP do obsługi zaplecza, w którego skład wchodzi m.in. zestaw aplikacji do zarządzania zasobami ludzkimi HRMS, zawierający w sobie także moduł do zarządzania szkoleniami przez Internet, oparty na platformie zwanej Oracle Learning Management System (OLM). Te systemy są ze sobą ściśle powiązane, gdyż optymalne zarządzanie szkoleniami ma ogromne znaczenie dla prawidłowego zarządzania personelem każdej firmy i organizacji.
„Jedną z korzyści użytkowania internetowego modelu egzaminowania jest zwiększenie nadzoru nad całym procesem, a także większa wiarygodność wyników. Wszystkie pytania i propozycje odpowiedzi są wybierane przez system losowo, dzięki czemu z dużym prawdopodobieństwem możemy założyć, iż żaden zestaw egzaminacyjny nie powtórzył się w trakcie trwania akcji. Efektywność testowania była bardzo wysoka, niewiele odbiegająca od schematu teoretycznego” – dodaje Jakub Chmielarz, Przewodniczący Zespołu ds. Wdrożenia Rozwiązania e-Learning w ARiMR. „Dzięki wysokiej sprawności modelu internetowego, udało się nam przeprowadzić egzaminy na czas, bez zakłóceń i obaw o niedotrzymanie założonego terminu. Trzeba również podkreślić, że osiągnięty sukces jest wynikiem zespołowej pracy wszystkich osób biorących aktywny udział w procesie wdrożenia rozwiązania, zarówno z Biura Szkoleń jak i z Departamentu Kadr, Księgowości oraz Informatyki i Telekomunikacji”. Również wysoko ocenia wprowadzone rozwiązanie szkoleniowe Dyrektor Biura Szkoleń ARiMR – Włodzimierz Mikulski.
Przygotowana platforma szkoleniowa będzie w późniejszym czasie wykorzystana do przeprowadzania regularnych kursów i egzaminów dla etatowych pracowników ARiMR. Planowane tematy szkoleń to procedury obowiązujące w Agencji, a także obsługa aplikacji i znajomość nowych zadań pojawiających się zgodnie z kolejnymi rozporządzeniami. „System eSzkoleń z pewnością będzie wykorzystywany bardzo intensywnie, biorąc pod uwagę liczebność naszego personelu i rotację kadr, która w sposób naturalny występuje przy zatrudnieniu sięgającemu prawie 10 tysięcy osób łącznie z pracownikami sezonowymi” – kończy Jakub Chmielarz.
Informacje dodatkowe
Oracle Learning Management jest kompleksowym rozwiązaniem, wspierającym zarządzanie edukacją i rozwojem pracowników, klientów, partnerów oraz realizację innych przedsięwzięć edukacyjnych. Platforma OLM systematyzuje i standaryzuje zarządzanie kwalifikacjami personelu, umożliwia budowanie ścieżek szkoleniowych w oparciu o luki kompetencyjne, administrowanie szkoleniami, realizację kursów internetowych (iLearning) oraz sporządzanie analiz i zestawień. OLM może być wykorzystywany jako samodzielny system lub integralna część systemu zarządzania zasobami ludzkimi – Oracle HRMS.
Do najważniejszych funkcji OLM należą:
– Dostarczanie i śledzenie zindywidualizowanych i grupowych planów nauczania, pakietów szkoleniowych i materiałów;
– Zarządzanie katalogiem szkoleń i korzystanie z mechanizmów wyszukiwania;
– Wsparcie rejestracji udziału w szkoleniach, wraz z monitorowaniem obsady szkoleń;
– Dostęp i zarządzanie szkoleniami tradycyjnymi oraz internetowymi, synchronicznymi, prowadzonymi przez wykładowcę i asynchronicznymi – samodzielnymi,
– Zarządzanie zasobami szkoleniowymi (trenerzy, sale, materiały itp.)
– Równoczesna obsługa wielu grup odzwierciedlających hierarchię i strukturę przedsiębiorstwa.