Nowelizacja prawa bankowego (2004 rok) uregulowała problem outsourcingu czynności windykacyjnych. Banki zostały zobowiązane do powiadamiania Komisji Nadzoru Bankowego o zawarciu lub zamiarze zawarcia umowy z zewnętrzną firmą windykacyjną, a w określonych przypadkach do występowania z wnioskiem o wyrażenie zgody na zawarcie umowy z taką firmą. Granica między tymi sytuacjami nie jest precyzyjnie określona. Trwają dyskusje prawników, kiedy bank powinien powiadomić, a kiedy wystąpić z wnioskiem o zgodę. Do tej pory większość banków korzystających z usług zewnętrznych firm windykacyjnych uznawała, że wystarczy powiadomienie.
Z informacji, jakie udało się uzyskać w biurze prasowym NBP, wynika, że do lutego 2005 roku powiadomienia dotyczące zawarcia lub zamiaru zawarcia umów z firmami windykacyjnymi przesłało do KNB 19 banków komercyjnych oraz 18 spółdzielczych, w tym dwa o rozwiązaniu umowy i zaprzestaniu współpracy z firmami windykacyjnymi. Do 1 stycznia 2005 roku tylko jeden bank komercyjny wystąpił do KNB z wnioskiem o wyrażenie zgody na zawarcie umowy z zewnętrzną firmą windykacyjną, a banki spółdzielcze z wnioskami nie występowały.
NBP nie podaje nazw banków, które zdecydowały się na outsourcing windykacji. Z zebranych przez „Gazetę Bankową” informacji wynika, że w gronie tym jest większość dużych banków komercyjnych, w tym prawie wszystkie giełdowe. Banki komercyjne z reguły korzystają z usług kilku firm windykacyjnych. Bank BPH w obszarze detalu współpracuje z sześcioma zewnętrznymi podmiotami windykacyjnymi, a w korporacji z jednym – podał Jan Cichocki z biura prasowego Banku BPH. GETIN Bank obecnie współpracuje z 5 firmami windykacyjnymi – poinformowała Grażyna Bukowska, doradca PR GETIN Banku. Dla Deutsche Bank PBC pracują 4 podmioty. Bank Ochrony Środowiska wynajmuje trzy firmy windykacyjne. Także Kredyt Bank i Invest Bank zdecydowały się na outsourcing. Z usług zewnętrznych firm windykacyjnych w pewnym zakresie korzystają również liderzy bankowego rynku – PKO Bank Polski i Pekao, ale ich biura prasowe nie chcą ujawniać szczegółów tej współpracy. Nazwy firm windykacyjnych, z którymi współpracują, podały ING Bank Śląski (KRUK Systemy Inkaso, Ultimo, iCentrum) oraz Dominet Bank (Centrum Sp. z o.o. oraz Collectors sp. z o.o).
Z informacji z NBP wynika, że w sektorze banków komercyjnych z usług firm windykacyjnych korzysta co trzeci bank, natomiast w spółdzielczym co trzydziesty. Powodem takiej dysproporcji są przed wszystkim mniejsze kłopoty banków spółdzielczych z odzyskiwaniem należności.
Liczba banków spółdzielczych korzystających z zewnętrznej pomocy jednak rośnie. Z ankiety, jaką „Gazeta Bankowa” przeprowadziła wśród firm windykacyjnych, wynika, że większość banków spółdzielczych, które zdecydowały się na outsourcing, obsługuje spółka KRUK z Wrocławia (podała, że pracuje dla kilkunastu banków spółdzielczych). Współpraca z bankami spółdzielczymi rozwija się dynamicznie. Coraz częściej ich zarządy dostrzegają ewidentne korzyści płynące ze współpracy z profesjonalną firmą windykacyjną. W marcu 2005 roku KRUK podpisał dwie kolejne umowy z dużymi bankami spółdzielczymi. Natomiast na początku maja br. rozpoczniemy współpracę z kolejnymi czterema BSami. Zwykle podpisujemy umowy bezterminowe. Praktyką stosowaną na życzenie klienta jest także obsługa pakietów testowych – poinformowała Iwona Słomska, rzecznik prasowy KRUK Sp. z o.o. Nie chce ona jednak ujawnić nazw swoich klientów w tym sektorze.
Obsługa windykacyjną, banków spółdzielczych nie różni się od obsługi banków komercyjnych. BSy, z którymi współpracujemy, nie odbiegają bowiem poziomem technologicznym, jak i polityką kredytową, od banków komercyjnych. Są to nowoczesne banki regionalne lub ponadregionalne, które obsługują dziesiątki czy nawet setki tysięcy klientów – wyjaśnia Grzegorz Kopaniarz, kierownik Departamentu Projektowania Procesów KRUK Sp. z o.o. Są jednak pewne różnice. Dłużnikami BS-ów są albo osoby i firmy niezwiązane z bankiem lub spółdzielcy, czyli współudziałowcy BS. Ta sytuacja wymusza niestandardowe podejście do procesu windykacji. Mając to na uwadze, KRUK przygotował dla banków spółdzielczych proces umożliwiający jak najszybsze zidentyfikowanie reklamacji i spraw spornych. Takie przypadki są niezwłocznie zgłaszane wierzycielowi. Z uwagi na stosunkowo niewielkie pakiety spraw otrzymywane od BS (jednorazowo do około 500 spraw) kontakty operacyjne z wyznaczonymi pracownikami banków są częste i mocno spersonalizowane dla każdej ze spraw – dodaje Kopaniarz.
Większość banków, które korzystają z usług firm zewnętrznych, ma również własne działy windykacji. Z reguły to ich pracownicy przeprowadzają większość działań windykacyjnych. Firmy windykacyjne tylko pomagają. Bank BPH w obszarze detalu korzysta z następujących usług zewnętrznych podmiotów: windykacja przedegzekucyjna, przejmowanie i sprzedaż zabezpieczeń, rzadko windykacja sądowa i egzekucyjna, a w obszarze korporacji – call center. W obszarze detalu bank kieruje do zewnętrznych podmiotów głównie wierzytelności w pełni wymagalne, a w obszarze korporacji – opóźnione w spłacie mniej niż 30 dni – wyjaśnia Jan Cichocki. ING Bank Śląski przekazuje firmom windykacyjnym głównie obsługę kredytów detalicznych, w których występują zaległości w spłacie, a GETIN Bank – wierzytelności z tytułu kredytów samochodowych.
Natomiast Deutsche Bank PBC zdecydował się oddać w całości windykację czterem zewnętrznym firmom. W związku ze zmianami prawa bankowego i możliwością outsourcingu czynności windykacyjnych bank od W kwartału 2004 roku powierza prowadzenie windykacji tylko podmiotom specjalizującym się w tym zakresie – wyjaśnia Magdalena Marjankowska z Deutsche Bank PBC.