Po zapoznaniu się ze specyfiką organizacji pracy Towarzystwa oraz posiadanymi zasobami informatycznymi, specjaliści z BizTechu przygotowali koncepcję organizacji systemu zrządzania cyklem życia informacji, w której priorytetem było:
automatyzacja archiwizacji informacji,
zarządzanie migracją informacji na inne/tańsze nośniki, zgodnie z ustaloną polityką określającą „cykl życia” informacji,
archiwizacja poczty użytkowników MS Exchange,
zastąpienie lokalnych plików MS Outlook ”pst” centralnym archiwum MS Exchange.
Wszystkie wymienione zadania są realizowane przez oprogramowanie Symantec Enterprise Vault.
Opracowanie koncepcji systemu obejmującego 100 użytkowników MS Exchange, wdrożenie oraz szkolenie pracowników technicznych trwało zaledwie 20 dni roboczych. Wydajna macierz fiber cha-nell przechowuje dane bieżące. Zgodnie z regułami opracowanymi wspólnie z konsultantem BizTech, pliki i wiadomości migrują na tańszą macierz, a po założonym czasie na taśmy magnetyczne. Proces migracji jest przezroczysty dla użytkowników, którzy przez cały czas mają dostęp do zarchiwizowanych danych, bez konieczności angażowania administratora systemu.