Rozwiązanie Polycom do wideokonferencji stało się dla europejskiego banku podstawą do stworzenia platformy komunikacyjnej, która umożliwiła ograniczenie kosztów podróży, większą wydajność oraz elastyczność w przystosowaniu się do zmieniającego się kształtu firmy.
Podobnie jak wiele innych instytucji finansowych na całym świecie, które w latach 2008-2009 zostały dotknięte kryzysem gospodarczym, Fortis Bank przeszedł kompletną metamorfozę. Dramatyczne zmiany rynkowe spowodowały, że ten europejski bank zlikwidował wiele swych niedochodowych przedsięwzięć, przeszedł gruntowną restrukturyzację i zmienił właścicieli.
Grupia Fortis Bank powstała w roku 1990 w wyniku fuzji pomiędzy dwoma ubezpieczycielami, holenderskim i belgijskim. W ten sposób narodziła europejska instytucja ubezpieczeniowo-finansowa o zasięgu międzynarodowym. Szybka globalizacja w pierwszych latach XXI wieku wymusiła konieczność zmian w zakresie komunikacji, które zostały zahamowane przez kryzys kredytowy. „Szybki rozwój dzięki fuzjom i przejęciom niósł za sobą konieczność wydajnej, prostej i ekonomicznej formy komunikacji, która połączyłaby nasze działania nie tylko w obrębie krajów Beneluksu, lecz również w pozostałych krajach Europy i świata,” tłumaczy Frank Vandamme, kierownik zespołu do spraw infrastruktury i operacji w Fortis Bank. „Potrzebowaliśmy platformy komunikacyjnej, która spełniłaby wymagania grup roboczych rozproszonych na całym świecie i zapewniłaby natychmiastową komunikację.”
W 2002 roku w wyniku dyrektyw Global Direction Committee narzucających znaczne oszczędności kosztów podróży oraz po analizie rynku przeprowadzonej przez zespół ds. zarządzania ICT, Fortis Bank przyjął strategię komunikacyjną w oparciu o technologię wideokonferencji. „W tym czasie dzięki wideokonferencjom, firmy ograniczały koszty i czas podróży. Sprawdziliśmy wiele systemów i wybraliśmy rozwiązanie Polycom, które mogliśmy natychmiast wdrożyć we wszystkich naszych oddziałach.” dodał Vandamme. W Fortis Bank zastosowano Polycom ViewStation4000 rodzinę produktów składających się z pojedynczych monitorów instalowanych w salach posiedzeń. System 4000 umożliwił pracownikom Fortis Bank szybką i prostą organizację spotkań. Od samego początku, Vandamme i jego współpracownicy realizowali politykę zwiększenia jakości i efektywności spotkań biznesowych oraz redukcji kosztów podróży i zmniejszenia ilości dokumentów w formie papierowej.
Na efekty nie trzeba było długo czekać. „Wideokonferencje pozwoliły nie tylko zastąpić podróże służbowe, oszczędzić czas i pieniądze,” powiedział Vandamme, ”zauważyliśmy również inne korzyści; poprawę jakości spotkań prowadzonych za pomocą wideokonferencji.” Produkty ViewStation zostały szybko wymienione na systemy Polycom VSX7000 oraz VSX8000, a wyższe kierownictwo we wszystkich lokalizacjach krajów Beneluksu otrzymało dostęp do urządzeń wideokonferencyjnych bezpośrednio z biurek. Spowodowało to szybki wzrost użycia techniki wideokonferencji, która stała się niezastąpionym narzędziem biznesowym w całym Fortis Banku.
W ciągu kilku lat, w Fortis Banku na całym świecie zainstalowano ponad 250 pojedynczych systemów Polycom, z czego 150 w krajach Beneluksu. W rzeczywistości, systemy wideokonferencyjne Polycom stały się środkiem komunikacji pomiędzy grupami roboczymi Fortis Banku, gdzie spotkania twarzą w twarz okazały się zbyt kosztowne, czasochłonne i zakłócały pracę. Nawet w tych przypadkach gdzie spotkania wydawały się niezbędne, system wideokonferencji firmy Polycom okazał się niezastąpiony pod względem szybkości organizacji spotkania w celu korelacji i potwierdzenia podejmowanych decyzji.
„Mamy już dowód na to, że inwestycja w systemy wideokonferencyjne firmy Polycom opłaciła się i przynosi oszczędności w całej organizacji. Osiągnęliśmy nie tylko zwrot z inwestycji w ciągu roku od zastosowania rozwiązania, ale zbliżamy się również do założonego celu ograniczenia ilości dokumentów w formie papierowej.”
W tym właśnie aspekcie, wideokonferencje przekroczyły wymagania operacyjne Fortis Banku, dotyczące spotkań i współpracy.
„Do 2007 roku zainstalowaliśmy Polycom ReadiManager SE200, system zarządzania, który upraszcza proces kolejkowania w sieci,” dodał Vandamme. Polycom ReadiManager to wszechstronny system zarządzania, który oferuje zintegrowanie zarządzanie konferencjami, kolejkowanie oraz kontrolę przekazywanych informacji. To skalowalne rozwiązanie, oferujące możliwość rozbudowy w miarę rozwoju klienta, zarządza konferencjami w małych i bardzo dużych sieciach za pomocą źródła kontaktów, które znakomicie odpowiada potrzebom Fortis Banku.
Jedno ze standardowych zastosowań wideokonferencji stało się formą regularnych spotkań organizowanych dwa razy w tygodniu pomiędzy kierownikami do spraw kredytów oferowanych na różne rynki. Ceny kredytów muszą być regularnie uzgadniane, co gwarantuje rentowną wymianę między bankami. Wideokonferencje umożliwiły szybką i prostą organizację spotkań wirtualnych, nieformalnych dyskusji, podczas których podejmowano szybkie decyzje.
Kryzys gospodarczy i finansowy w latach 2008-2009 spowodował, że inwestycje w systemy wideokonferencji firmy Polycom nabrały innego znaczenia. Okazało się, że rozwiązania Polycom są elastyczne, ekonomiczne i wydajne. Mając już doświadczenie z Polycom, Fortis Bank kontynuował realizację swej strategii komunikacyjnej, którą mógł dostosować do każdej sytuacji.
W 2008 roku, Fortis Bank rozpoczął realizację planów migracji do systemów wideokonferencji Polycom w jakości HD. Plany te objęły implementację modelu HDX4002 oraz produkty HDX7000 i HDX8002. HDX8002 to dwuekranowa, mobilna jednostka stosowana w dużych salach konferencyjnych obsługująca do 40 uczestników konferencji. Zapewnia współdzielenie danych, dźwięku i obraz przez IP (Internet Protocol), komunikację audiowizualnej o wysokiej jakości i rozdzielczości.
W rzeczywistości migracja do rozwiązań w jakości HD trwa nadal, czego dowodem jest ostatnia inwestycja w systemy wideokonferencyjne Polycom obejmująca implementację Polycom CMA (Converged Management Application). W obliczu przejęcia Fortis Banku przez BNP Paribas to rozwiązanie może, w miarę potrzeby, łączyć i zarządzać centralnie systemami komunikacyjnymi obu firm, zapewniając jedno narzędzie do komunikacji. „Wybór technologii oferowanej przez Polycom pozwolił nam przetrwać trudny okres, a rozwiązania tej firmy zaspokajają nasze potrzeby komunikacyjne,” stwierdził Vandamme. „W obliczu przejęcia naszego banku przez BNP Paribas, mamy jeszcze większą pewność, że firma Polycom będzie w dalszym ciągu pracować z nami i dla nas, integrując systemy komunikacyjne po obu stronach korporacji.”
Źródło: Polycom