W Polsce zaledwie kilkanaście procent firm korzysta z elektronicznych faktur. Jest to spowodowane m.in. trudnymi w interpretacji przepisami dotyczącymi zasad przygotowywania oraz przechowywania eFaktur i wiążącymi się z tym obawami przedsiębiorców. Z intencją wsparcia przedsiębiorców w tym aspekcie, Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. wprowadziła na rynek usługę invooclip. Jest to nowe rozwiązanie, które umożliwia przesyłanie i przechowywanie faktur elektronicznych wysłanych do odbiorców, zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów. Koszty obsługi faktur elektronicznych za pośrednictwem systemu invooclip mogą być nawet 4-krotnie niższe w porównaniu do kosztów obsługi faktur papierowych.
– Invooclip powstał z myślą o tych przedsiębiorcach, którzy chcieliby korzystać z eFaktur, jednak mają obawy związane z ich wprowadzeniem w firmie. Właściciele firm często nie mają pewności jak interpretować zapisy rozporządzenia regulującego zasady przesyłania, przechowywania i trybu udostępniania eFaktur organom podatkowym i skarbowym. Mają również obawy związane z częstymi zmianami przepisów, ich niezrozumiałością i niestabilnością otoczenia prawnego, która nie sprzyja prowadzonej działalności gospodarczej. Prowadzi to do powstania swoistego dysonansu poznawczego, który szczególnie uwidacznia się w przypadku styczności z urzędami skarbowymi. W takiej sytuacji przedsiębiorcy wolą unikać ryzyka i pozostać przy, droższych w obsłudze, fakturach papierowych mówi Marcin Raczkiewicz, dyrektor Linii biznesowej zarządzanie dokumentacją w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A. Invooclip pozwala podobnym obawom wyjść naprzeciw i upowszechnić eFaktury w Polsce dodaje.
System opracowany przez KIR S.A. pozwala na dystrybucję, przechowywanie i udostępnianie organom skarbowym eFaktur zgodnie z zapisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. Invooclip zapewnia bowiem, wymaganą przez rozporządzenie, autentyczność pochodzenia eFaktury i integralność jej treści, dzięki zabezpieczeniu dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym, składanym przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego oraz możliwości znakowania tego podpisu czasem. Gwarantuje także ważność archiwizowanych dokumentów przez okres 6 lat, czyli o rok dłużej niż wymaga tego polskie prawo. – W rezultacie, dzięki tym technologiom, przedsiębiorca może udowodnić legalność faktury i wykazać prawo do odliczenia podatku VAT w przypadku kontroli skarbowej wyjaśnia Marcin Raczkiewicz. Z kolei kontroler skarbowy może sprawdzić legalność i autentyczność eFaktur na kilka sposobów: może uzyskać dostęp do systemu, otrzymać eFaktury na dowolnym nośniku danych, w formie e-maila z załącznikami lub wydruku kopii eFaktur dodaje.
Faktury online nawet dla mikrofirm
Spełnienie wymagań prawnych jest możliwe dzięki zastosowaniu, wspomnianego wcześniej, podpisu elektronicznego. I chociaż nie jest to rozwiązanie narzucone prawnie, to poza modelem EDI (EDI ang. Electronic Data Interchange, Elektroniczna Wymiana Danych), jako jedyne daje pełną gwarancję bezpieczeństwa prawnego określonego przez Ministerstwo Finansów, które trudno zapewnić innymi metodami w przypadku tego typu dokumentów. Oczywiście nie jest to jedyna zaleta usługi, gdyż dzięki invooclip przedsiębiorca uzyskuje dostęp do przechowywanych eFaktur online przez 24h na dobę.
Może też wyszukiwać dokumenty według zdefiniowanego klucza i otrzymywać powiadomienia na temat odbioru eFaktury przez kontrahenta. Przyśpiesza to proces płatności i ułatwia zarządzanie fakturami. Bardzo istotnym udogodnieniem jest wsparcie wystawców faktur w procesie pozyskiwania akceptacji odbiorców faktur dla przesyłania ich w wersji elektronicznej. Jest to możliwe dzięki wprowadzeniu modułu zarządzania zgodami.
Z usługi invooclip może skorzystać każda firma, która zamierza wystawiać faktury elektroniczne i optymalizować koszty związane z procesem fakturowania. Invooclip jest rozwiązaniem atrakcyjnym cenowo. Przedsiębiorcy wystawiający powyżej 100 faktur miesięcznie, płacą jedynie za liczbę wysłanych i archiwizowanych faktur. Nie ma dodatkowych opłat abonamentowych. Dzięki odejściu od pakietowego cennika, invooclip jest opłacalny nawet dla mikrofirm mówi Michał Salwa, Key Account Manager
w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A. Im więcej faktur wystawia przedsiębiorca za pośrednictwem systemu invooclip, tym opłaty jednostkowe są niższe. Przy założeniu, że wystawienie i dystrybucja faktury papierowej kosztuje np. ok. 1,5 zł to faktura elektroniczna przygotowana w pliku i wysłana za pośrednictwem systemu invooclip jest nawet kilkakrotnie tańsza. Przykładowo firma, która wystawia rocznie 25 tys. faktur, uzyska oszczędności na poziomie co najmniej 26 tys. zł, uwzględniając jedynie koszty dystrybucji dokumentów. Jeśli weźmiemy pod uwagę także niższe koszty archiwizacji faktur elektronicznych, czy możliwość przesunięcia osób odpowiedzialnych za obsługę faktur papierowych do innych, bardziej strategicznych zadań, to korzyści finansowe będą znacznie większe podkreśla Michał Salwa.
Pełna integracja
System invooclip umożliwia łatwą integrację z dowolnymi systemami finansowo-księgowymi, bilingowymi, eBOK-ami, a także systemami obiegu dokumentów. Dzięki temu, faktury elektroniczne mogą być przesyłane bezpośrednio z systemu fakturującego wystawcy, a następnie archiwizowane. Istnieje też możliwość uzyskania potwierdzenia odbioru faktury, a nawet otrzymania informacji na temat statusu płatności.
Choć od strony technologicznej invooclip bazuje na usłudze EDDM (EDDM – ang. Electronic Document Delivery Management), wprowadzonej przez Izbę w 2010 r. to charakteryzuje się on znacznie bogatszą funkcjonalnością może np. współpracować z innymi produktami Izby. W praktyce oznacza to, że firmy mogą prezentować swoim klientom faktury czy rachunki za pośrednictwem bankowości elektronicznej – w ramach posiadanej usługi invoobill (wcześniej Bilix) – lub też umożliwić im opłacenie faktury za pośrednictwem systemu PayByNet (pierwszy w Polsce system gwarantowanych płatności internetowych).
Michał Salwa, Key Account Manager w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A.
W firmie, która korzysta z papierowych faktur, proces obiegu dokumentu wygląda w uproszczeniu następująco: handlowiec przyjmuje zamówienie od stałego klienta i wpisuje je do systemu. Realizacja zamówienia na rzecz klienta stanowi podstawę do wystawienia faktury przez księgowość, która musi archiwizować dokument przez 5 lat. Oryginał faktury dostarczany jest do zamawiającego pocztą.
W firmie, która korzysta z usługi invooclip, odbiorca otrzymuje fakturę natychmiast po jej wystawieniu, co wpływa na przyśpieszenie płatności, do tego znacząco niższe są też koszty archiwizacji. Dodatkowo dostęp do faktury możliwy jest przez 24 h na dobę, z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu.
Źródło: Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.