27 lat temu powstaje jedna z największych instytucji finansowych w Polsce: BRE Bank SA. Od początku swojej działalności, bank ten koncentruje się na obsłudze przedsiębiorstw, a skład grupy jest sukcesywnie powiększany o kolejne podmioty, w tym także te, które zajmują się obsługą klientów detalicznych: MultiBank i mBank.
W 2012 tym roku grupa BRE Banku ogłosiła nową strategię rozwoju na lata 2013-2016, w ramach której, właśnie marka: mBank zastąpiła m.in. nazwy MultiBank i BRE Bank . Od końca listopada 2013 mBank stał się nowym znakiem rozpoznawczym grupy obsługującej ponad 4,2 mln klientów w Polsce, Czechach i na Słowacji.
Nie tylko sprzedaż wpływa na wynik, czyli zanim pojawił się system do rozliczania prowizji.
mBank prowadzi sprzedaż swoich produktów nie tylko poprzez sieć własnych placówek, ale także poprzez zewnętrznych pośredników. Pośrednicy to zarówno duże instytucje finansowe, z którymi bank ma podpisane stałe umowy o współpracy, jak i mniejsze podmioty np. dealerzy samochodowi czy osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży usług finansowych. Do grupy dużych pośredników strategicznych należy np. firma Aspiro SA, będąca częścią grupy kapitałowej banku oraz większość podobnych i znanych na rynku instytucji takich jak: Open Finance, Expander i inni.
Wszyscy ci pośrednicy są wynagradzani prowizyjnie zgodnie z ustalonymi w umowach zasadami rozliczeń. Reguły prowizyjne są dość złożone, a ostatecznie wypłacona prowizja zależy m.in. od wartości sprzedaży poszczególnych usług i produktów bankowych, stopnia realizacji planu wszystkich, bądź wybranego produktu, skumulowanej sprzedaży kwartalnej, itp. Do tej pory, wszystkie wyliczenia prowizyjne były wykonywane przez wyspecjalizowany dział w centrali banku bez pomocy dedykowanych aplikacji.
Proces rozliczenia prowizji sprzedażowej zaczynał się od pobrania z systemu transakcyjnego banku tzw. raportów sprzedażowych, w którym każdy wiersz dotyczył danego wniosku złożonego przez klienta (transakcji sprzedaży), wraz z jego atrybutami: nazwą pośrednika, kwotą kredytu, datą sprzedaży, itp.
Praca osób odpowiedzialnych za rozliczenia prowizji dla przedstawicieli banku polegała na zidentyfikowaniu wszystkich wniosków dostarczonych przez danego pośrednika i skopiowanie do nowego arkusza. Był to proces bardzo żmudny, powtarzalny i wymagający dużej staranności, gdyż sieć różnych pośredników składała się z ok. 500 podmiotów. W kolejnym kroku należało podzielić wnioski wg produktów, policzyć realizację planu pośrednika, a następnie, na poziomie pojedynczego wniosku zastosować konkretne reguły prowizyjne, tzn. przemnożyć wartości, ilości lub prowizje klienta przez odpowiednie procentowe lub wartościowe stawki prowizyjne i zsumować naliczoną prowizję. Na koniec należało stworzyć podsumowanie dla pośrednika i wysłać je do niego e-mailem.
Proces ten był nie tylko czasochłonny, ale przede wszystkim rozproszony i oparty na różnych niespójnych aplikacjach. Rozmiary sieci handlowej banku, stopień złożoności operacji służących wzajemnym rozliczeniom i rosnące zużycie zasobów banku sprawiały, że kierownictwo banku podjęło decyzję o zakupie rozwiązania, które pozwoli na agregację rozliczeń i ich uwspólnienie, pozwalające na analizę przeliczanych danych i ich raportowanie na różnych poziomach szczegółowości, jak również wykorzystanie danych dla sprawozdawczości zarządczej.
Rozpoczęły się poszukiwania dostawcy, a długa lista wymagań zawierała między innymi takie warunki jak: możliwość samodzielnego utrzymania systemu w ramach własnego środowiska i zasobów IT Banku, możliwość samodzielnego konfigurowania algorytmów wyliczających prowizje i tworzenia nowych mechanizmów zasilających, a także prawo do tworzenia, usuwania i modyfikacji raportów w dowolnie wybranym momencie i o dowolnym zakresie.
Docelowe rozwiązanie i dostawca: InForum BI Studio i DomData AG Sp. z o.o.
Firmą, która w procesie wyboru dostawcy została wybrana na wykonawcę nowego rozwiązania jest DomData AG Sp. z o.o.- poznański producent systemów wspomagających podejmowanie decyzji i zarządzanie procesami. Do realizacji zadania, zespół DomDaty AG zaproponował użycie własnej platformy klasy Business Intelligence: „InForum BI Studio” wraz ze dedykowanym modułem do rozliczeń prowizyjnych, pozwalającym na usprawnienie i zautomatyzowanie procesu wyliczania prowizji. Zaproponowane przez DomDatę narzędzie miało zostać zintegrowane z systemem transakcyjnym banku, a celem tej integracji była minimalizacja nakładów pracy niezbędnych do wygenerowania danych źródłowych do rozliczania prowizji. Sama integracja obu systemów miała także na celu coś więcej: W projekcie wykorzystano dotychczasowe mechanizmy generowania danych do rozliczenia prowizji, ale zwiększono częstotliwość tego procesu: – teraz dane generowane są codziennie, a nie raz w miesiącu, tak jak to było stosowane przed rozpoczęciem wdrożenia.
Jak działa system do rozliczania prowizji?
Zbudowane na bazie InForum rozwiązanie przyporządkowuje wnioski do konkretnych pośredników i nalicza każdemu osobno prowizję zgodnie z zamodelowanymi regułami. Reguły i stawki prowizyjne są wprowadzane w sposób intuicyjny na poziomie typu Pośrednika i dziedziczone na każdego Pośrednika osobno. Daje to możliwość wprowadzania wyjątków na poziomie konkretnego sprzedawcy, jeśli w trakcie podpisywania umowy z Bankiem, dany Pośrednik wynegocjował inne stawki.
Po naliczeniu prowizji, którą akceptuje Centrala Banku, następuje ostatni krok – generowanie rozliczenia końcowego w postaci indywidualnego raportu w formacie PDF lub XLS, z tabelarycznym zestawieniem wszystkich wniosków danego pośrednika wraz z ich najważniejszymi atrybutami oraz sumaryczną wartość naliczonej prowizji. W zależności od ustawień, Pośrednik może pobrać swój raport bezpośrednio z portalu InForum, bądź otrzymać go pocztą elektroniczną wysyłaną automatycznie przez system do rozliczania prowizji.
Sama prowizja jest obliczana kumulacyjnie, codziennie, co daje możliwość podglądu danych na bieżąco, bez potrzeby czekania na zamknięcie całego miesiąca w celu obejrzenia zestawienia całościowego – daje to efekt symulowania wartości prowizji. Taki model, powoduje też to, że jeśli nie zmienią się stawki i reguły prowizyjne, system liczy od razu prowizję w kolejnych miesiącach bez żadnej potrzeby interakcji ze strony użytkownika końcowego.
InForum BI Studio – efekty wdrożenia
W wyniku wdrożenia InForum BI Studio, zmniejszony został nakład pracy po stronie Centrali banku. Przetworzenie danych wejściowych zajmowało do tej pory kilkanaście dni pracy, teraz cały proces wykonuje się automatycznie w ciągu ok. 30 minut. Co więcej, sam proces wykonuje się automatycznie w czasie przetwarzania nocnego, w związku z tym prowizja jest wyliczana codziennie! Oznacza to, że do tej pory prowizja była wyliczania jednorazowo za cały miesiąc, kilka tygodni po fizycznym złożeniu wniosku. Teraz prowizja liczy się na bieżąco, tzn. jeśli wniosek pojawia się w systemie transakcyjnym, to jest rozliczony już następnego dnia.
Sami Pośrednicy odczuli też zmianę nie tylko poprzez przyspieszone otrzymywanie raportów prowizyjnych, ale uatrakcyjnienie jego szaty graficznej oraz zwiększenie szczegółowości.
Dodatkowym rezultatem projektu jest możliwość automatycznego i szczegółowego wyliczenia rezerw związanych z prognozowaną wysokością prowizji na dany miesiąc (rezerwy naliczane są w trakcie miesiąca którego dotyczą).
Dodatkowo, niejako „efektem ubocznym” wdrożenia systemu jest powstanie centralnego repozytorium danych sprzedażowych i prowizyjnych Pośredników, wraz z narzędziami prezentacji danych. W wyniku tego InForum może być wykorzystywane także do monitoringu sprzedaży on-line w dowolnym przekroju analitycznym oraz do raportowania np. na poziomie konkretnego produktu, typu pośrednika, kanału sprzedaży itp.
Ważnym aspektem całego projektu był transfer wiedzy dotyczący rozwoju i modyfikacji rozwiązania do Klienta. Już w trakcie trwania projektu Zespół po stronie Banku był gotowy do samodzielnego rozwoju i rozpoczął samodzielne definiowanie reguł prowizyjnych.
Podsumowanie
Wdrożenie rozwiązania pozwoliło w całości zrealizować stawiane przed nim cele, a ponieważ technicznie jest oparte na systemie klasy BI, uzyskano dodatkowo elastyczne i wydajne narzędzie do raportowania o wszelkich zdarzeniach związanych z aktywnością handlową pośredników. Nie tylko udało się znacznie skrócić proces rozliczenia prowizji, ale też zmniejszono liczbę błędnych rozliczeń: Obecnie praca osób rozliczających prowizje ogranicza się do bieżącego utrzymania systemu w zakresie modyfikowania reguł, bądź stawek prowizyjnych w miarę zmiany zasad rozliczania pośredników, podczas gdy wcześniej wymagany był ich udział przy rozliczeniu każdego pojedynczego wniosku. W efekcie, znaczna część czasu pracy, potrzebnego kiedyś do obsługi reklamacji może być poświęcona na inne zadania. Centrala banku skorzystała otrzymując znacznie wcześniej informacje sprzedażowo-finansowe, a dodatkowo mogą one mieć atrakcyjną formę graficzną. Pośrednicy zyskali otrzymując informacje, w których jest mniej błędów i proces weryfikacji zajmuje mniej czasu, raporty są przedstawione w bardziej czytelny i szczegółowy sposób.
Można więc stwierdzić, że efekty wdrożenia systemu klasy BI są źródłem korzyści dla wszystkich uczestników procesu prowizyjnego: począwszy od pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia prowizji, przez zarząd i kadrę menedżerską odpowiedzialną za sprzedaż i wyniki banku aż po zajmujących się sprzedażą usług banku pośredników finansowych.
Sebastian Smug
Dyrektor Jednostki Biznesowej
Business Intelligence
DomData AG Sp. z o.o. to firma konsultingowo – informatyczna, specjalizująca się dostarczaniu, projektowaniu, wdrażaniu i serwisowaniu systemów informatycznych.