Niemal 80 proc. specjalistów HR korzysta z kwalifikowanego e-podpisu w codziennej pracy — wynika z badania KIR. Największym wyzwaniem w obiegu dokumentów kadrowych pozostaje pozyskanie fizycznego podpisu od pracownika.
Kwalifikowany podpis elektroniczny stał się standardem w działach kadrowych. Z badania przeprowadzonego na zlecenie KIR w czerwcu 2026 r. wynika, że 41,7 proc. specjalistów HR korzysta z e-podpisu regularnie, a kolejne 38 proc. używa go w wybranych procesach. Łącznie daje to niemal 8 na 10 ankietowanych.
Dla porównania, w badaniu z listopada 2024 r. 40 proc. firm deklarowało, że podpisywało już umowy i aneksy z pracownikami lub podwykonawcami online, a kolejnych 10,3 proc. planowało wdrożenie w ciągu roku.
Co spowalnia obieg dokumentów
Największym wyzwaniem w procesach HR pozostaje pozyskanie fizycznego podpisu od pracownika — wskazało tak 39 proc. ankietowanych. Niewiele mniej osób (38 proc.) jako stratę czasu wymienia przekazywanie dokumentów między działami wewnątrz firmy.
Kto decyduje o wdrożeniu
Z deklaracji respondentów wynika, że decyzja o wdrożeniu e-podpisu rzadko zapada w samym dziale HR — samodzielnie decyduje o niej zaledwie 16,7 proc. działów kadrowych. Jako głównego decydenta badani wskazują zarząd lub CEO (48 proc.), a następnie dział IT (23,7 proc.) oraz dział prawny lub compliance (20 proc.).
Elżbieta Włodarczyk, dyrektor linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR, wskazuje, że w organizacjach o rozproszonej strukturze lub korzystających z pracy zdalnej e-podpis jest już „kwestią nie tylko wygody, lecz sprawności operacyjnej”.
Kwalifikowany e-podpis ma moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu i jest uznawany we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Dzięki znacznikowi czasu podpisany dokument ma wartość dowodową. Do potwierdzenia tożsamości przy jego zakupie wystarczy aplikacja mObywatel z e-dowodem lub bankowość elektroniczna z wykorzystaniem mojeID. KIR oferuje w tym obszarze własne rozwiązanie — mobilny e-podpis mSzafir.