Nie każde szkolenie za granicą to koszt podatkowy. Czasami zwiedzanie piramid z pracownikiem może zmniejszyć przychód, częściej jednak będzie wywoływać spór z fiskusem.
W przedstawionym niedawno stanowisku jednej z firm doradczych stwierdzono, że zagraniczne szkolenie połączone z wakacjami będzie kosztem podatkowym. No cóż, to tylko artykuł, a jego treść nie stanowi opinii doradczej, w przeciwnym razie byłaby ona co najmniej kontrowersyjna.
Koszty szkoleń, studiów i kursów specjalistycznych
Do kosztów podatkowych zaliczać można te wydatki, które bezpośrednio lub pośrednio związane są z osiąganiem przychodów, ich zachowaniem lub zabezpieczeniem. Przedsiębiorcy odliczą więc wydatki na szkolenia zawodowe, uzyskiwanie wyższego stopnia wiedzy specjalistycznej, na studia, w tym studia podyplomowe czy też koszty związane z pozyskiwaniem uprawnień zawodowych, pod warunkiem udowodnienia, że profil szkolenia lub studiów odpowiada charakterowi wykonywanej działalności.
Inaczej jest z kosztami szkoleń dla pracowników. Tu podstawą uznania kosztu jest z reguły umowa o podnoszeniu kwalifikacji, zawarta z pracodawcą. Co ważne, zawarcie umowy pozwoli na podwójny zysk. Nie dość, że pracownik wykaże przychód zwolniony z podatku, to jeszcze pracodawca rozliczy z tytułu wydatków koszty podatkowe.
Z kontrahentem na wakacje
Nie ma przeszkód, aby szkolenie odbywało się z kontrahentami. Musi ono jednak posiadać określony cel, związany z uzyskiwaniem przychodów, ich zachowaniem lub zabezpieczeniem. Zgodnie z powyższą zasadą, przedsiębiorca, który organizuje szkolenie z zakresu wprowadzania własnego produktu na rynek, może rozliczyć wydatek poniesiony na szkolenie w kosztach. Podobnie prawidłowym będzie rozliczenie podatkowe szkolenia wskazującego pośrednikom działanie maszyn, sprzedawanych następnie na rzecz ich klientów.
Szkolenie czy już reprezentacja?
Urzędy skarbowe godzą się na wliczanie w koszty działalności biletów lotniczych, zakwaterowania oraz uczestnictwa w zagranicznym szkoleniu. Do kosztów nie można jednak zaliczyć wyjazdu rodziny kontrahenta czy pracownika. Nie można też odliczyć prywatnych wydatków na rzecz pracownika lub na cele osobiste przedsiębiorcy. Podobnie będzie w przypadku kontrahentów.
Bardzo łatwo zagraniczny wyjazd szkoleniowy może przybrać postać reprezentacji. Pojawia się więc pytanie o granicę, której nie powinno się przekroczyć. Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach oceniając skutki zagranicznego szkolenia dla kontrahentów podatnika w interpretacji z 9 lutego 2009 r. (sygn. akt IBPBI/1/415-908/08/RM): „warunkiem niezbędnym, umożliwiającym zaliczenie wydatków związanych z organizacją tej konferencji szkoleniowej będzie brak wystąpienia przesłanek negatywnych (…) Przez reprezentację rozumieć należy między innymi okazałość, wystawność mającą na celu ukształtowanie i utrwalenie pozytywnego wizerunku firmy.
Jeżeli zatem organizowana konferencja szkoleniowa nie będzie nosiła znamion okazałości czy też wystawności, to nie wystąpi powyższa przesłanka uniemożliwiająca zaliczenie tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże ten warunek musi być oceniony indywidualnie przez podatnika, który w swoim własnym interesie winien wykazać brak istnienia tej negatywnej przesłanki”.
Ważne jest miejsce szkolenia
Dla celów podatkowych, znaczenie będzie miał nie tylko profil szkolenia, ale i jego miejsce. Przykładowo, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki na wyjazd swoich specjalistów do Chin, jeżeli tamtejsza linia produkcyjna to jedyna, jaką posiada albo gdy takiej nie ma w kraju. Bliższe zapoznanie się z tą technologią jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Od przychodu można także odliczyć koszty szkoleń, które dotyczą ekspansji na dany rynek lokalny lub też zakupu produktów lokalnych celem sprzedaży ich w kraju. Przykładowo, koszty będzie generowało szkolenie przeprowadzone we Francji skierowane do dystrybutorów, związane z wprowadzaneniem nowych gatunków sera na rynek polski przez ich importera.
Jachtem pomiędzy greckimi atolami
Bezkrytyczne traktowanie tematu pozwoliłoby na ujęcie w kosztach również rejsu statkiem z kontrahentami, w czasie którego byliby szkoleni z zakresu sprzedaży produktów medycznych na polskim rynku. Ciężko jednak uznać za prawidłowe rozliczanie w kosztach szkolenia zorganizowanego w Egipcie przez firmę budowlaną dla swoich pracowników i kontrahentów (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, 8 czerwiec 2010 r., sygn. akt IPPB5/423-162/10-4/JC). Dochodzi tu bowiem do uwidocznienia okazałości firmy, a w konsekwencji ponoszenia wydatków reprezentacyjnych, nie zaliczanych do kosztów podatkowych.
Na podobnej zasadzie NSA w wyroku z 16 marca 2011 r. odmówił ujęcia w kosztach wyjazdu nazwanego „konferencja – zjazd w Kenii”. Sąd uznał, że wyjazd miał charakter turystyczny i nie miał związku z prowadzoną działalnością. W trakcie sprawy okazało się, że była to oferta typu „last minute”. Podatnik nie udowodnił też, że celem tego wyjazdu, w którym wraz z nim uczestniczył pracownik firmy, było spotkanie i omówienie warunków współpracy z kontrahentami firmy oraz zawarcie kontraktów.
W kosztach nie rozliczymy również szkolenia czy wyjazdu służbowego organizowanego przez biuro podróży. Według fiskusa taka forma ewidentnie przesądza o prywatnym charakerze podróży.
Kwestia oceny okazałości i wystawności szkolenia okazuje się jednak dyskusyjna. Zdaniem specjalistów z Tax Care wyjazd, w czasie którego kontrahent posiada czas wolny, w tym kilka dni zupełnie wolne od szkoleń, nie stanowi jeszcze wydatku reprezentacyjnego. Zgodnie z tym stanowiskiem może on stanowić koszt podatkowy.
Szum morza… na otarcie łez
Stanowisko organów podatkowych uległo w ostatnich latach zdecydowanej liberalizacji. Coraz częściej decyzje interpretujące prawo podatkowe pozwalają na rozliczenie w kosztach zagranicznych wojaży służbowych. Przykładowo, w interpretacji Urzędu Skarbowego w Strzelcach Opolskich z dnia 19.09.2007 r. (sygn. akt PD-P/423-8/07), w której czytamy „(…) albowiem przepisy prawa podatkowego nie określają w tym względzie żadnych limitów i ograniczeń. Pojęcie ‘wydatków na szkolenie’ należy rozumieć szeroko. Obejmują one wydatki na przeloty, zakwaterowanie, wyżywienie lektorów i osób szkolonych, koszty materiałów, wynajęcie sali, sprzętu, gdyż są to wydatki integralnie związane z samym szkoleniem”. Wszystko więc zależy od tego, jak skutecznie potrafimy uzasadnić i udokumentować wydatki.
Źródło: Bankier.pl