Na uwagę zasługuje fakt, że konferencja była współorganizowana – pomysł stworzenia platformy wymiany poglądów o działaniach PR tego rodzaju instytucji wyszedł z Wydziału Zarządzania i Ekonomii Politechniki Gdańskiej i ENERGI Gdańskiej Kompanii Energetycznej, lecz do współpracy poroszono Elektrociepłownie Wybrzeże, Pomorską Spółkę Gazownictwa i Komendę Wojewódzką Policji. Gośćmi byli też pracownicy public relations Lasów Państwowych i Komendy Wojewódzkiej Straży Pożarnej. Ponieważ konferencja była współtworzona, to oczywiste było, że jej uczestnicy i problematyka PR będzie związana z tymi instytucjami.
W pierwszym dniu gościem była Valerie Anne Lencznar, PR Manager ds. Komunikacji w dyrekcji ds. Europy Kontynentalnej EDF, obrady zamykał drugiego dnia też przedstawiciel firmy energetycznej – Vattenfalla Martin May, Head of Group Media Relations. W trakcie obrad wygłoszono wiele ciekawych referatów w których zwracano uwagę na specyfikę działań PR w instytucjach pełniących ważną funkcję w społeczeństwie: placówki służby zdrowia, uczelnie, szkoły, instytucje dostarczające wszelkiego typu energię to instytucje, w których najczęściej nie ma klasycznego działu marketingu, a więc wszelkie działania związane z kreowaniem wizerunku, komunikacją z różnymi grupami otoczenia jak i działania promocyjne są dziełem służb PR .
Drugi dzień miał też mocną reprezentację instytucji zajmujących się monitorowaniem mediów, tak ważnego narzędzia w działaniach public relations. Próbowano również analizować problem kreowania wizerunku kraju, czy rolę skutecznej komunikacji w pracy samorządów lokalnych.
Wszyscy uczestnicy konferencji otrzymali krótką ankietę, w której poproszeni zostali o odpowiedź na pytanie o rolę PR w działalności firm użyteczności publicznej, a odpowiedzi przedstawiono na zakończenie konferencji. Uczestnicy podkreślali, że działania PR ułatwiają realizację zadań firmie, budują do niej zaufanie sprawiając, że firma jest postrzegana jako „transparentna”, są konieczne ze względu na specyfikę mogących zaistnieć sytuacji kryzysowych i niezwykłą w ich przypadku wagę społecznego zaufania.
Organizatorzy podjęli trud nie tylko zorganizowania konferencji, ale też i wypromowania idei spotkań gdańskich – choćby poprzez wiele elementów umiejscawiających idę w Gdańsku: najbardziej reprezentacyjna aula najstarszej uczelni Trójmiasta, koncert muzyków gdańskich, wieczorne spotkanie i kolacja w Dworze Artusa – symbolu Gdańska, a w trakcie przerw uczestnicy i goście mogli zwiedzić wystawę zorganizowaną na holu głównym, przed aulą, o 100letniej tradycji politechniki w Gdańsku.
Organizatorzy mają więc nadzieję, że Gdańskie Spotkania Public Relations staną się gdańską tradycją.
Konferencja odbyła sie pod patronatem:
– Jolanty Szymanek-Deresz – szefa Kancelarii Prezydenta RP
– Mirosława Sawickiego – Ministra Edukacji Narodowej i Sportu
– Donalda Tuska – wicemarszałka Sejmu RP
– Polskiego Stowarzyszenia Public Relations
– Rady Miasta Gdańska
Organizację konferencji wsparły finansowo firmy: Press-Service Monitoring Mediów, Lasy Państwowe.
Partnerami i branżowymi patronami medialnymi GSPR byli: netPR.pl, internetPR.pl, Piar.pl, CIRE.pl, BRIEF.
Imprezę patronatami medialnymi objęli: TVP3, Radio Gdańsk, Dziennik Bałtycki, naszemiasto.pl.