Oczywiście, że tak. Jednym z nich jest powracający od kilku lat obszar obiegu dokumentów, w którym obieg dokumentów finansowo-księgowych gra znaczącą rolę. Jest to ten obszar, w którym niedrożność takiego obiegu może spowodować wiele skutków, w tym tych najbardziej niepożądanych, np. nieprzewidywalność płynności finansowej.
Na co wobec tego zwracać uwagę przy doborze rozwiązania do zarządzania obiegiem dokumentów w świetle wymagań działu finansowo – księgowego? Wśród wielu rozwiązań oferowanych na rynku należy zwrócić uwagę na te funkcjonalności oferowanego rozwiązania, które udrażniają obieg np. faktur kosztowych udostępniając do działu finansowego informacje o wpłynięciu nowej faktury/rachunku w momencie jej pojawienia się w przedsiębiorstwie, niezależnie od miejsca jej rejestracji, czy operatora który takiej rejestracji dokonał.
Poza samym poinformowaniem o wpłynięciu dokumentu i dostępem do jego obrazu i danych, system musi zapewnić mechanizmy kontroli nad jego dalszym obiegiem oraz wszelkimi informacjami rejestrowanymi w jego trakcie.
Podczas obiegu dokumentu zbierane dane muszą tworzyć pozycję właściwego rejestru, umożliwiając jego wykorzystanie do właściwego nadzoru analitycznego i statystycznego. Zbierane podczas obiegu dane, mogą stanowić również podstawę do ich eksportu do systemu finansowo-księgowego. Wobec tego należy również zwrócić uwagę na to aby poszukiwane przez nas rozwiązanie udostępniało mechanizmy pozwalające na sprawny import danych do naszego systemu FK.
Bardzo ważną rolę w powyższym przykładzie, jak i podobnych obiegach, stanowi ta funkcjonalność dobieranego systemu, która umożliwia zlokalizowanie oryginału dokumentu oraz właściwy nadzór nad jego udostępnianiem i przemieszczaniem. Jednak w przypadku rozwiązań do obsługi obiegu dokumentów wymagamy aby sięganie do oryginału następowało wyłącznie w sytuacjach, w których dostęp do niego jest niezbędny. Tym samym atrakcyjny dla nas system musi oferować metody właściwej ochrony i nadzoru oryginału, umożliwiając jego opiniowanie w trybie obiegu kopii elektronicznej oraz funkcjonalność zarządzania pobraniami i zwrotem oryginału.
Co nam zapewni taki system poza dodatkową ikonką na pulpicie? Na pewno m.in.: przyspieszenie opiniowania dokumentów finansowo-księgowych, właściwą ochronę i bezpieczeństwo oryginału, bieżącą kontrolę nad stanem zaawansowania procesów opiniowania. A to na pewno są główne przyczyny poszukiwania takich rozwiązań dla działów finansowo-księgowych.
Na koniec warto się zastanowić jakich rozwiązań unikać. Najważniejsze jest to aby unikać rozwiązań, które patrzą na obieg dokumentów jedynie z perspektywy jednego działu lub specjalizowanego rozwiązania jakim jest również stosowany przez nas system FK. Należy pamiętać o tym, że obieg dokumentów naszego działu musi stanowić jeden z wielu obiegów w ramach przedsiębiorstwa i stanowić z nimi spójny mechanizm.
Andrzej Nycz
Prezes Zarządu
DocuSoft Sp. z o.o.