Rzecznik prasowy to osoba odpowiedzialna za całość informacji na temat przedsiębiorstwa, które przedostają się do mediów. Tworzy i realizuje strategię komunikacyjną reprezentowanej firmy. Musi być zawsze na bieżąco z tym co się dzieje w jego otoczeniu. Tylko dobrze poinformowany rzecznik może swobodnie poruszać się w świecie mediów i odpowiadać na niejednokrotnie trudne pytania dziennikarzy czy klientów.
Niełatwo jest sprostać potrzebom informacyjnym rzecznika prasowego. Wyzwania są tym większe im bardziej znaną, publiczną firmę reprezentuje. Gdy produkty i usługi takiego przedsiębiorstwa kierowane są do milionów klientów wymagania komunikacyjne są olbrzymie. Firma globalna z jednej strony ma przewagę dzięki znanej marce, ale z drugiej strony narażona jest na znacznie więcej zagrożeń wizerunkowych. Szczególnie w sytuacjach kryzysowych istotna jest szybkość w podejmowaniu trafnych decyzji i skutecznych działań. Rzecznik musi mieć dostęp do informacji już we wczesnych godzinach porannych lub niedługo po ich opublikowaniu. Często działa, gdy klienci jego firmy jeszcze śpią i nie myślą o zakupie porannej gazety, czy wysłuchaniu serwisów informacyjnych. Musi być pierwszą osobą, która dowie się o negatywnej publikacji. Dzięki temu ma czas na przygotowanie się do zażegnania kryzysu i może trzymać przysłowiową rękę na pulsie. Tylko taki sposób pracy gwarantuje efektywne prowadzenie działań media relations oraz budowanie i ochronę reputacji reprezentowanej przez niego firmy.
Rzecznik prasowy, musi zatem korzystać z profesjonalnych i zaawansowanych narzędzi, które zapewnią mu poczucie komfortu w tej wyjątkowo trudnej pracy. Muszą one przede wszystkim umożliwiać rzecznikowi skuteczne działanie w codziennym zmaganiu się z masą napływających zewsząd informacji. Tym, co pomaga mu znaleźć się w medialnym gąszczu jest inteligentny monitoring mediów.
Wykorzystywanie monitoringu mediów przez osoby odpowiedzialne za komunikację ma szczególne znaczenie w czasach tak prężnego rozwoju Internetu. Dzięki temu medium informacje swobodnie przepływają między serwisami, docierają w jednej chwili do tysięcy osób. Internet zniszczył bariery terytorialne, zmienił tempo i sposób życia.
Czterech rzeczników prasowych z pierwszej szóstki w rankingu Home&Market korzysta z monitoringu firmy Press-Service Monitoring Mediów. Zapytaliśmy Maję Lidke z Europejskiego Funduszu Leasingowego, Aleksandrę Myczkowską z Banku BGŻ i Roberta Morenia z Pekao, do czego wykorzystują monitoring mediów w swojej pracy i jak oceniają rozwiązania dostępne na polskim rynku:
Aleksandra Myczkowska:…”W mojej pracy liczy się przede wszystkim szybkość i skuteczność działań. Wiedza, jaką czerpię z informacji uzyskiwanych z monitoringu mediów pozwala mi reagować na bieżąco i często wręcz wyprzedzająco wobec rynku. Bardzo istotna jest także możliwość robienia szybkiego i kompleksowego przeglądu prasy – bez konieczności wertowania wszystkich gazet, które i tak zawsze czytam.”…
Maja Lidke:…” Mój dzień w pracy zaczynam od lektury monitoringu mediów i porannej kawy. Dzięki tej lekturze jestem „na bieżąco” z tym co pojawia się w prasie na temat firmy, którą reprezentuję czy naszej konkurencji oraz mam informację o najważniejszych wydarzeniach gospodarczych i ekonomicznych w kraju. Monitoring- jest dla mnie bardzo ważnym, wręcz niezbędnym narzędziem w codziennej pracy z prostego powodu. Firma monitorująca przekazuje mi na bieżąco informacje nie tylko z prasy centralnej, ogólnopolskiej czy branżowej, ale również prasy lokalnej. Dla tak dużej firmy jak Europejski Fundusz Leasingowy S.A., który ma oddziały na terenie całej Polski informacje przekazywane w prasie lokalnej są niezwykle istotne. To właśnie one kształtują wizerunek firmy w danym regionie. Te informacje są szczególnie ważne np. w przypadku ewentualnej sytuacji kryzysowej, które wymagają natychmiastowej reakcji. Dzięki monitoringowi jestem w stanie na bieżąco śledzić informacje pojawiające się w mediach, a w razie potrzeby mam możliwość szybkiej reakcji i ewentualnego zażegnania kryzysu. Reasumując mogę powiedzieć, że Press-Service dostarcza mi na bieżąco informacji, które są niezbędne do prawidłowego wykonywania moich codziennych obowiązków. W swojej dotychczasowej pracy współpracowałam z kilkoma firmami monitorującymi media, ale żadna z tych firm nie była tak profesjonalna jak Press-Service. Myślę, że moją opinię potwierdzą również inni rzecznicy, którzy znaleźli się w gronie „piętnastu wspaniałych” wyróżnionych przez Home&Market.”…
Robert Moreń: …”Dobry monitoring mediów jest niezbędnym narzędziem w pracy każdego rzecznika prasowego. Jest barometrem opinii na temat danej instytucji, co pozwala na odpowiednie planowanie działań proaktywnych oraz szybkie reagowanie na zagrożenia i kryzysy.”…
Magdalena Suchanek: …”Przeglądem mediów rozpoczyna się każdy dzień pracy. Monitoring obejmuje oczywiście informacje na temat naszego banku, ale również wszelkie wiadomości o usługach, w których się specjalizujemy. Zatem oprócz możliwości szybkiej reakcji na to co media mówią o nas, aktualizacji baz mailingowych itp., na bieżąco śledzimy jak rozwija się rynek – usług finansowych, ale też informacji o nich.
Z punktu widzenia rzecznika korzystny jest fakt, że rynek monitoringu mediów jest bardzo dynamiczny. Wcale nie tak dawno otrzymywaliśmy wydruki artykułów prasowych i nagrania materiałów rtv. Obecnie mamy do dyspozycji internetowe narzędzia bieżącego śledzenia i archiwizowania materiałów z wszelkimi dobrodziejstwami opcji wyszukiwania, sporządzania raportów, statystyk. Na szczęście mogę powiedzieć, że dużym zaskoczeniem byłoby, gdyby na naszym portalu monitorowania mediów przez dłuży czas nie pojawiła się nowa opcja” …
Firma Press-Service jest dumna z osiągnięć swoich klientów. …”Budujący jest dla nas fakt, że rzecznicy, którzy są najlepiej oceniani przez dziennikarzy, pracują na naszych rozwiązaniach. Cieszy nas, że oferowane przez nas autorskie i innowacyjne narzędzia pozwalają im dobrze realizować codzienne obowiązki.– komentuje Sebastian Bykowski wiceprezes firmy Press-Service Monitoring Mediów. Gratulujemy szczególnie Mai Lidke z EFL, Bohdanowi Białoruckiemu z grupy COMMERCIAL UNION, Aleksandrze Myczkowskiej z BGŻ, Magdalenie Suchanek z Santandera oraz Robertowi Moreniowi z Pekao. Zarówno im, jak i wszystkim rzecznikom i specjalistom ds. public relations życzymy wielu sukcesów w ich trudnej pracy oraz dobrego przygotowania do kryzysów, bo to najlepszy sposób na to, żeby ich uniknąć.”…
Sondaż przeprowadził Instytut Analiz Gospodarczo-Ekonomicznych na zlecenie Home&Market. O opinie pytano dziennikarzy ekonomicznych. Przyznawali oni rzecznikom prasowym oceny w pięciu kategoriach: szybkość udzielanych odpowiedzi, dostępność, profesjonalizm, uprzejmość i jakość przesyłanych materiałów. Rzecznicy otrzymywali od 1 do 5 punktów przy czym 5 – to ocena najwyższa, a 1 najniższa.
Wyróżnieni rzecznicy to „piętnastu wspaniałych”- czołówka na polskim rynku finansowym. Najliczniejsi reprezentanci to oczywiście pracownicy banków, kolejni to rzecznicy towarzystw ubezpieczeniowych, firm doradztwa finansowego i jedna przedstawicielka leasingu. Zabrakło natomiast reprezentantów towarzystw funduszy inwestycyjnych, domów maklerskich. (źródło: Home&Market listopad 2007)