Przedsiębiorca, którego klienci uporczywie odmawiają dokonania zapłaty za wykonane usługi lub za dostarczone towary musi zachować czujność. Konieczność zarządzania procesem windykacji w przedsiębiorstwie bywa bagatelizowane, z uwagi na fakt, że nie stanowi podstawowej działalności firmy.
Często obowiązek monitorowania płatności pełniony jest przez właściciela, zarząd, kadrę odpowiedzialną za sprzedaż lub prowadzenie administracji księgowej. Działania te zwykle ograniczają się do rutynowych czynności polegających na próbie telefonicznego lub mailowego nawiązania kontaktu z dłużnikiem, ewentualnie wysłaniu wezwania do zapłaty i zerwaniu współpracy. Jeśli okazują się nieskuteczne – czekają na przekazanie spraw prawnikom w celu sformułowania pozwów, ale zdarza się, że miesiącami lub latami są zaniedbywane.
Odpowiedzialność osobista członków zarządu i właścicieli firm
Tymczasem na osobach prowadzących działalność gospodarczą we własnym imieniu oraz wchodzących w skład zarządów spółek ciąży obowiązek zachowania dbałości o proces zarządzania należnościami przysługującymi firmie. W sytuacjach trudnych pozwala to na uchronienie się przed zarzutem działania na szkodę podmiotu gospodarczego oraz na szkodę wierzycieli, w sytuacji, gdy zobowiązania można było pokryć z przysługujących firmie, ale zaniedbanych należności.
Ograniczony czas wierzytelności
Możliwość skutecznego dochodzenia roszczeń niestety ma swoje ograniczenia czasowe. Po upływie terminu przedawnienia dłużnik może skutecznie i bez żadnych konsekwencji uchylić się od zapłaty. Wystarczy, że podniesie przed sądem zarzut przedawnienia.
Dlatego niezwykle ryzykowne (kosztowne) jest kierowanie do sądu powództwa o zapłatę bez rzetelnej analizy terminu przedawnienia konkretnej wierzytelności. Rzadko bowiem zdarzy się sytuacja, w której dłużnik zrezygnuje z wniesienia zarzutu przedawnienia lub po prostu nie będzie świadomy przysługującego mu prawa. Co więcej – rozpoczynając współpracę z klientem lub prowadząc z nim negocjacje na etapie przed wniesieniem pozwu o zapłatę do sądu – nie można z góry zmusić go do zrzeczenia się zarzutu przedawnienia wierzytelności, na wypadek gdyby do niego doszło. Dlatego tak ważne jest, aby pewne czynności mające na celu odzyskanie wierzytelności zaszły przed upływem terminu przedawnienia.
Bieg przedawnienia roszczeń majątkowych liczony może być dopiero po przekroczeniu terminu ich wymagalności, a więc w dniu następnym po terminie zapłaty określonym na fakturze lub w umowie.
Podstawa prawna:
Kodeks cywilny:
Art. 117. § 1. Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, roszczenia majątkowe ulegają przedawnieniu.
§ 2. Po upływie terminu przedawnienia ten, przeciwko komu przysługuje roszczenie, może uchylić się od jego zaspokojenia, chyba że zrzeka się korzystania z zarzutu przedawnienia. Jednakże zrzeczenie się zarzutu przedawnienia przed upływem terminu jest nieważne.
Sposoby na przerwanie biegu przedawnienia
Ustawodawca umożliwił liczne sposoby przerwania biegu przedawnienia roszczeń majątkowych powstających w obrocie gospodarczym, jednakże należy podkreślić, że w tym kontekście skuteczne są tylko te czynności, które podlegają poniższym zasadom:
– odbywają się z jednostronnej inicjatywy wierzyciela, ale wyłącznie z udziałem sądu lub innego organu powołanego do rozpatrywania spraw,
– odbywają się poza sądem, ale z udziałem dłużnika.
Przykłady:
Bieg terminu przedawnienia przerywa:
1. złożenie do sądu przez wierzyciela pozwu, wniosku o przeprowadzenie próby ugodowej lub mediacji;
2. pisemne uznania długu przez dłużnika (tzw. właściwe uznanie długu);
3. potwierdzenie przez dłużnika salda, zapłata należnych od tej zaległości odsetek, wystąpienie przez dłużnika z wnioskiem o rozłożenie zaległości na raty, czy zapłata części zaległości, chociaż w tym ostatnim przypadku dłużnik może dowodzić, że uznał roszczenie jedynie w ograniczonym zakresie (tzw. niewłaściwe uznanie długu).
Uwaga! Niewłaściwe uznanie długu przez dłużnika przerywa bieg przedawnienia wtedy, gdy dokument je potwierdzający:
– zostanie wydany przed upływem terminu przedawnienia,
– został podpisany przez osobę upoważnioną do reprezentowania dłużnika,
– wierzyciel jest w stanie dowieść, że dotyczy on dokładnie tego zobowiązania, którego wypełnienia domaga się przed sądem.
Biegu terminu przedawnienia nie przerywa:
- zwykłe lub przesądowe wezwanie do zapłaty, ponieważ jest to czynność wykonana jednostronnie przez wierzyciela bez pośrednictwa sądu;
- ustna deklaracja uznania długu i spłaty zadłużenia wyrażona przez dłużnika, której istnienia wierzyciel nie jest w stanie udowodnić przed sądem;
- niewłaściwe uznanie długu, które ma miejsce po upływie terminu przedawnienia;
- potwierdzenie salda wzajemnych rozrachunków podpisane przez osobę nieposiadającą uprawnień do reprezentowania dłużnika,
- potwierdzenie salda wzajemnych rozrachunków, z którego nie wynika jednoznacznie, że dotyczy zadłużenia, którego zapłaty domaga się wierzyciel.
W orzecznictwie odnotowuje się wprawdzie nieliczne przypadki oceny niewłaściwego uznania długu przez dłużnika wydanego po upływie terminu przedawnienia jako formy zrzeczenia się zarzutu przedawnienia, jednakże nie jest to zasadą, zależy zawsze od dokonanej przez sąd interpretacji przepisów i analizy konkretnych faktów.
Z kolei właściwe uznanie wierzytelności dokonane po upływie terminu przedawnienia rodzi skutek niemożności późniejszego powołania się przez dłużnika na zarzut przedawnienia w toku procesu sądowego, w orzecznictwie prezentuje się bowiem koncepcję równości pomiędzy uznaniem przedawnionego roszczenia, a zrzeczeniem się zarzutu przedawnienia (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 17 lutego 2005 r. I ACa 13/2005) .
Podstawa prawna:
Kodeks cywilny:
Art. 123. § 1. Bieg przedawnienia przerywa się:
1) przez każdą czynność przed sądem lub innym organem powołanym do rozpoznawania spraw lub egzekwowania roszczeń danego rodzaju albo przed sądem polubownym, przedsięwziętą bezpośrednio w celu dochodzenia lub ustalenia albo zaspokojenia lub zabezpieczenia roszczenia;
2) przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje,
3) przez wszczęcie mediacji.
Terminy przedawnienia roszczeń w obrocie gospodarczym
Kodeks cywilny przewiduje wiele odstępstw od ogólnej zasady wyrażonej w art. 118 i określającej, że termin przedawnienia roszczeń powstałych w obrocie gospodarczym wynosi 3 lata. Doznaje ona wielu odstępstw w przepisach szczególnych, dlatego tym bardziej przedsiębiorca musi przeanalizować i ocenić „trwałość” przysługującej mu wierzytelności właściwie natychmiast po jej powstaniu.
Przykładowe terminy przedawniania się roszczeń:
– jeśli roszczenie jest zasądzone wyrokiem sądowym (nawet, jeśli inny przepis przewiduje dla tego roszczenia krótszy termin), termin przedawnienia wynosi 10 lat (art. 125 Kc);
– jeśli roszczenie wynika z umowy przedwstępnej (o zawarcie umowy przyrzeczonej), termin przedawnienia wynosi 1 rok, przy czym jego bieg liczy się od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała zostać zawarta (art. 390 Kc);
– jeśli roszczenie wynika ze sprzedaży dokonanej w zakresie działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, termin przedawnienia wynosi 2 lata (art. 554 Kc);
– jeśli roszczenie wynika z umowy przewozu osób lub rzeczy, termin przedawnienia wynosi 1 rok (art. 778, 792 Kc),
– jeśli roszczenie przysługuje przewoźnikom przeciwko innym przewoźnikom, którzy uczestniczyli w przewozie przesyłki – termin przedawnienia wynosi 6 miesięcy (art. 793 Kc),
– jeśli roszczenie wynika z umowy składu, termin przedawnienia wynosi 1 rok (art. 859 Kc),
– jeśli roszczenie wynika z umowy ubezpieczenia, termin przedawnienia wynosi – 3 lata,
– jeśli roszczenie ma wynajmujący o naprawienie szkody z tytułu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, termin przedawnienia wynosi 1 rok (art. 667 Kc),
– jeśli roszczenie ma najemca o zwrot nakładów na rzecz oraz o zwrot nadpłaconego czynszu, termin przedawnienia wynosi 1 rok (art. 667 Kc),
– jeśli roszczenia ma wynajmujący o zapłatę czynszu, termin przedawnienia wynosi 3 lata (art. 118 Kc)
– jeśli roszczenie wynika z umowy zlecenia wykonanej przez osobę, która w zakresie swego przedsiębiorstwa trudni się stale czynnościami danego rodzaju, termin przedawnienia wynosi 2 lata (art. 751 Kc).
Należy również podkreślić, że po przerwaniu biegu przedawnienia roszczenia, nie staje się ono wymagalne na zawsze. Termin przedawnienia zaczyna biec od nowa, co w praktyce oznacza, że przedsiębiorca zyskuje czas na to, aby ostatecznie skierować do sądu pozew o zapłatę, albo za jakiś czas ponownie zadbać o przerwanie biegu przedawnienia. Zapewnia się w ten sposób czas na rzetelne zebranie dowodów i zgromadzenie środków niezbędnych do pokrycia kosztów postępowania sądowego.
Aneta Alczyk
Autorka jest pracownikiem wrocławskiej firmy zajmującej się zarządzaniem wierzytelnościami – APS Poland S.A.
Źródło: APS Poland S.A.