Prezes UODO uważa, że do kserowania dowodów osobistych powinno dochodzić tylko w uzasadnionych przypadkach. Praktyki rynkowe są jednak różne. Dlatego prezes UODO zwrócił się do KNF z prośbą o opracowanie stosownych rekomendacji ws. weryfikacji tożsamości klientów.
W ubiegłym roku weszły w życie przepisy, które ukróciły możliwość kserowania dowodów osobistych. Wśród podmiotów uprawnionych, które nadal mogą kopiować dokumenty tożsamości są banki. Prezes UODO stoi jednak na stanowisku, że nie w każdej sytuacji należy pozyskiwać kserokopię. Nie jest to konieczne na przykład podczas zakładania konta w banku. Bankowcy zwrócili się do prezesa UODO z pytaniem, jak prawidłowo weryfikować tożsamość klienta, by wypełnić obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (u.p.p.p).
„Art. 34 ust. 1 u.p.p.p., określający środki bezpieczeństwa finansowego, stanowi, że środkiem tym jest m.in. identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości, a nie kopiowanie dokumentu tożsamości. W przepisach przewidziano możliwość kopiowania dokumentów tożsamości. Takie rozwiązanie należy uznać za uprawnienie przysługujące instytucjom obowiązanym, a nie obowiązek.” – czytamy w komunikacie UODO.
Prezes UODO podkreśla, że nie kwestionuje konieczności sporządzania kopii dokumentów, podważa jednak konieczność tworzenia kopii niemal przy każdej sytuacji. „Decyzja o skopiowaniu dokumentu tożsamości, czy też żądanie przedstawienia takich kopii powinna być poprzedzona dokładną analizą czy rzeczywiście taka czynność jest niezbędna” – pisze UODO.
Jego zdanie podziela Generalny Inspektor Informacji Finansowej. Organ ten wyjaśnił także, że w toku prowadzonych kontroli nad prawidłowością wypełniania przed instytucje obowiązane weryfikacji tożsamości klientów nie oczekuje od nich przedkładania kopii dokumentów tożsamości – jako potwierdzenia prawidłowego zweryfikowania tożsamości.
Problem ten jest jednak nadal powszechny i aktualny. Dlatego prezes UODO rozpoczął kontrole sektorowe pod kątem kserowania dokumentów. Objął nimi sektor bankowy. 13 marca 2020 r. zwrócił się także do prezesa KNF o rozważenie opracowania przez tego regulatora stosownych rekomendacji. Przewodniczący KNF poinformował jednak, że sprawą powinien zająć się GIIF.
„W odpowiedzi z 30 marca 2020 r. przewodniczący KNF poinformował, iż organem właściwym w sprawach przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jak również w zakresie wydawania rekomendacji i interpretacji w tej sprawie jest Generalny Inspektor Informacji Finansowej.” – czytamy w komunikacie UODO.
„Brak jednolitych standardów w tym obszarze generuje wątpliwości zarówno podmiotów obowiązanych, jak i klientów, którzy proszeni są o przedkładanie kopii dokumentów tożsamości.” – pisze UODO.