First Data Polska, właściciel marki Polcard, jeden z największych dostawców technologii płatniczych i rozwiązań dla sektora publicznego, wspólnie z Instytutem Systemów Publicznych realizuje pionierskie wdrożenia bezgotówkowych samoobsługowych opłatomatów w sądach i urzędach.
– Opłatomaty są odpowiedzią na potrzeby sektora publicznego, który chce usprawniać przyjmowanie wpłat i automatyzować procesy ich księgowania – mówi Leszek Sułkowski, prezes Instytutu Systemów Publicznych.
– Samoobsługowe urządzenia do płatności bezgotówkowych to wygoda dla wszystkich, którzy załatwiają sprawy urzędowe, i duże korzyści dla instytucji, które je zainstalują – dodaje Damian Zapłata, prezes zarządu First Data Polska.
Sądy stawiają (na) opłatomaty
Pierwsze samoobsługowe urządzenia płatnicze zostały zainstalowane w sądach rejonowych okręgu toruńskiego: w Chełmnie, Golubiu-Dobrzyniu oraz Wąbrzeźnie. Zostały bardzo dobrze przyjęte przez klientów sądów, działają bez zakłóceń i są intuicyjne w obsłudze. Dzięki nim we wszystkich wymienionych sądach zrezygnowano z tradycyjnej obsługi kasowej. Kolejne opłatomaty zostały zainstalowane w Sądzie Okręgowym w Poznaniu i Sądzie Rejonowym w Grodzisku Wielkopolskim, a wkrótce urządzenie stanie również w Sądzie Okręgowym w Toruniu.
Samoobsługowa płatność – jak to działa?
Rodzaj opłaty wybiera się w menu na dotykowym ekranie urządzenia. Do uzupełniania szczegółów wpłaty i innych danych służy wbudowana klawiatura. Urządzenie jest wyposażone w czytnik kart z chipem oraz czytnik kart zbliżeniowych, którego można użyć także do płatności realizowanej smartfonem. Do identyfikacji rodzaju wpłaty i płacącego można wykorzystać kody QR, co dodatkowo skraca czas realizacji płatności.
Potwierdzeniem dokonania płatności jest wydruk zawierający kod kreskowy. Urzędnik przyjmujący dokumenty za pomocą skanera sprawdza szczegóły opłaty w systemie. Opłatomat może być zintegrowany z systemami finansowymi jednostek publicznych i przekazywać dane o wpłatach w celu ich dalszego przetwarzania. Stopień możliwej integracji jest unikatowy w skali kraju.
Czas na urzędy
Kolejnym przedsięwzięciem wykorzystującym samoobsługowe opłatomaty jest pilotażowy projekt realizowany przez First Data Polska oraz Instytut Systemów Publicznych przy wsparciu organizacji płatniczej VISA. W lutym 2017 roku firmy zainstalowały opłatomaty w Biurze Architektury i Planowania Przestrzennego Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy oraz w Biurze Stołecznego Konserwatora Zabytków.
Opłatomaty są odpowiedzią na potrzeby sektora publicznego, który chce usprawniać przyjmowanie wpłat i automatyzować procesy ich księgowania. Wraz ze wzrostem popularności płatności bezgotówkowych, ruch w kasach przyjmujących tylko gotówkę spada, a koszty utrzymania kas i obsługi gotówki pozostają nadal wysokie co zaczyna nadmiernie obciążać budżet jednostek publicznych.
Pełna samoobsługa płatności
Opłatomat jest zintegarowany z systemem centralnym, do którego przekazywane są dane o wpłatach w celu ich dalszego przetwarzania.
Rodzaj opłaty wybiera się w menu na dotykowym ekranie urządzenia. Do uzupełniania szczegółów wpłaty i innych danych służy wbudowana klawiatura. Urządzenie jest wyposażone w czytnik kart z chipem oraz czytnik kart zbliżeniowych, którego można użyć także do płatności realizowanej smartfonem.
Istnieje także możliwość wykorzystania kodów QR, które zawierają już odpowiednie dane dotyczące wpłaty i wpłacającego. Po zbliżeniu kodu QR do skanera, informacje zostaną automatycznie uzupełnione przyspieszając proces wnoszenia opłaty. Płatność kartą w opłatomacie nie jest obciążona żadnymi kosztami po stronie dokonującego wpłaty.
Każda wpłata potwierdzana jest wydrukiem, na którym znajduje się kod kreskowy. Urzędnicy mają do dyspozycji skaner, którym mogą zeskanować kod na dowodzie wpłaty dołączonym do dokumentacji i wywołać w systemie szczegóły opłaty.
Raportowanie i zarządzanie
Centralny system zarządzania opłatomatami pełni funkcję portalu informacyjnego dla urzędników, informuje o dokonanych wpłatach, pozwala je identyfikować i weryfikować. Umożliwia również pobieranie dziennych raportów oraz zdalną konfigurację urządzeń dostosowaną do konkretnej lokalizacji.
Projekty w sądach są prowadzone wspólnie z Instytutem Systemów Publicznych, inicjatorem przedsięwzięcia. First Data wskazała moduły płatnicze do integracji z opłatomatami, opracowała model współpracy, jak również nadzorowała całość wdrożenia pod kątem obsługi płatności bezgotówkowych.
First Data Polska oraz Instytut Systemów publicznych planują instalowanie kolejnych urządzeń w odpowiedzi na zainteresowanie urzędów w całej Polsce.
Zalety rozwiązań samoobsługowych:
- Szybka identyfikacja płatności
- Skrócenie kolejek
- Oszczędność czasu petentów i pracowników
- Możliwość szybkiego załatwienia spraw urzędowych
- Automatyzacja księgowania wpłat
- Obniżenie kosztów działalności (możliwość eliminacji kas obsługowych)
Dodatkowe informacje można znaleźć pod adresem: https://www.systemypubliczne.pl/
Opłatomaty od First Data Polska – FAQ
1. Czy opłatomaty mają możliwość przyjmowania opłat gotówką, czy wyłącznie kartą lub telefonem.
Tylko bezgotówkowo – kartą lub telefonem.
2. Czy obsługują Blika?
Obecnie nie, ale zostanie wdrożony.
3. Czy fakt, że w którymś sądzie jest opłatomat oznacza, że jest tylko jeden czy bywa tak, że jest ich więcej w danym budynku?
W dotychczasowych wdrożeniach, stosowano jeden opłatomat.
4. Ile będzie zainstalowanych tego rodzaju opłatomatów do końca roku wg przewidywań FDP?
Trwają rozmowy z potencjalnymi klientami, jesteśmy przygotowani na wdrożenie nawet kilkudziesięciu sztuk.
5. Instalacja odbywa się na zasadach komercyjnych, tzn opłatomaty nie są one objęte programem, KIR-u i MR?
Tak, Opłatomaty nie są (aktualnie) objęte Programem MR/KIR.