Przedsiębiorcy będący klientami Idea Banku, mogą w niespotykany dotychczas sposób zabezpieczyć wrażliwe dane lub ważne dokumenty firmowe przed zniszczeniem, przypadkowym wykasowaniem, a nawet kradzieżą. Umieszczając je w Wirtualnym Sejfie mają pewność, że elektroniczne dokumenty będą „bezpieczne jak w banku”.
Wirtualny Sejf służy do przechowywania cennych plików – umów, danych klientów, wniosków patentowych, PIT-ów, receptur produktów czy badań rynkowych. W sejfie mogą być umieszczane pliki tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, filmy i zdjęcia, a także pliki szyfrowane i skompresowane. Jest to miejsce do przechowywania istotnych z punktu widzenia firmy zasobów, które nie mogą być utracone, ani dostać się w niepowołane ręce.
Sejf jest elementem Idea Cloud, pierwszej na świecie bankowej platformy do zarządzania firmą umiejscowionej w chmurze. Aby przeglądać znajdujące się tam pliki i dodawać nowe trzeba najpierw zalogować się za pośrednictwem szyfrowanej transmisji danych – protokołu https – do nowej bankowości elektronicznej Idea Banku. Usuwanie plików z Sejfu jest natomiast autoryzowane kodem sms, analogicznie, jak przelew bankowy. Eliminuje to ryzyko przypadkowego wykasowania dokumentu znajdującego się w Sejfie.
Wirtualny Sejf jest umiejscowiony w środowisku informatycznym banku, co implikuje nadzwyczajne bezpieczeństwo zgromadzonych tam zasobów. Systemy informatyczne banków podlegają bowiem szczególnym regulacjom dotyczącym bezpieczeństwa (m.in. rekomendacjom KNF). Sam bank zobowiązany jest ponadto do przestrzegania nie tylko polskich przepisów chroniących dane osobowe, ale też tajemnicy bankowej. – Trudno wyobrazić sobie bezpieczniejsze miejsce do przechowywania danych firmowych niż Wirtualny Sejf – ocenia Dominik Fajbusiewicz, członek zarządu Idea Banku i pomysłodawca Idea Cloud.
Aby ułatwić użytkownikom zarządzanie dokumentami zgromadzonymi w Wirtualnym Sejfie, narzędzie wyposażono w pełnokontekstową wyszukiwarkę, która po wpisaniu pierwszych trzech znaków podpowiada nazwę pliku i ułatwia dotarcie do niego. Dokument znajdujący się w sejfie można udostępnić na przykład pracownikowi, kontrahentowi czy księgowej. Można go wysłać na wskazany adres e-mail lub zapisać na dysku urządzenia, z którego się korzysta.
Docelowo przedsiębiorca będzie mógł nadać dostęp do swojego rachunku w Idea Cloud swoim pracownikom czy księgowej. Dostęp ten będzie mógł ograniczyć tylko do wybranych funkcjonalności. Dotyczy to również Sejfu. Przedsiębiorca będzie mógł np. zdecydować, że Sejf będzie widoczny tylko dla niego. Będzie mógł też zezwolić pracownikowi tylko na podgląd umiejscowionych tam plików, bądź na pełne korzystanie z narzędzia włącznie z możliwością usuwania plików (po autoryzacji kodem sms).
Wirtualny Sejf o pojemności do 100 MB jest bezpłatny. O tym, jak może on pomóc w zarządzaniu małą firmą najlepiej mówią sami przedsiębiorcy:
https://www.youtube.com/watch?v=hU93DpiwhCo&feature=youtu.be