Workflow – tym terminem coraz częściej określa się rozwiązania informatyczne służące do zwiększenia wydajności pracy i przyspieszenia załatwiania różnych spraw. To proste w założeniu rozwiązanie nie jest jednak aż tak proste we wdrożeniu z prozaicznego powodu, jakim jest spełnienie podstawowego warunku: jasny algorytm obiegu dokumentu między stanowiskami, na których są wykonywane określone operacje.
Workflow automatyzuje procesy biznesowe. Oczywiście zakres tej automatyzacji może być różny i nie zawsze obejmuje całość procesu. Workflow w wersji elektronicznej zwykle obejmuje część procesu, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego pracownika do kolejnego, oczywiście zgodnie z odpowiednimi procedurami, których opis jest niezwykle ważny, aby cały proces przebiegał sprawnie i prawidłowo.
Określenie workflow odnosi się też do oprogramowania wspomagającego pracę grupową, oczywiście znowu pod warunkiem określenia ról, jakie w przetwarzaniu dokumentów pełnią pracownicy wykonujący daną czynność oraz jakie są stany pośrednie przetwarzanych dokumentów, ponieważ każdy etap przetwarzania informacji charakteryzuje zbiór pracowników wykonujących określone operacje w dokumentach i zestaw możliwych stanów, w jakim dokument się znajduje. Istnieje wiele narzędzi komputerowego wspomagania tworzenia procesów workflow, włącznie z takimi, które pozwalają na graficzne projektowanie procesu i programowanie gotowych systemów przepływu informacji. Ponieważ decyzja o wsparciu workflow w firmie zwykle nie jest łatwa, więc aby nie narazić się na niepowodzenie wdrożenia wcześniejsza odpowiedź na różne pytania może znacznie ułatwić wdrożenie.
Archiwizacja
Warto zapytać, czy system może pobierać dokumenty z zewnętrznego systemu archiwizacji. Zwykle tak, bo taki system jest połączony takimi systemami zewnętrznymi. Dokumenty mogą być przechowywane zarówno wewnątrz systemu, jak i w postaci linków do dokumentów archiwizowanych w innych systemach.
W systemach elektronicznego obiegu dokumentów ścieżki obiegu tych dokumentów odzwierciedlają procesy biznesowe co oznacza, że można je definiować opierając się na strukturze organizacyjnej a nie na pracownikach, co może być bardzo dużym ułatwieniem na stanowiskach, na których pracownicy często się zmieniają. Ścieżki przepływu definiowane są w oparciu o role w strukturze organizacyjnej firmy i dopiero wykonywanie poszczególnych kroków przepływu powoduje w całym procesie udział określonego pracownika.
Systemy workflow są budowane jako rozwiązania pozwalające na swobodne definiowanie nowych kategorii dokumentów w zależności od potrzeb i dosłownie w każdej chwili można te ścieżki modyfikować, dodawać lub blokować. Ponieważ systemy workflow pozwalają na zatwierdzanie lub dekretowanie dokumentów na różnych poziomach decyzyjnych (zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy), więc zwykle konieczne jest określenie użytkowników nadrzędnych lub definiowanie alternatywnych kanałów przepływu dokumentów do innych użytkowników. Można w ten sposób wprowadzić konieczność akceptacji dokumentu przez przełożonego.
Ponieważ dokumenty znajdujące się w obiegu mają postać elektroniczną jest więc możliwość (po odpowiednim zdefiniowaniu procedur) umożliwienia jednoczesnej pracy z dokumentem różnym osobom. Funkcja ta jest często określana w systemach jako rozdzielenie przepływów. Ta cecha systemów pozwala też na równoległe wykonywanie poszczególnych kroków. Oczywiście ostateczny dokument (zawierający zmiany wprowadzone na różnych stanowiskach) trafia w jedno określone miejsce. Takich miejsc w całym procesie obiegu dokumentów może być więcej (są one określane jako węzły) i zwykle zamykają one pewien etap prac nad dokumentem.
Monitorowanie
Zaletą systemów elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość ciągłego monitorowania dokumentu, obserwowania wykonywanych na nim czynności, bieżące określenie stanu realizacji zadania z jakim jest związany dokument. Zwykle jest też możliwość sprawdzenia stanu realizacji zlecenia w dowolnym momencie.
Ułatwieniem pracy w systemach workflow jest wyposażenie systemu w rozwiązania do wyszukiwania potrzebnych dokumentów, przy czym są to zwykle wyszukiwarki posługujące się wieloma kryteriami wyszukiwania, co zdecydowanie zwiększa ich skuteczność i ułatwia znalezienie potrzebnego dokumentu. Wyszukiwarki w systemach workflow korzystają nie tylko z symboli jakimi dokument wprowadzany do systemu został zadekretowany, ale również innymi cechami dokumentu.
Funkcje kontrolne w systemach elektronicznego obiegu dokumentów pełnią generatory różnych raportów i zestawień. Typowe rozwiązania workflow mają kilkanaście standardowych raportów, jednak nie jest to lista zamknięta i na życzenie użytkownika zawsze jest możliwość przygotowania dodatkowych raportów (innych niż standardowe) lub uprawnienia użytkownika do samodzielnego tworzenia raportów, które można przygotowywać korzystając z narzędzi zewnętrznych (spoza systemu). Standardowy zestaw raportów obejmuje zwykle informacje o tym co z dokumentem robił określony użytkownik, w określonym czasie, z określeniem jaki to był dokument. Raporty określają również średni czas obsługi zlecenia, podając szczegółowo ile czasu zlecenie znajdowało się w określonym stanie. Odpowiednio zdefiniowane zestawienia pozwalają też bez problemu powiedzieć co poszczególne działy robiły z dokumentem.
Statystyki tworzonych dokumentów z określeniem czasu ich powstawania to kolejny raport przygotowywany standardowo przez system workflow. Szef firmy (albo po prostu zwierzchnik pewnej grupy pracowników) może też otrzymywać raport o zleceniach nieaktywnych, co powinno być sygnałem do szczególnego zainteresowania się sprawą. Dokument może trafić do tego raportu automatycznie, jeżeli przez określony w algorytmie czas zostanie przekroczony. Systemy workflow mogą też współpracować z pocztą elektroniczną firmy i wspierać jej działanie. System może też korzystać z poczty elektronicznej jako medium służącego do przekazywania dokumentów zewnętrznym użytkownikom, którzy nie mają swoich kont (stanowisk pracy) w systemie elektronicznego obiegu dokumentów. Poczta elektroniczna może też być wykorzystana do poinformowania zleceniodawcy o zakończeniu procesu obróbki dokumentu.
Nieusuwalność
Systemy workflow z reguły nie wymagają instalacji dodatkowych przeglądarek i korzystają z tych, jakie obsługują lokalne sieci intranetowe i internet (np. Firefox, Microsoft Internet Explorer, Opera), podobnie jak nie wymagają specjalnych słowników z hasłami do oznaczania dokumentów i ich dekretowania. Cechą szczególną elektronicznych systemów obiegu dokumentów jest też brak możliwości usunięcia z systemu sprawy, która została w niej zarejestrowana. Ślad pozostaje na zawsze, podobnie jak dokument w pierwotnej wersji w jakiej został wprowadzony do systemu. Co prawda już na pierwszym stanowisku, na które trafi dokument można przeprowadzić jego modyfikację, która w swojej ekstremalnej formie może polegać na usunięciu całej treści dokumentu, jednak taki „pusty” dokument bez problemu można nie tylko odtworzyć, ale również zidentyfikować sprawcę takiej modyfikacji i podać dokładny czas i miejsce tej operacji. Systemy workflow pozwalają też na zachowanie indywidualnych cech (wyglądu) dokumentów, które w nim powstają, natomiast jeżeli jest to dokument zewnętrzny, to w systemie zachowuje on zwykle swój oryginalny wygląd i cechy.
Kłopotliwy porządek
Elektroniczny obieg dokumentów nie został przyjęty entuzjastycznie ani przez firmy, ani też przez urzędy administracji zarówno państwowej jak i samorządowej ze względu na wymóg jasno sformułowanych algorytmów obiegu dokumentów. Spełnienie tego warunku wymaga przygotowania odpowiednich procedur jakim będą podlegały dokumenty, które trafią do obiegu. Bardzo często właśnie tych procedur brakuje, a próby ich przygotowania napotykają silny opór „materii ludzkiej”, ponieważ wprowadzenie procedur, których przestrzeganie zostanie wymuszone przez system informatyczny, znacznie ogranicza uznaniowość w podejmowaniu decyzji, a ta cechuje zdecydowaną większość decyzji podejmowanych przez urzędników różnych szczebli. Poza tym wprowadzenie dokumentu do obiegu elektronicznego spowoduje, że taki dokument trafi pod rygorystyczny nadzór systemu informatycznego, który pozwoli na zidentyfikowanie całej drogi jaką przebył dokument i określenie ilości czasu przez jaki był „w rękach” określonego (możliwego do zidentyfikowania po nazwisku) pracownika. Trudno więc dziwić się, że taki system jest niechętnie przyjmowany przez urzędnika, który dotychczas mógł w szufladzie biurka przez dowolny czas trzymać dokument. Dokumenty elektroniczne mają jeszcze tę zaletę, że nie mogą zaginąć…
A skoro już wspomniałem o zaletach, to firma korzystająca z workflow uzyskuje nie tylko bez porównania szybszy obieg dokumentów, ale może też z łatwością część obiegu i obróbki dokumentów powierzyć zewnętrznej firmie, czyli skorzystać z tzw. outsourcingu, zwłaszcza w kwestii archiwizacji dokumentów, które nie muszą zajmować części systemu informatycznego firmy i nie powodują konieczności instalowania zabezpieczeń wymaganych przy archiwizacji dokumentów.
Elektroniczny system obiegu dokumentów miał obowiązywać nasze urzędy administracji państwowej i samorządowej już rok temu. Tak się nie stało i petenci w dalszym ciągu muszą wiele spraw załatwiać osobiście w urzędzie. Jedną z barier przy wdrażaniu było niedostosowanie systemów do wymogów Instrukcji Kancelaryjnych. Na szczęście są już dedykowane aplikacje informatyczne w pełni zgodne z Instrukcją Kancelaryjną i przepisami zawartymi w rozporządzeniach prezesa Rady Ministrów z 18 grudnia 1998 r. (DzU nr 160, poz. 1074 z 1998 r.) i z 22 grudnia 1999 r. (DzU nr 112, poz. 1319 z 1999 r.), co daje nam, petentom, szansę na to, że już niedługo rzeczywiście do urzędu będziemy mogli pójść ścieżką elektroniczną. A jest to możliwe, bo na wdrożenie takiego systemu na serwerach urzędu wystarczy kwartał, przy czym może on być zintegrowany z systemem Biuletynu Informacji Publicznej, który jest już obowiązkowy dla każdego urzędu.