Nieodłączną cechą każdego przedsiębiorstwa działającego w gospodarce rynkowej jest posiadanie płynności finansowej, zdolności do spłacania swoich należności. Śledząc bieżące zachowania przedsiębiorstw, można łatwo zauważyć, że okres oczekiwania na należności za wystawioną fakturę sięga nawet do 90 dni. W ten sposób wiele firm nie jest w stanie spłacać swoich zobowiązań, gdyż same nie otrzymały pieniędzy.
Przyczynami takiego stanu rzeczy mogą być: brak dyscypliny płatniczej, brak jednej idealnej metody odzyskiwania należności i poczucie bezkarności dłużników, bądź też własne obciążenie firm, np. kredytami bankowymi. Często zdarza się też tak, że wierzyciel staje się dłużnikiem swojego wierzyciela, ten z kolei kolejnego wierzyciela. Efekt „domina” powoduje, że w krótkim czasie cała równowaga obrotu gospodarczego zostaje zachwiana i traci sens forma gospodarowania oparta na wzajemnym zaufaniu podmiotów. Właściwe jest więc tutaj lekarskie stwierdzenie, że „łatwiej zapobiegać niż leczyć”. Metodą prewencji i zapobiegania długom jest monitoring należności. Ciągłe (stałe) monitorowanie i przypominanie kontrahentom o konieczności zapłaty, pozwala rozpoznać możliwe przeszkody w terminowej zapłacie i pozwala uzgodnić realne terminy dokonania zapłaty.
Korzyści płynące monitoringu należności:
- redukcja kosztów związanych z kontrolą finansową sprzedaży,
- szybszy i regularny spływ należności (skrócony cykl rotacji należności nawet o 30%),
- usystematyzowanie i zdyscyplinowanie zachowania kontrahentów,
- redukcja napięcia między kontrahentami wynikającego z powodu rozmów o płatnościach,
- ograniczenie kosztów windykacji i ściągania należności.
Monitoring należności ma jednak sens tylko i wyłącznie w przypadku faktur niewymagalnych i wymagalnych do 30 dni. W przypadku płatności bardziej przeterminowanych najlepszym rozwiązaniem problemów spóźnionych płatności jest pewna i efektywna ściągalność długów. W chwili, gdy powstaje zaległość pieniężna, uruchamiana jest procedura mająca na celu zmotywowanie dłużnika do uregulowania swoich zobowiązań pieniężnych. Jest to aktywność wierzyciela nakierowana na ściągnięcie wymagalnego długu zanim ulegnie on przedawnieniu a jednocześnie aktywność, która nie jest ostatecznie nakierowana na poszukiwania ochrony sądowej.
Celem windykacji jest:
- odzyskanie należności w maksymalnie krótkim czasie,
- zdobycie informacji na temat sytuacji dłużnika, prognoza możliwości spłaty zadłużenia,
- ustalenie aktualnych danych teleadresowych dłużnika,
- zwiększenie dyscypliny płatniczej u kontrahentów,
- ustalenia stanu finansowego i majątkowego dłużnika,
- ustalenie prognozy na dalszą współpracę z kontrahentem
Skuteczność windykacji polubownej w przypadku należności przeterminowanych o trzy miesiące może być wysoka i sięgać 90%. Jeśli jednak długi są dwa razy starsze, to udaje się je odzyskać średnio w 60% przypadków. Gdy okres przeterminowania sięgnął dziewięciu miesięcy, sukcesu można się spodziewać w odniesieniu do mniej niż połowy należności. Roczny okres oznacza skuteczność w 1/3 przypadków, a gdy długi mają ponad dwa lata, odzyskuje się przeciętnie zaledwie kilka, kilkanaście procent ich wartości. Natomiast długi przedawnione, to wartości bliskie zeru. Dlatego zaleca się jak najszybsze przekazywanie długów do windykacji. Lepiej bowiem podjąć pochopne decyzje dające szanse na odzyskanie należności, niż utrzymywać współpracę z nierzetelnym kontrahentem.
Źródło: EULEO