Koszty bieżącego funkcjonowania instytucji centralnych stanowią 20% budżetu Państwa. W 2009 roku na swoje funkcjonowanie administracja wydała ponad 51 miliardów złotych. 68% z tej kwoty stanowiły płace. Jeżeli wprowadzane obecnie oszczędności sprowadzimy tylko do doraźnego cięcia wydatków, za kilka lat instytucjom publicznym zabraknie pieniędzy na bieżącą działalność – oceniają eksperci firmy doradczej Deloitte, odnosząc się do rządowych planów racjonalizacji wydatków publicznych.
Od kilku lat wydatkowanie środków publicznych ulega poprawie. Zwiększenie udziału wydatków bieżących w 2009 roku wynikało jedynie z ograniczenia budżetu na inwestycje. Działania związane z przeciwdziałaniem skutkom kryzysu pokazały, że w jednostkach administracji centralnej można dokonywać istotnych oszczędności bez znacznego ograniczania ich użyteczności dla obywateli. Kolejnym niezbędnym elementem na drodze do racjonalizacji zarządzania środkami publicznymi będzie ograniczanie wydatków bieżących na rzecz inwestycji.
Zaprezentowany w ostatnich dniach „Plan Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010 – 2011” zakłada wprowadzenie reguły wydatkowej opierającej się na założeniu, że wydatki budżetu nie będą rosły szybciej niż 1% ponad poziom inflacji. Jeżeli jako podstawę przyjmiemy budżet z 2005 roku, czyli pierwszy pełny budżet po przystąpieniu do Unii Europejskiej, to w stosunku do „reguły wydatkowej” w okresie wzrostu gospodarczego administracja „przejadała” około 2 miliardy złotych rocznie. Co gorsza, nawet w „kryzysowym” budżecie na rok 2009 wydatki były zbyt wysokie.
Wynika to między innymi z tego, że płace (nie tylko w administracji) rosną zdecydowanie szybciej od inflacji, w rezultacie ich wzrost konsumuje całość zwiększonych wydatków oraz ewentualnych oszczędności. Jeżeli spojrzymy na wydatki jednostek administracji publicznej w Polsce, można szacować, że na wynagrodzenia przeznaczane jest co najmniej 20-25% wszystkich środków publicznych. Nominalne koszty pozapłacowe są na stałym poziomie, ale ze względu na inflację de-facto instytucje publiczne mają coraz mniej pieniędzy. Wprowadzenie w tym roku reguły wydatkowej tylko pogłębi to zjawisko. Dlatego konieczna jest zmiana podejścia do racjonalizacji wydatków.
„Strukturę kosztów instytucji sektora publicznego powinniśmy porównać do przedsiębiorstw komercyjnych, takich jak banki czy firmy ubezpieczeniowe. Doświadczenie Deloitte związane z racjonalizacją wydatków w przedsiębiorstwach pokazują, że nawet w dobrze zarządzanej instytucji komercyjnej, jednorazowa poprawa efektywności kosztowej przynosi około 9%-10% oszczędności. W skali budżetu instytucji centralnych mogą to więc być oszczędności na poziomie 5 miliardów złotych rocznie” – ocenia Jakub Bojanowski, Partner w Deloitte.
Oszczędności na wyciągnięcie ręki
Jak wskazują eksperci Deloitte racjonalizację wydatków najlepiej rozpocząć od reorganizacji działania instytucji, poprzez szersze korzystanie z rzadko obecnie stosowanego outsourcingu, konsolidację procesów wsparcia działania urzędów (księgowość, płace, zakupy), automatyzację prac biurowych (wymagającą jednak inwestycji) oraz wyeliminowanie zbędnych procedur kontrolnych (deregulację).
Plan Rozwoju i Konsolidacji Finansów 2010 – 2011 zawiera inicjatywy dające szanse na realne zmiany w sektorze publicznym. Przykładem jest inicjatywa tworzenia Centrów Usług Wspólnych.
„Obecna organizacja jednostek sektora publicznego charakteryzuje się powielaniem zasobów i struktur w funkcjach wsparcia na wszystkich szczeblach organizacji. W każdym ministerstwie znajdziemy oddzielną księgowość, działy zakupów czy obsługi. Skutkiem takiej organizacji jest wysoki koszt działania funkcji wsparcia w takiej strukturze. O tym, że inicjatywy tego typu mogą być kluczem do prawdziwych i mądrych oszczędności budżetowych informowaliśmy opinię publiczną w latach poprzednich. Należy czerpać z doświadczeń sektora prywatnego w tym zakresie”. – zauważa Jacek Szwarc, menedżer Deloitte zajmujący się efektywnością w sektorze publicznym oraz organizacją centrów usług wspólnych.
Zorganizowanie wybranych funkcji wsparcia w formie Centrum Usług Wspólnych (CUW) pozwala dużo efektywniej obsługiwać grupę podmiotów, niż w sytuacji powielania tych funkcji w każdym z tych podmiotów. Poprawia się jakość oraz efektywność działania tych służb. „Plan Rozwoju…” powinien być więc przeanalizowany przez menedżerów sektora publicznego pod kątem wytycznych dotyczących kierunku zarządzania jednostkami publicznymi oraz wyzwań przed którymi stoją.
„Finansami publicznymi można zarządzać tak samo, jak instytucją komercyjną, czego najlepszym przykładem są wybrane jednostki samorządu terytorialnego zarządzane przez sprawnych menadżerów i to pochodzących z powszechnych wyborów – dowodzi Jacek Szwarc.
Narzędzia już istnieją
Zmiana podejścia w modelu zarządzania wydatkami publicznymi jest szansą transformacji sektora finansów publicznych na długo. Dlatego już dziś, każdy kto zarządza jednostką administracji publicznej powinien odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań: jakie działania naprawcze w finansach należy niezwłocznie podjąć? Jakie ryzyka warto jest kontrolować (jakich nie warto)? Jakie błędy w finansach publicznych możemy tolerować? Jakie zagrożenia należy analizować na bieżąco?
Nowa ustawa o finansach publicznych obowiązująca od 1 stycznia 2010 roku wprowadza pojęcie „kontroli zarządczej”. Oznacza to konsolidację zarządzania dla resortu, a nie poszczególnych instytucji wchodzących w jego skład. Jednym z dostępnych narzędzi menedżerskich w ramach nowych uprawnień jest zarządzanie ryzykiem.
„Niezbędnym elementem realizacji zmian w zarządzaniu jednostkami administracji powinna być eliminacja zbędnych procedur kontrolnych, dlatego warto jest sprawdzić, czy koszt kontroli nie przekracza uzyskanych korzyści, czy nadmierna kontrola nie blokuje ciekawych inicjatyw, czy ryzyko związane ze zmianą nie jest wyolbrzymiane przez sceptyków”– mówi Jakub Bojanowski.
Istotnym elementem racjonalizacji wydatków, wymagającym jednak nakładów inwestycyjnych powinna być automatyzacja prac biurowych. Kontrola automatyczna jest bardziej skuteczna niż tradycyjne procedury, działa dla wszystkich, a nie wybranych danych. Menedżerowie dostają dodatkowe narzędzie: statystyki i analizy systemowe. Dodatkowo, dziś technologia nie stwarza żadnych ograniczeń. Przeprowadzenie tego wymaga jednak zmiany dotychczasowych schematów myślenia o zarządzaniu jednostkami administracji publicznej
„Reforma finansów publicznych musi rozpocząć się od zmniejszenia kosztów stałych funkcjonowania instytucji budżetowych. Dlatego uważamy, że ogłoszenie rządowego planu racjonalizacji wydatków publicznych może stać się przełomowym impulsem do efektywnego zarządzania w administracji na długie lata. Doświadczenia sektora komercyjnego w tym zakresie mogą być do tego bardzo przydatne” – podsumowują eksperci Deloitte.
Źródło: Deloitte