Wprowadzenie podpisu elektronicznego umożliwi przesyłanie faktur w wersji elektronicznej, przez co ograniczony zostanie ich fizyczny obieg, a uruchomienie środków dla klienta będzie szybsze. Wyeliminowanie obiegu papierowych dokumentów umożliwi łatwiejszą archiwizację, skróci czas ich podpisywania oraz pozwoli na obniżenie kosztów wysyłki. Sam proces obsługi klienta nie ulegnie natomiast zmianie, ponieważ kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoważny z podpisem klasycznym. Jedyną zmianą jest brak konieczności przesyłania faktur w formie papierowej.
Do korzystania z podpisu elektronicznego wystarczy komputer z dostępem do Internetu wyposażony w dostarczany przez bank zestaw składający się z kwalifikowanego certyfikatu (wystawianego na konkretnego użytkownika), karty będącej nośnikiem certyfikatu, czytnika do kart oraz odpowiedniego oprogramowania.
Procedura podpisania dokumentu podpisem elektronicznym jest prosta i przypomina tradycyjne zapisywanie dokumentu na dysku. Po umieszczeniu swojej karty w czytniku, użytkownik wybiera w menu opcję „podpisz dokument”. Komputer odczytuje certyfikat z karty, a na koniec zapis potwierdza się indywidualnym kodem PIN. Dzięki zastosowaniu kodu eliminuje się ryzyko wykorzystania karty przez osoby niepowołane
Tak podpisany dokument w sposób niepodważalny identyfikuje osobę, która go podpisała i daje pewność, że treść dokumentu nie uległa zmianie (nawet dodanie kropki powoduje, że podpis traci ważność). Dzięki temu podpis elektroniczny wykonany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego stanowi dowód, że dokument został podpisany przez określoną osobę, a ponadto pozwala określić dokładny moment, w którym dokument został podpisany (znacznik czasu w podpisie elektronicznym jest niezależny od daty systemowej ustawionej w komputerze).
Podpis elektroniczny w Banku Millennium wprowadzony został we współpracy z Polskim Centrum Certyfikacji Elektronicznej Sigillum (działającym przy Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych, i będącym jednym z trzech centrów certyfikacyjnych upoważnionych do wydawania certyfikatów kwalifikowanych).
Rodzaje podpisu elektronicznego:
• kwalifikowany – podpis bezwzględnie równoważny z podpisem ręcznym. Pociąga za sobą takie same skutki prawne jak klasyczny podpis.
• niekwalifikowany – jest wiążący prawnie tylko w przypadku kiedy strony zawrą umowę o traktowaniu takiego podpisu jako wiążącego.
Certyfikaty niekwalifikowane mogą być wydawane przez dowolne centra certyfikacji. Natomiast kwalifikowane wydają jedynie centra, które spełniają szereg wymogów określonych w Ustawie z dnia 18 września 2001 o podpisie elektronicznym i są wpisane do Rejestru Kwalifikowanych Podmiotów Świadczących Usługi Certyfikacyjne prowadzonego przez Ministerstwo Gospodarki.