Projekt rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7 października 2010 r., liberalizujący standardy obrotu
e-fakturami spotkał się z dużym zainteresowaniem zwolenników stosowania elektronicznych dokumentów. Ekologia, oszczędność czasu oraz mniejsze koszty to główne argumenty przemawiające za nowym rozwiązaniem. Niesie ono jednak za sobą kilka nieścisłości, na przykład jak podpisywać e-faktury oraz w jakich warunkach je przechowywać.
Najwięcej wątpliwości w świetle nowych przepisów prawnych wzbudza problem weryfikacji wiarygodności przesyłanych dokumentów. Do tej pory każda elektroniczna faktura musiała być opatrzona podpisem elektronicznym. Aby uprościć procedury ich przesyłania, resort finansów postanowił zrezygnować z tego obowiązku. Nie określił jednak, w jaki sposób wystawcy e-faktur mają zapewnić autentyczność pochodzenia dokumentów i integralność jego treści. W związku z tym pojawiają się kolejne pytania, dotyczące szczegółów wymaganego certyfikatu, potwierdzającego tożsamość nadawcy. Również przepisy regulujące metody przechowywania e-faktur są niejednoznaczne i trudne do zrealizowania w praktyce.
Format
Pierwsze dylematy e-księgowego rozpoczynają się już na etapie wyboru odpowiedniego formatu, w jakim dokument elektroniczny ma być zapisany i przechowywany. Prawo zapewnia dowolność w tym obszarze, jednocześnie nakładając ograniczenia względem stosowanych rozwiązań. Problemem wydaje się przepis, nakazujący zapewnienie dostępu do danych z e-faktur i ich przetwarzanie w standardach aplikacji tekstowych. Nie wystarczy więc przechowywanie dokumentów elektronicznych w popularnym formacie PDF. Należy stosować wersje umożliwiające otwieranie ich za pomocą programów, takich jak Excel, Word czy tych, opierających się na języku XML. Dla wielu przedsiębiorców, którzy już stosują w swojej działalności fakturowanie elektroniczne, nowy przepis wymusi wymianę dotychczas używanych programów i aplikacji, bądź spowoduje konieczność zapisywania każdego dokumentu w co najmniej dwóch formatach. Nie tylko jest to uciążliwe dla podmiotów gospodarczych, ale również nie znajduje potwierdzenia w prawie unijnym. A wszelkie zmiany w polskich przepisach zmierzają do ujednolicenia obu zbioru norm.
Unia a polskie e-faktury
Konieczność przechowywania e-faktur w formacie tekstowym nie jest jedynym polskim zapisem, rozmijającym się z prawem wspólnotowym. Uwagę na ten problem zwróciła Polska Konfederacja Pracodawców Prywatnych Lewiatan. W swojej opinii do nowego projektu rozporządzenia wskazała m.in. na przepis, dotyczący dostępu online organów podatkowych lub kontroli skarbowej do zbiorów firmowych e-faktur. Wątpliwość wzbudza wyrażenie „online”, które może być interpretowane jako dostęp za pomocą sieci komputerowej lub też opcję wygenerowania i zaprezentowania danych w czasie rzeczywistym. Tymczasem unijna dyrektywa (112) wskazuje wyłącznie na konieczność umożliwienia wglądu do e-faktur przy użyciu środków elektronicznych.
Również ograniczenia, jakie Ministerstwo Finansów nakłada na miejsce przechowywania
e-dokumentów sprzedażowych są szeroko krytykowane. – Zgodnie z projektem rozporządzenia, który ma wejść w życie w nowym roku, e-faktury powinny być gromadzone wyłącznie na terenie Unii Europejskiej. Tymczasem prawo wspólnotowe nie stosuje takich restrykcji względem firm – podkreśla Sebastian Jankowiak z Kancelarii Doradztwa Podatkowego w Poznaniu.
Płyty, dyski, serwery
Istotne znaczenie dla przedsiębiorstw, które zdecydowały się na sporządzanie swoich faktur w wersji elektronicznej są metody ich przechowywania. Najpopularniejszym rozwiązaniem jest zapisywanie kopii zapasowych dokumentów na płytach CD i DVD. Wbrew pozorom, taki sposób ich archiwizacji jest kosztowny i czasochłonny. Przy większej liczbie sporządzanych i otrzymywanych faktur oznacza godziny żmudnego nagrywania, jak również segregowania wypalanych płyt. Według polskich norm dokumenty te bowiem muszą być usystematyzowane według okresów rozliczeniowych. Ważne jest więc by wszelkie nośniki, na których zapisywane są e-faktury były szczegółowo opisane i uporządkowane według dat. A to wymaga od osoby tworzącej kopie zapasowe systematyczności i dokładności.
Poza tym zapisywanie danych na płyty CD/DVD wiąże się z ryzykiem wystąpienia błędu przy nagrywaniu i w konsekwencji brakiem pełnej archiwizacji. Nośniki kompaktowe mają też jedną zasadniczą wadę – są nietrwałe. Ich średni „okres przydatności” wynosi 2 lata. Ze względu na wymóg przechowywania e-faktur przez okres 5 lat konieczne jest kilkakrotne nagrywanie jednego dokumentu w trakcie wymaganego czasu jego archiwizowania.
Przedsiębiorcy coraz częściej zastępują więc płyty CD i DVD przenośnymi pamięciami zewnętrznymi – pendrive’ami i dyskami. Podobnie jednak jak nośniki kompaktowe i cały sprzęt informatyczny, także one podatne są na usterki fizyczne oraz zagrożenia związane z działaniem złośliwego oprogramowania. Niebezpieczeństwo wirtualnego ataku dotyczy każdego firmowego komputera z dostępem do Internetu. Dlatego niezwykle istotna jest instalacja programów antywirusowych. Niestety nawet najlepsze z nich nie są w stanie zapobiec skutkom fizycznego uszkodzenia sprzętu IT lub całkowitej jego utraty w wyniku kradzieży. Tymczasem zniszczenia na poziomie hardware są najczęściej spotykaną przyczyną utraty danych. Wynika to nie tylko z faktu nieprawidłowego użytkowania komputerów, ale również ze specyfiki polskiego klimatu. Radykalne zmiany temperatur, burze, mrozy, upały – każde z tych zjawisk atmosferycznych może prowadzić do uszkodzeń infrastruktury informatycznej w przedsiębiorstwie.
Nowoczesne sposoby przechowywania danych
Kolejnym rozwiązaniem dla firm wykorzystujących faktury w formie zdigitalizowanej jest umieszczanie kopii dokumentów na serwerze zewnętrznym. Taką metodę od lat stosują największe, międzynarodowe korporacje. Wraz z rozpowszechnianiem się usługi backupu danych online powstały firmy, specjalizujące się w obsłudze działań związanych z archiwizowaniem firmowych informacji na swoich serwerach. Proponowana przez nie technologia tworzenia kopii bezpieczeństwa wymaga jedynie dostępu do Internetu i zainstalowania odpowiedniego oprogramowania.
Takie rozwiązanie umożliwia dostęp do archiwizowanych danych w dowolnym momencie, z każdego miejsca na świecie. Sama zasada działania backupu online opiera się na automatycznym tworzeniu kopii zapasowych dokumentów z wybranych wcześniej obszarów dysków twardych komputera. Dzięki temu program nie przeszkadza w bieżącej pracy i nie wymaga żadnej ingerencji do momentu konieczności przywrócenia danych. Jego użytkowanie jest proste poprzez zastosowanie intuicyjnego w obsłudze kreatora. W razie wystąpienia sytuacji utraty dokumentów elektronicznych, odzyskane z zewnętrznych serwerów informacje mają strukturę folderów zgodną z oryginalnym układem. W przeciwieństwie do przenośnych pamięci elektronicznych dokumenty archiwizowane poprzez backup danych online są odporne zarówno na uszkodzenia fizyczne jak i ataki wirtualne. Ponadto korzystanie z tej usługi nie wiąże się z żadnymi, dodatkowymi inwestycjami sprzętowymi, a w dłuższej perspektywie pozwala zaoszczędzić środki przeznaczane na gromadzenie danych na nośnikach elektronicznych i ich odzyskiwanie w razie utraty.
Backup online w świetle prawa
Przechowywanie dokumentów w takiej formie nie koliduje również z przepisami prawa już istniejącego czy projektami rozporządzeń. – Usługa backupu danych online zapewnia systematyczne tworzenie kopii zapasowej dokumentów oraz łatwy dostęp do nich na wypadek kontroli organów skarbowych. Pełna ochrona jest zagwarantowana dzięki zastosowaniu specjalnych zabezpieczeń, takich jak protokół SLL, używany do internetowych transakcji bankowych, czy chociażby klucza szyfrującego ASE, podawanego do informacji wyłącznie posiadaczowi konta – tłumaczy Michał Owieśny, dyrektor ds. nowych technologii w firmie Totalsafe sp. z o.o., oferującej usługę backupu online o nazwie BitBank. Archiwizacja e-faktur na zewnętrznych serwerach spełnia więc warunki prawne dotyczące bezpieczeństwa przechowywania dokumentów elektronicznych oraz szybkiego do nich dostępu. Przed zastosowaniem takiego rozwiązania należy jednak sprawdzić lokalizację serwerów, na których przechowywane będą kopie dokumentów. E-faktury, zgodnie z przepisami prawnymi muszą być archiwizowane na obszarze krajów Unii Europejskiej.
Źródło: Dobocom