Jakie procesy w obszarze płatności zagranicznych można zoptymalizować, jak zmniejszyć koszt obsługi transakcji międzybankowych i jak ma się jakość danych do kosztu obsługi – na te i inne pytania naszej redakcji odpowiedzieli konsultanci firmy Polinflex Solutions: Hanna Krajewska oraz Wojciech Włodarski.
Czy jest możliwa pełna automatyzacja procesu rozliczenia płatności zagranicznych w banku?
Hanna Krajewska: Tak, można osiągnąć imponujący wskaźnik automatyzacji (STP – Straight Through Processing) obsługi płatności zagranicznych. Może on sięgać powyżej 90%, a dla samych płatności paneuropejskich SEPA może być nawet bliski 100%. Ideą płatności SEPA, które mają być tak proste w obsłudze i tak tanie jak przelewy krajowe, jest m.in. pełna ich automatyzacja. Reguluje to rozporządzenie wydane przez Parlament Europejski, które mówi o ułatwieniach automatyzacji płatności.
Wojciech Włodarski: Stopień automatyzacji zależy przede wszystkim od jakości danych wejściowych. Dla płatności zagranicznych wysyłanych bank może precyzyjnie określić swoje standardy danych, mobilizując Klienta do ich podawania. W przypadku braku takich danych często banki pobierają od Klienta opłatę (tzw. NON-STP). Biznesowo jest to uzasadnione, gdyż płatność taka wymaga manualnej „obróbki” oraz jest ona obciążona dwojakim ryzykiem – inne banki realizujące płatność NON-STP też mogą pobrać wyższe opłaty oraz istnieje ryzyko, że nie zostanie ona zrealizowana na rzecz odbiorcy. Natomiast dla płatności otrzymywanych bank ma mniejsze szanse na utrzymanie reżimu wysokiej jakości danych co powoduje, że wskaźnik automatyzacji jest mniejszy niż dla płatności wysyłanych.
Odpowiednia jakość danych i mamy proces obsługi zautomatyzowany?
HK: Jakość danych jest kluczowa i bez tego trudno mówić o procesie STP. Jednak na automatyzację mają wpływ też inne czynniki m.in. merytoryka płatności zagranicznych oraz zewnętrzne regulacje prawne. Przykładem może być obsługa klauzul kosztowych. Definiują one, kto płaci prowizje za obsługę płatności, zleceniodawca czy odbiorca płatności, a może oboje. W przelewach krajowych w PLN występują prawie zawsze tylko dwa banki: zleceniodawcy i odbiorcy, pobierające opłaty od swojego Klienta, zgodnie z taryfą opłat lub indywidualnymi warunkami. Występuje tu domyślnie klauzula kosztów dzielonych miedzy zleceniodawcę i odbiorcę – SHA. W przypadku zagranicznych płatności sytuacja jest jednak bardziej skomplikowana. Występują w nich jeszcze dwie inne klauzule: BEN – odbiorca ponosi opłaty banków realizujących płatności, koszty te są potrącane z kwoty transferowanej, oraz OUR – zleceniodawca opłaca wszystkie koszty, przy czym ta ostatnia jest najbardziej problematyczna w obsłudze tego podprocesu w banku. Trudność polega na tym, że zamknięcie rozliczenia klauzuli kosztowej OUR jest rozciągnięte w czasie, gdyż banki występują o zapłatę swoich kosztów do banku zleceniodawcy po jakimś czasie od realizacji płatności, a jeżeli w łańcuchu płatności są też banki pośredniczące – zdarza się, że występują one odrębnie o zapłatę swoich kosztów. Problem klauzul kosztowych można oczywiście optymalizować odpowiednią polityką biznesową, a sam podproces zautomatyzować na tyle, aby obsługa rozliczania kosztów nie generowała zbędnych dodatkowych kosztów dla banku. Problem klauzul kosztowych nie występuje jednak dla płatności SEPA – dozwolona jest w nich tylko klauzula SHA oraz niedozwolone jest potrącanie kosztów z kwoty transferowanej. Wymóg niepotrącania kosztów dotyczy także płatności w ramach UE w walutach poszczególnych krajów. Jak widać zależnie od typu płatności zagranicznej istnieją różne ścieżki obsługi, a w ramach jednego typu może być także kilka ścieżek postępowania.
A wspomniane regulacje zewnętrzne wpływające na proces STP?
WW: Na banki nakładane są różne obowiązki, które bezpośrednio wpływają na możliwość automatyzacji procesu. Przykładowo płatnością zagraniczną może być płatność emerytalno-rentowa, która zgodnie z obowiązującymi w kraju regulacjami wymaga pobrania i odprowadzenia składki na ubezpieczenie społeczne do ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy dla US. Podproces ten może być także zautomatyzowany. Są jednak sytuacje, kiedy przed dokonaniem rozliczenia płatności z odbiorcą wymagany jest kontakt ze stronami transakcji – czyli wstrzymanie automatycznego przetwarzania tej płatności. Nie jest to jedyny przypadek wpływu regulatora na procesy STP. Należy też pamiętać o analizie AML (Anti-Money Loundering), która wpływa na proces prezentowania i weryfikowania informacji o zleceniodawcach i innych wymogach prawnych.
HK: Nie ma jednak potrzeby omawiać wszystkich wymaganiach merytorycznych, biznesowych czy prawnych i wchodzić w szczegóły każdego podprocesu. Istotne jest, aby zautomatyzowany proces był także optymalnym procesem. Oczywiście wymaga to dokładnej analizy procesu, wymagań banku, potrzeb jego klientów, wpływu otoczenia zewnętrznego.
Rozumiem, że automatyzacja procesu obsługi płatności niesie za sobą korzyści. Czy mogą Państwo wskazać jakie?
HK: Zdecydowanie tak – korzyści są ewidentne: mniejsze koszty operacji po stronie banku, obniżenie ryzyka występowania błędów wynikających z czynnika ludzkiego, co z kolei wpływa na mniejszą liczbę skarg i reklamacji klientów, skrócenie całego procesu (w tym obsługi klienta), ogólna poprawa jakości usług świadczonych przez bank i wiele innych.
WW: Oczywiście warunkiem jest odpowiedni wolumen operacji, aby inwestycja zwróciła się w rozsądnym czasie, a bank osiągał korzyści biznesowe (ekonomiczne i pozaekonomiczne). Proces zautomatyzowany jest ponadto procesem mierzalnym, można więc pozyskiwać różne dane zarządcze, pozwalające na świadome kształtowanie polityki biznesowej, na pozyskiwanie danych dla wskaźników wydajnościowych (KPI) pozwalających na weryfikację efektywności procesu i jego doskonalenie.
Budowa dedykowanego rozwiązania automatyzującego płatności jest zawsze dobrym kierunkiem dla banku?
WW: Najpierw należy poznać i przeanalizować warunki, w których bank funkcjonuje. Każda automatyzacja procesu powoduje oszczędności, tym większe im większa jest liczba operacji. Obsługa płatności to mnóstwo podprocesów: rozliczenie, pośrednictwo, zwroty, reklamacje, itd. Zatem tym bardziej zasadna wydaje się automatyzacja. Zaletą wprowadzenia dedykowanego rozwiązania jest też możliwość konfigurowania w systemie zawieranych umów – z bankami i Klientami banku.
HK: Właśnie, Wojtek podkreślił ważny element. Dzięki konfigurowalności bank dywersyfikuje swoje usługi, jest elastyczny w podejściu do wymagań Klientów, partnerów, a z drugiej strony obsługuje te specyficzne wymagania automatycznie. Rozszerza nie tylko swoją ofertę produktową, wyróżniając się na rynku, ale może też stać się istotnym graczem na rynku usług rozliczeniowych, rozwijając biznesowo zautomatyzowaną usługę pośrednictwa.
Czyli mimo skomplikowanego procesu można znaleźć rozwiązania informatyczno-biznesowe?
HK: Po raz trzeci odpowiem: tak. W ramach usług konsultingowych można zaproponować odpowiednie rozwiązania optymalizujące procesy biznesowe oraz propozycje rozwiązań informatycznych, a także realizację odpowiedniego oprogramowania. Ważny jest jednak wybór odpowiedniej firmy konsultingowej, która specjalizowałaby się w realizacji usług doradczych dla branży bankowości. Konsultanci biznesowi w obszarze bankowości powinni posiadać bogate doświadczenie zarówno w zakresie tworzenia i optymalizacji procesów zarówno z obszaru operacji bankowych (np. krajowych i zagranicznych płatności, rozliczeń clearingowych czy rozrachunków międzybankowych), jak i poprawy efektywności prowadzonych działań oraz jakości obsługi klienta. Ich wiedza i doświadczenie powinny obejmować też obszar prawny w zakresie powiązanym z obszarem płatności, rozliczeń i operacji bankowych.
WW: Również wysoka jakość usług konsultingu w obszarze IT i realizacji oprogramowania zależy od doświadczenia konsultantów. Ważne jest by doradcy doskonale znali wszystkie procesy związane z wytwarzaniem oprogramowania, począwszy od analizy, projektowania, implementacji, zapewniania jakości, a skończywszy na wdrażaniu. A także posiadali doświadczenie związane z systemami IT realizowanymi dla różnych branż pośrednio lub bezpośrednio związanych z bankowością (np. telekomunikacja, sektor ubezpieczeniowy, giełda, domy maklerskie).
Dziękuję Państwu za rozmowę.
Hanna Krajewska – ekspert w obszarze operacji bankowych, krajowych i zagranicznych płatności, rozliczeń i rozrachunków, zarządzania i optymalizacji procesów biznesowych. Posiada bogate doświadczenie w obszarze bankowości. Były członek European Payments Council (EPC), była przewodnicząca Krajowej Grupy Użytkowników Systemu TARGET2 (NUG – National Users Group). Pracuje dla firmy Polinflex Solutions (www.polinflex.pl) w charakterze Biznes Konsultanta.
Wojciech Włodarski – ekspert w obszarze bankowych systemów obsługi i rozliczeń płatności, manager z 10 letnim doświadczeniem w zarządzaniu projektami IT w branży finansowej. Pracuje dla firmy Polinflex Solutions (www.polinflex.pl) w charakterze Biznes/IT Konsultanta.
Polinflex Solution (www.polinflex.pl) jest firmą informatyczno-konsultingową świadczącą usługi z zakresu Business&IT Consulting dla instytucji finansowych i przedsiębiorstw oraz usługi realizacyjne, wytwarzając systemy informatyczne na zamówienie. Specjalizuje się w obszarze płatności zagranicznych/krajowych, rozrachunkach międzybankowych, operacjach bankowych oraz rozliczeniach. Kompetencje firmy obejmują też zagadnienia związane z domami maklerskimi, GPW i TGE, oraz dotyczące procesów emisji obligacji, leasingu operacyjnego i finansowego.
Źródło: B&D