Zwyczajne, tzw. wyborcze, zgromadzenia spółek zbliżają się wielkimi krokami. Tymczasem wątpliwości na tle określenia momentu wygaśnięcia mandatów członków organów menedżerskich spółek kapitałowych z powodu upływu kadencji mają poważny wpływ na funkcjonowanie spółki, niejednokrotnie przyczyniając się do paraliżu decyzyjnego jej władz; mogą także skutkować odpowiedzialnością członków zarządu spółki – piszą Radosław L. Kwaśnicki, ekspert Langas Group, doktor nauk prawnych, radca prawny zarządzający Kancelarią Prawną KWAŚNICKI i Piotr Letolc, współpracownik tej Kancelarii.
Mandat a kadencja
Kodeks spółek handlowych (ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych, Dz. U. Nr 94, poz. 1037 ze zm., dalej jako „KSH”) nie zawiera legalnej definicji pojęć „kadencja” i „mandat”. Uznać jednak należy, iż „mandat członka organu” to posiadanie statusu członka organu menedżerskiego spółki i związane z tym uprawnienie do realizowania funkcji członka danego organu spółki kapitałowej, a także obowiązki z tym połączone. Z kolei „kadencja członka organu” to okres, na który powołano członka organu. Powyższe pojęcia nie są ze sobą tożsame, co znalazło potwierdzenie również w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 10.11.2006 r. (I CSK 246/06, OSNC 2007/7-8/124): „mandat członka zarządu spółki akcyjnej jest uprawnieniem do sprawowania funkcji piastuna organu osoby prawnej, natomiast kadencja wyznacza okres pełnienia funkcji w zarządzie”.
Wygaśnięcie mandatu
Zakładając, iż nie nastąpią żadne nadzwyczajne okoliczności – takie jak śmierć, rezygnacja, odwołanie członka z organu spółki czy zaistnienie ustawowo przewidzianej przeszkody prawnej w pełnieniu funkcji (por. np. art. 18, 214 lub 387 KSH) – mandat członka organu menedżerskiego spółki wygasa wskutek upływu czasu na jaki został powołany, tj. z powodu upływu kadencji. Okres kadencji w organie spółki uzależniony jest w pierwszej kolejności od postanowień umowy (statutu) spółki, a jedynie w razie braku odpowiednich uregulowań – od przepisów KSH.
Gdy umowa spółki (statut) nie stanowi inaczej – w tym także milczy na ten temat – mandat członka organu menedżerskiego spółki powołanego na jeden rok wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia), zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji (będący jednocześnie ostatnim pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji). Z uwagi na to, iż rozpoczęcie kadencji następuje zazwyczaj już w trakcie trwania roku obrotowego, pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji jest rok, w trakcie którego kadencja wygasa. Jednakże mandat członka organu wygaśnie w roku następnym (w którym odbędzie się zgromadzenie wspólników zatwierdzające sprawozdanie finansowe za rok w którym kadencja wygasa). Tak więc urzędowanie osoby powołanej na jeden rok trwało będzie de facto nawet ponad dwa lata.
Natomiast w przypadku powołania członka organu na okres dłuższy niż rok – jeśli umowa spółki (statut) określa kadencję na okres dłuższy niż rok – jego mandat wygasa z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników (Walnego Zgromadzenia) zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji (zob. art. 202 § 2, art. 218 § 2, art. 369 § 4 i art. 386 § 2 w zw. z art. 369 § 4 KSH). I tu zaczynają się schody…
Wieloletnia kadencja. Skrócić czy wydłużyć?
W praktyce istnieją bardzo poważne wątpliwości co do tego, jak należy rozumieć pojęcie „ostatni pełny rok obrotowy”. Sporne jest też czy należy okres pełnienia funkcji przedłużać, czy też skracać, a literalna wykładnia przepisów odnoszących się do określenia momentu wygaśnięcia mandatów zdaje się zezwalać na oba te zabiegi (…).
Rozstrzygnięcie tego zagadnienia ma niebagatelne znaczenie praktyczne. Przyjmując bowiem, iż wykładnia KSH przemawia za uznaniem „teorii skracania mandatu”, zdarzyć się może, iż mandaty członków organów menedżerskich spółki wygasają wraz z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, a nowi członkowie nie zostają powołani (gdyż np. spółka zastosowała – bez głębszej refleksji (…) – „teorię przedłużenia mandatu”) – w takim przypadku spółka nie posiada od tego momentu umocowanego do działania organu. Stan taki mógłby implikować daleko idące konsekwencje na gruncie prawa cywilnego, bądź podatkowego i to zarówno dla spółki, jak i jej kontrahentów. Mógłby też mieć poważne konsekwencje dla członków zarządu spółki ponoszących poważną odpowiedzialność finansową za dopuszczenie do sytuacji, iż rada nadzorcza spółki przez ponad 3 miesiące pozostaje w nienależytym składzie (zob. art. 594 § 2 KSH w zw. z art. 594 § 1 KSH).
Naszym zdaniem podzielić należy pogląd, iż ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji przez członka organu menedżerskiego spółki kapitałowej oznacza cały rok kalendarzowy, w którym ta osoba w sposób nieprzerwany sprawowała swą funkcję. Rok, w którym osobie tej wygasł mandat wskutek zatwierdzenia sprawozdania finansowego nie spełnia więc tego wymogu, gdyż nie jest pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji, oczywiście przy założeniu, że taki członek nie został ponownie powołany do organu. Z kolei pierwszym rokiem obrotowy jest rok, w którym dana osoba została powołana do zarządu lub rady nadzorczej (a nie dopiero pełnym rok obrotowy pełnienia tej funkcji, jak – naszym zdaniem zupełnie nietrafnie – uważają niektórzy).
Jednakże pojawiają się w doktrynie także inne poglądy – m.in. mówiące, że jeżeli czas sprawowania funkcji członka organu menedżerskiego spółki nie pokrywa się dokładnie z rokiem obrotowym, to ulega on stosownemu wydłużeniu czy też taki, aby rozpoczynać obliczanie kadencji począwszy od pierwszego pełnego roku obrotowego (tj. de facto przedłużać ten okresu o rok). Nie zasługują one jednak na aprobatę.
Uwagi końcowe
Wątpliwości co do dokładnego określenia momentu wygaśnięcia mandatów członków organów spółki kapitałowej z powodu upływu wieloletniej kadencji traktować trzeba z powagą. Stosowanie bowiem niewłaściwej wykładni doprowadzić może do sytuacji, gdy spółka jest pozbawiona umocowanego do działania organu (w skrajnych przypadkach nawet przez rok!), co – jak było o tym mowa powyżej – może implikować daleko idące konsekwencje prawne dla spółki, jej kontrahentów oraz członków organów spółki.
Szczególnie kłopotliwe może to być w spółkach, gdzie członkowie zarządów wyłaniani są w drodze – trwającego niekiedy wiele tygodni – konkursu. Ta długotrwałość procedur sprawia, iż do momentu wyboru nowego członka zarządu w spółce, przez dłuższy czas nie ma ona pełnego składu organu. Rodzić to może poważne komplikacje szczególnie gdy statut spółki przewiduje stałą liczbę członków zarządu – tak więc zarząd przez dłuższy czas nie może podejmować decyzji (sytuacja jest o wiele gorsza w przypadku zarządu jednoosobowego).
„Lepiej zapobiegać, niż leczyć”- mówi słynne powiedzenie. Dlatego przy wykładni przepisów dotyczących wygaśnięcia mandatów członków organów menedżerskich spółek kapitałowych najlepiej przyjąć ostrożną postawę i uznać, że mandat członka organu wygasa wcześniej oraz (ewentualnie) powołać daną osobę ponownie (lub też kogoś nowego). Jednakże w dalszej perspektywie postulować należy de lege ferenda bardziej precyzyjne uregulowanie tej materii w KSH.
dr Radosław L. Kwaśnicki
ekspert Langas Group
Radca prawny zarządzający firmą prawniczą KWAŚNICKI Kancelaria Prawna (www.kwasnicki.com.pl), współpracownik Polsko – Niemieckiego Centrum Prawa Bankowego na Uniwersytecie Jagiellońskim, arbiter Sądu Arbitrażowego przy Polskiej Konfederacji Pracodawców Prywatnych Lewiatan
→ PRZYKŁAD
Osoba A zostaje powołana w dniu 30.03.2005 r. uchwałą walnego zgromadzenia do pełnienia funkcji członka rady nadzorczej spółki na okres 4 lat (a rok obrotowy tej spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym). Jej mandat wygaśnie z dniem zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2008 r., tj. w pierwszej połowie 2009 r. Od tego dnia w radzie nadzorczej tej spółki jest wakat, który powinien być uzupełniony. Dbać o to powinien zarząd spółki, w przeciwnym razie grozi jego członkom odpowiedzialność karna (zob. art. 594 § 2 KSH w zw. z art. 594 § 1 KSH).
Zapraszamy do udziału w dyskusji, która odbędzie się podczas konferencji „ODPOWIEDZIALNOŚĆ I BEZPIECZEŃSTWO CZŁONKÓW ZARZĄDU I RADY NADZORCZEJ” (18 – 19 czerwca 2009 r. w Hotelu Le Meridien Bristol, Warszawa)
Szczegóły na www.langas.pl
UWAGA! Specjalnie dla czytelników portalu Bankier.pl zniżka 10%. Aby otrzymać rabat, w formularzu zgłoszeniowym wpisz hasło „Bankier.pl”.
Źródło: Langas Group