Pomimo, iż przewagi stosowania obrotu bezgotówkowego nad gotówkowym są oczywiste, warto przypomnieć jego najważniejsze korzyści, zwłaszcza w odniesieniu do obrotu firm na przykładzie używania kart płatniczych.
Po pierwsze: bezpieczeństwo
Utrata karty płatniczej (w przeciwieństwie do utraty gotówki) nie musi wiązać się z koniecznością strat dla firmy. Prawo zabezpiecza posiadaczy i użytkowników kart na wypadek nieprawnego użycia ich kart przez osoby trzecie poprzez ograniczenie odpowiedzialności własnej do równowartości 150 EUR. W istocie wielu wydawców kart jeszcze bardziej ogranicza, lub też całkowicie znosi tę odpowiedzialność, w przypadku wczesnego poinformowania ich o utracie karty.
W ofertach wydawców kart znaleźć można również dodatkowe ubezpieczenia, właśnie na wypadek nieuprawnionego użycia karty, lub ubezpieczenia od utraty zakupionych kartą towarów, albo podjętej w bankomacie gotówki.
Po drugie: wygoda
Poprzez wprowadzenie kart płatniczych dla pracowników , firma może stopniowo eliminować np. system zaliczek na delegacje służbowe, zastępując je wypłatami z bankomatów. Pozwala to na zaoszczędzić czas związany z koniecznością wizyty w banku i zakupu waluty.
Posługiwanie się kartami przez pracowników upraszcza również rozliczenia z dostawcami firmy, ponieważ zastępuje konieczność dokonywania przelewów do wielu dostawców jednym przelewem do wydawcy karty. Również usługi dodane w pakiecie karty takie jak np. ubezpieczenia w podróży zagranicznej eliminują konieczność poszukiwania i zakupu ubezpieczeń na kolejne podróże zagraniczne pracowników.
Po trzecie: aktywne zarządzanie wydatkami
Aktywne zarządzanie wydatkami firmy zależy od ilości i jakości informacji- posługiwanie się kartami płatniczymi daje firmie możliwość otrzymywania bieżących danych na temat dokonanych kartami operacji. Oprócz podstawowych wyciągów operacji w ofertach kart płatniczych można znaleźć różne systemy raportów, zawierające informacje np.: o stanie aktywności kart wydanych dla firmy, wykorzystaniu limitów na kartach, rodzaju operacji dokonywanych kartami i wiele innych. Raporty takie to nieocenione źródło informacji służących np. do negocjacji preferowanych stawek z dostawcami.
Jak wybierać karty płatnicze dla firmy?
Na polskim rynku istnieje wiele ofert kart płatniczych dla firm (zarówno dla korporacji jak i małych czy średnich przedsiębiorstw), prezentowanych przez banki i instytucje finansowe. Przedsiębiorca poszukujący wśród mnogości tych ofert produktu dla swojej firmy powinien wiedzieć nie tylko, czego szuka, ale również na jakie elementy w ofercie należałoby zwrócić uwagę.
Dokonując takiego wyboru warto zastanowić się nad przeznaczeniem karty płatniczej w danym przedsiębiorstwie: czy poszukujemy produktu dla działu handlowego, który ma służyć pokrywaniu kosztów zakupu paliwa, restauracji i hotel; czy też potrzebujemy rozwiązania kompleksowego dla całej firmy, które zakłada zróżnicowanie produktów dla zarządu, działu handlowego i np. Travel Managera?
Jeśli rozpatrujemy natomiast stronę rozliczeniową, to przy wyborze kart płatniczych powinniśmy zastanowić się, czy chcemy aby limity kart związane były z kontem firmy, czy też preferujemy karty z limitem gwarantowanym przez ich wydawcę, ale niezależnym od konta firmowego
(karty kredytowe lub typu charge)? I jaki sposób rozliczeń jest najbardziej korzystny dla księgowości firmy: zamknięcie w 100% po cyklu rozliczeniowym, czy też korzystanie z kredytu odnawialnego?
Z kolei jeżeli nasi pracownicy często podróżują za granicę warto poszukać karty płatniczej, która w swoim pakiecie zawiera odpowiednie ubezpieczenia.
Niebagatelną sprawą, zwłaszcza przy wyborze większej ilości kart dla danego przedsiębiorstwa, jest możliwość kontroli i zarządzania wydatkami poprzez system raportów i dostęp do wyciągów przez Internet. Zawsze natomiast powinniśmy sprawdzić w jaki sposób wydawca karty procesuje zgłoszone reklamacje – czy musimy zapłacić za reklamowaną operację i otrzymać ewentualne uznanie po jej wyjaśnieniu, czy też możemy liczyć na odjęcie reklamowanej kwoty od salda do momentu wyjaśnienia reklamacji. Dlatego też przy wyborze oferty produktu kartowego dla firmy bardzo istotną rzeczą jest pełna analiza oferty , tabeli opłat i prowizji (co wydawca karty oferuje bezpłatnie, a za jakie czynności pobiera opłaty) oraz pakietu usług dodanych.
Katarzyna Fatyga
Sales Manager
Diners Club Polska
|
Artykuł pochodzi z Numeru Specjalnego Przeglądu Finansowego Bankier.pl
Partnerem wydania jest Visa |
Źródło: Bankier.pl