Rejestrując domenę, firmy często nie wykorzystują możliwości, jakie stwarza zbudowanie adresu e-mail w oparciu o nią. Jednakże rozwiązanie to, często pomijane, może bardzo pomóc przedsiębiorstwom, którym zależy na wizerunku poważnego partnera.
Na pytania: dlaczego warto posiadać konta e-mail we własnej domenie, jakie są zasady ich tworzenia oraz na co szczególnie zwrócić uwagę podczas ich użytkowania, udzieli odpowiedzi Daniel Kotyras, Dyrektor ds. Marketingu i Public Relations w firmie NetArt, lidera polskiego rynku rejestracji domen i hostingu serwerów.
Jakie korzyści, Pana zdaniem, daje posiadanie kont e-mail w firmowej domenie?
DK: Korzyści z posiadania kont e-mail w domenie przedsiębiorstwa jest wiele. Po pierwsze – są to aspekty promocyjne. Użycie domeny w firmowym mailu sprawia, iż potencjalny klient ma możliwość częstszego „obcowania” z adresem WWW, co sprawia, że znajdzie on stałe miejsce w jego pamięć. Wpływa to także na wzrost zaufania klientów do przedsiębiorstwa. Efekt taki jest niemożliwy do osiągnięcia w przypadku, gdy firma posiada konta poczty elektronicznej, w którymś z popularnych portali, oferujących darmowy serwis pocztowy. Inną zaletą, jaką niesie używanie adresu e-mail we własnej domenie, jest ułatwienie klientowi kontaktu z firmą. Jest on niewątpliwie łatwiejszy do zapamiętania dla kogoś, kto korzysta z usług danego przedsiębiorstwa lub zamierza z nich skorzystać. Ekspozycja na reklamie np. ulotkach adresów WWW i poczty e-mail ułatwia potencjalnym klientom uzyskanie wyczerpującej informacji o ofercie przedsiębiorstwa oraz utrwala w ich pamięci domenę.
Bardzo często mówi się o bezpieczeństwie danych osobowych w Internecie. W jaki sposób można zatem chronić tożsamość pracowników korzystających z poczty e-mail?
DK: Odpowiedź jest prosta. Służą temu aliasy pocztowe, czyli alternatywne adresy kont e-mail (inna nazwa tej samej skrzynki pocztowej). Tak jak było wspomniane w pytaniu, jest to szczególnie korzystne w przypadku firmy, które nie ujawniają danych personalnych swoich pracowników. Dzięki aliasom można posiadać kilka adresów pocztowych przypisanych fizycznie na jedno konto. Przykładowo, stworzenie aliasu biuro@twojafirma.pl wskazującego na konto jan.kowalski@twojafirma.pl spowoduje, że każdy e-mail wysłany na adres biuro@twojafirma.pl będzie docierał na konto jan.kowalski@twojafirma.pl. Pozwala to na ciągłość komunikacji na linii klient – firma, a jednocześnie ochronę danych pracowników. Ułatwia to również zainteresowanym osobom skierowanie wszelkich zapytań bezpośrednio do odpowiedniego działu (np. dział marketingu, PR, lub biuro obsługi klienta). Jednocześnie znacznie przyśpiesza rozwiązanie zagadnienia, przyczyniając się do tworzenia pozytywnego wizerunku firmy w oczach klientów oraz kontrahentów.
Jakich błędów należy się wystrzegać, tworząc konta e-mail dla pracowników?
DK: Niestety, wciąż bardzo często można spotkać się firmami, które ustalają dla swoich pracowników kontaktowe adresy e-mail w domenach popularnych portali. Może to wynikać z niewiedzy, że w ramach firmowej domeny przedsiębiorstwo może utworzyć jedno lub wiele kont pocztowych, a być może jest wynikiem niedopatrzenia. Śmiało można stwierdzić, że firma, która do kontaktu z klientami używa darmowej skrzynki pocztowej, odbierana jest jako nieprofesjonalna. Kojarzy się z niestabilnością, brakiem własnej siedziby itp. Kolejną konsekwencją użycia komercyjnych domen jest brak spójności wizerunku firmy, a co za tym idzie zmniejszenie rozpoznawalności adresu strony WWW przedsiębiorstwa. Tak jak wcześniej wspominałem, wielokrotne użycie domeny m.in. w adresach skrzynek pocztowych firmy ułatwia jej zapamiętanie przez użytkowników.
Poczta e-mail jest wykorzystywana w komunikacji z wieloma klientami. Co zrobić, gdy firma prowadzi kilka projektów, posiada kilka marek? Jak zapanować nad wszystkimi wiadomościami, tak by żadna z nich nie przepadła?
DK: W takich sytuacjach firmy mają do wyboru dwa wyjścia: dla każdej z marek zarejestrować domenę i utworzyć w niej konta e-mail dla pracowników, bądź uwspólnić system mailowy tak by adresy e-mail tworzone były w domenie zawierającej nazwę firmy – nie marki. Prosty przykład. Przedsiębiorstwo o nazwie Firma1 posiada 3 marki, dla których zarejestrowało domeny: marka1.pl, marka2.pl oraz marka3.pl. Wzorując się na pierwszym rozwiązaniu, pracownik Jan Kowalski, powinien posiadać trzy różne adresy e-mail: jan.kowalski@marka1.pl, jan.kowalski@marka2.pl oraz jan.kowalski@marka3.pl. Nie jest to jednak rozwiązanie dobre. Dlaczego? Pracownicy zazwyczaj do obsługi kilku różnych adresów e-mail używają jednego klienta pocztowego. Bez przekierowania wiadomości spływających na poszczególne adresy e-mail do odrębnych folderów, łatwo o pomyłkę podczas odpowiedzi na zapytanie klienta. Pracownicy często zapominają o sprawdzeniu, na jaki adres e-mail nadeszła wiadomość i odpisują z aktualnie ustawionego konta. Powoduje to dezorientację u klienta. Zastosowanie drugiego wariantu, czyli adresu e-mail dla pracowników stworzonego w jeden domenie, jest rozwiązaniem lepszym. Wykorzystując przykład pracownika Firmy1, miałby on jeden adres e-mail jan.kowalski@firma1.pl. Takie rozwiązanie pozwala wyeliminować ryzyko niedopatrzenia ze strony pracownika, przez co zachowana jest ciągłość kontaktu z klientami.
O czym należy pamiętać, wysyłając wiadomości e-mail?
DK: Niewątpliwie najważniejszą częścią wiadomości e-mail, oczywiście poza jej treścią, jest stopka. Niestety, dla wielu firm stopka maila służy głównie jako nośnik treści reklamowych – a to duży błąd, który w przyszłości może zaważyć na jakości procesu komunikacji. Zamiast informacji na temat: bezpośredniego adresu e-mail, numeru telefonu do przedstawiciela firmy, a także adresu strony WWW firmy, w stopkach wielu przedsiębiorstw widnieją dane na temat promocji bądź nowych usług. Oczywiście zamieszczenie reklamy w podpisie wiadomości jest skutecznym zabiegiem promocyjnym. Jednak główne miejsce stopki powinno być przeznaczone dla danych kontaktowych reprezentanta firmy.
W jaki sposób pracownicy firmy mogą zwiększyć bezpieczeństwo użytkowania poczty e-mail?
DK: Aby przedsiębiorstwo mogło powiedzieć o swojej poczcie, że jest bezpieczna powinno pamiętać o kilku zasadach. Pierwsza dotyczy korzystania z tzw. klienta poczty. Programy tego typu łączą się z serwerem, w celu pobrania otrzymanych wiadomości. Dobrze jest go skonfigurować w taki sposób, aby kopiował wiadomości na dysk komputera, zostawiając jednocześnie korespondencję na serwerze. Rozwiązanie takie pozwoli stworzyć archiwum, które będzie dostępne, np. gdy jeden z tych nośników ulegnie awarii. Ponadto obecność otrzymanych e-maili na serwerze umożliwia korzystanie z archiwum, w sytuacji gdy dostęp do firmowego komputera jest niemożliwy. Po drugie należy również pamiętać, że żaden filtr nie zapewnia stuprocentowej ochrony. Dlatego nie należy otwierać podejrzanych załączników lub linków do stron WWW przesyłanych drogą elektroniczną. Punkt najważniejszy to hasła do poczty e-mail. Nigdy nie powinny być one zapamiętywane w pamięci komputera, zwłaszcza jeżeli może mieć do niego dostęp więcej niż jedna osoba. Z tego samego powodu nie należy umieszczać hasła w postaci zapisku w pobliżu miejsca pracy. Niepowołana osoba mogłaby, np. poprzez wysłanie obraźliwej wiadomości, wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy w oczach klientów. Ważna jest także dotychczasowa korespondencja przetrzymywana na poczcie, w której mogą znajdować się poufne informacje handlowe, których odtajnienie mogło by zaważyć np. na sfinalizowaniu transakcji z klientem.
Na co zwrócić uwagę wybierając hostingodawcę, u którego będziemy utrzymywać firmową pocztę?
DK: Podstawą bezpieczeństwa firmowej poczty są zabezpieczenia technologiczne stosowane przez hostingodawcę. Aby uniemożliwić osobie trzeciej odczytanie przechwyconej wiadomości e-mail, powinna być ona odpowiednio zabezpieczona protokołem szyfrowania SSL (ang. Secure Socket Layer). Kolejnym ważnym zabezpieczeniem, na które należy zwrócić uwagę, jest stosowanie protokołu SMTP służącego autoryzacji użytkownika poczty. Uniemożliwia on wysłanie wiadomości z konta, do którego obsługi dana osoba nie ma upoważnienia. Ponadto niezbędnym zabezpieczeniem, jakie powinni stosować usługodawcy, by chronić firmową pocztę przed spamem i wirusami, to odpowiednie do tego przystosowane filtry. Filtry antyspamowe nie dopuszczają do otrzymywania wiadomości, które wysyłane są z adresów lub serwerów pocztowych znanych z nadawania spamu oraz tych, gdzie treść może wskazywać, że są niepożądane. Ostatnim zabezpieczeniem, które powinno się znaleźć w specyfikacji oferowanej usługi, jest wykonywanie regularnych kopii bezpieczeństwa poczty. Powinny być one tworzone przynajmniej raz na dobę. Tzw. backup jest szczególnie pomocny w razie przypadkowego usunięcia plików znajdujących się na serwerze. Możliwość uzyskania takiej kopii pozwala na przywrócenie utraconych treści. Dobrze jest wiedzieć, jak długo przechowywane są backupy oraz czy ich udostępnianie wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Użytkownicy darmowych kont e-mail w popularnych portalach mają do dyspozycji program do ich obsługi. Jak to wygląda np. w przypadku poczty elektronicznej w ramach serwerów w Państwa firmie?
DK: Poczta elektroniczna to obecnie jedno z głównych narzędzi komunikacji, z którego korzystają przedsiębiorstwa w kontaktach z klientami, dlatego program do jej obsługi musi być intuicyjny, a zarazem funkcjonalny i rozbudowany. Samo wysyłanie, odbieranie wiadomości czy tworzenie listy kontaktów nie wystarczy. Nowoczesne programy pocztowe do obsługi firmowej poczty elektronicznej dołączane do hostingu powinny zawierać opcje umożliwiające wykorzystywanie ich do organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Przykładowo, Active.office oferowany przez nazwa.pl, oprócz standardowych narzędzi służących do obsługi wiadomości elektronicznych, zawiera także rozbudowane narzędzia, takie jak: kalendarz, notatnik organizer zadań. Funkcjonalności te pozwalają m.in. na ustawianie powiadomień o najważniejszych wydarzeniach, nadawanie im priorytetów czy tworzenie listy zadań. Jest to niezwykle ważne usprawnienie w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Źródło: NetArt