Wiele osób ma świetne pomysły na nowy produkt/usługę i często mają nawet zarys planu działania. Nie mają jednak solidnego biznesplanu. Gdy pojawia się okazja na pozyskanie kapitału z jakichś funduszy lub od prywatnego inwestora, często marnują swoją szansę właśnie przez źle sporządzony biznesplan.
Biznesplan to instrument do planowania strategicznego i kontroli, wykorzystywany zarówno dla potrzeb wewnętrznych firmy, jak i dla organizacji zewnętrznych. Biznesplan przedstawia się m.in. inwestorom i bankom, gdy przedsiębiorcy starają się pozyskać źródła finansowania przedsięwzięć. Można powiedzieć w skrócie, że biznesplan to taki dokument, w którym szczegółowo opracowane są cele oraz zadania, a wszelkie działania ujęte są w harmonogramie średniookresowym. Opracowanie to zawiera również analizę otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego.
Dlaczego biznesplan jest taki potrzebny? Odpowiedz jest prosta. Jest to dokument potrzebny zarówno pracownikom, jak i organizacjom z zewnątrz. Każda firma, która chce osiągnąć sukces, powinna mieć dobrze określony plan działania i starać się go realizować bez pomijania żadnych elementów. Biznesplan może być właśnie takim narzędziem sprawnej realizacji zadań, wyznaczając ich kierunek i czas trwania. Mając taki instrument, jesteśmy w stanie kontrolować naszą sytuację, postępy oraz opóźnienia, a co za tym idzie uczyć i się wprowadzać korektę do działań.
Już z powyższego opisu wyłaniają się podstawowe funkcje biznesplanu. Większość pozycji literatury fachowej podaje trzy główne:
– funkcję planistyczną – pozwala uszczegółowić misję firmy i udoskonalić strategię,
– funkcję informacyjną – służy przede wszystkim dla inwestorów i kredytodawców. Ze względu na tę funkcję, biznesplan powinien być przygotowany w sposób rzetelny i kompleksowy.
– funkcję kontrolną – na podstawie biznesplanu i analizy sytuacji bieżącej możemy wykryć odstępstwa od planu, ocenić faktyczne wykonanie założonych zadań oraz wprowadzić poprawki do planu.
Również struktura biznesplanu jest jasno określona. Składa się na nią kilkanaście pozycji. Za stroną tytułową powinno się znaleźć streszczenie biznesplanu, które ma przedstawić zwięzłą charakterystykę przedsięwzięcia. Następnie należy opisać strukturę organizacji, którą będzie odpowiedzialna za projekt (w tym miejscu może znaleźć się krótka historia firmy, cele, konkurencyjność i inne). Kolejny etap to stworzenie charakterystyki kadry, która będzie miała wpływ na kształtowanie się przedsięwzięcia i zadecyduje o jego sukcesie na rynku. Powinien znaleźć tu się opis kadry kierowniczej i personelu firmy – umiejętności, wykształcenie, system motywacji i premiowania. Kolejna faza to sporządzenie planu marketingowego (należy tu pamiętać o analizie rynku, określeniu promocji, polityki cenowej i systemu dystrybucji). Ważnym elementem jest opisanie planowanego zatrudnienia (przede wszystkim szacunkowe określenie kosztów wynagrodzenia i niezbędnych szkoleń), scharakteryzowanie kontrahentów biznesowych oraz określenie formy nawiązywania współpracy. Do tego elementu często dodaje się informację o wyborze formy opodatkowania. Następnie przechodzimy do jednego z najtrudniejszych etapów, czyli wyznaczenia harmonogramu realizacji i spisania niezbędnych czynności przy założeniu ich zależności i czasu trwania. Gdy harmonogram zostanie już skrupulatnie przygotowany, należy przeanalizować rynki zbytu oraz konkurencję. Kolejnym rozdziałem może być próba uzasadnienia przedsięwzięcia i określenia miejsca na rynku. Przedostatnim etapem jest sporządzenie planu finansowego, czyli inaczej rachunku zysków i strat oraz rachunku przepływów pieniężnych (cash flow). Na koniec dokonujemy analizy wrażliwości – czyli próbujemy określić ryzyko niepowodzenia inwestycji.
Proces tworzenia biznesplanu, jest złożony, zatem z góry obarczony ryzykiem wystąpienia błędów. Najczęstsze wynikają z niewiedzy przedsiębiorców. Pomijając przypadki, w których brak jest istotnych części dokumentu, głównym problemem jest nieznajomość realiów rynkowych. Niestety młodym przedsiębiorcom brakuje wiadomości na temat rzeczywistych mechanizmów, którymi kieruje się rynek. Wiedza teoretyczna zdobyta na studiach i kursach często nie ma nic wspólnego z obecną sytuacją. W związku z tym, w biznesplanach przyjmowane są nierealne założenia oraz pomija się wiele istotnych aspektów. Znane powszechnie powiedzenie: „reklama jest dźwignią handlu”, rzadko jest poważnie traktowane przez adeptów biznesu. Opracowanie planu promocji jest pomijane albo traktowane na zasadzie „żeby tylko był”.
Od czego zatem zacząć, aby nie odpaść w przysłowiowych przedbiegach? Na początku na pewno powinniśmy szczegółowo dopracować plan działania. Nawet drobiazgi takie jak wstępne szkice, notatki na kartce papieru, zapiski w kalendarzu mogą okazać się bardzo przydatne w kolejnych etapach przygotowania profesjonalnego biznesplanu.
Nie powinniśmy robić biznesplanu na kształt czyjegoś, już przygotowanego. Powielanie biznesplanu nie jest mile widzianą praktyką. Warto natomiast porównać nasze prace z innymi, sprawdzić jakich elementów nam brakuje, a jakie trzeba rozwinąć. „Ucz się na błędach, najlepiej tych cudzych” – ta maksyma świetnie pasuje do procesu tworzenia biznesplanu, dokumentu który niejednokrotnie przesądza o sukcesie lub porażce przedsięwzięcia. Biznesplan jest projektem, gdyż jego przygotowanie ma wiele elementów wspólnych z pierwszymi fazami procesu zarządzania projektami. Dlatego też, znajomość tej trudnej dziedziny może się okazać bardzo przydatna, szczególnie w takich elementach jak: wyznaczanie celów, ustalanie harmonogramu, planowanie zasobów czy analiza przedsięwzięcia.
Często przy tworzeniu biznesplanu zastanawiamy się nad jego obszernością – „rozpisywać się” czy raczej być konkretnym. Tutaj odpowiedź jest jasna. Inwestorzy dostają w swoje ręce często setki biznesplanów miesięcznie. Nie wczytują się uważnie w każdy przysłany dokument, dlatego zwięzła forma jest bardzo ważna. Często patrzą tylko na kilka pierwszych zdań i po nich oceniają, czy warto się zagłębiać w dokument czy może wyrzucić go do kosza. Jeśli biznesplan wydaje się interesujący, inwestorzy analizują szczegółową koncepcję i kosztorys, jeżeli i te części będą przygotowane profesjonalnie i na podstawie realnych założeń, to biznesplan ma duże szanse na przekonanie inwestora do wyboru właśnie naszego pomysłu.
Możemy się zatem zastanawiać, co dla inwestora jest w projekcie najważniejsze? Czy tym kryterium są tylko i wyłącznie przyszłe zyski? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Oczywiście inwestor wnoszący swój kapitał do jakiegoś przedsięwzięcia liczy na określoną stopę zwrotu z inwestycji, a co za tym idzie na zyski. Młodzi przedsiębiorcy bardzo często zaniżają koszty, aby zyski były jak najwyższe, a przez to przedsięwzięcie staje się w ich odczuciu atrakcyjniejsze. Autorzy biznesplanów starają się przede wszystkim pokazać duże papierowe zyski, zapominając zupełnie o bardzo istotnej kwestii płynności finansowej przedsięwzięcia – stwierdza Małgorzata Grendysa, analityk finansowy Pressiton Finance. Celem każdej podejmowanej w biznesie działalności jest wygenerowanie zysków, niemniej jednak, aby podmiot mógł funkcjonować konieczna jest zdolność do pokrywania swoich zobowiązań wpływami z należności. Często zdarza się, że przedsięwzięcie na początku przynosi straty, ale jeśli utrzymana jest płynność finansowa i rachunek ekonomiczny wskazuje na zasadność projektu, istnieje realna szansa sukcesu – tłumaczy Małgorzata Grendysa.
W takim razie, tworzyć samemu czy z pomocą? To pytanie zadaje sobie wielu, brak jednak jednej uniwersalnej odpowiedzi, gdyż uwarunkowań jest wiele. Przede wszystkim musimy zastanowić się nad własnymi kompetencjami czy umiejętnościami w prowadzeniu przedsięwzięcia biznesowego. Jeśli chcemy wejść z innowacyjnym produktem, warto zastanowić się, czy wiemy jaki jest proces wprowadzania produktu od fazy projektowania, przez inkubacje, wdrażanie i dalsze zarządzanie nim. Jeśli również potrafimy zrobić profesjonalne badanie rynku, konkurencji oraz własnych predyspozycji to jest duża szansa, że poradzimy sobie z napisaniem porządnego biznesplanu. Jeśli jednak mamy wątpliwości, a chcemy by sporządzony dokument miał siłę przebicia, powinniśmy udać się do jednej z instytucji, które się tym zajmują kompleksowo. „Na co dzień pomagamy w pozyskiwaniu inwestorów dla start-upów i kwestia biznesplanu jest w tej sytuacji kluczowa. Jeśli przedsiębiorca dysponuje dobrym biznesplanem, to można powiedzieć, że uczynił pierwszy krok do udanej transakcji.” – wyjaśnia Dawid Jarecki, menedżer Pressiton Finance. „Niestety nie mający podstaw zarządzania innowatorzy, często przygotowują idealistyczne plany z założeniami oderwanymi od rynkowej rzeczywistości. Nie tylko pomijają różne bardzo ważne kwestie kosztowe i formalne, które wpływają na harmonogram, ale również pomijają promocję licząc, iż ich produkt jest tak wspaniały i niepowtarzalny, że sam się będzie sprzedawał. Często również nie doceniają konkurencji, substytutów i sił zewnętrznych rządzących rynkiem.” podsumowuje Dawid Jarecki.
Źródło: PressitOn Group