Tylko do 30 września pracownik może wykorzystać zaległy urlop za 2014 rok. Zgodnie z opinią Sądu Najwyższego pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległych dni wolnych. Taki urlop musi być wykorzystany, bo kodeks pracy nie przewiduje możliwości wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane wolne w trakcie trwania umowy o pracę. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik odchodzi z danej firmy.
– Co do zasady obowiązkiem pracodawcy jest udzielanie pracownikowi urlopu w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, czyli nie jest dopuszczalna sytuacja, w której część urlopu pracownik wykorzysta w danym roku, a część przeniesie sobie na rok kolejny – mówi agencji Newseria Biznes Michał Szuszczyński, wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej w Poznaniu, radca prawny i założyciel SZUSZCZYŃSKI Kancelarii Prawa Pracy w Poznaniu.
W praktyce jednak często ma to miejsce. Przepisy przewidują, że tylko w sytuacji, kiedy urlop wypoczynkowy nie mógł być wykorzystany w danym roku kalendarzowym, może być wykorzystany najpóźniej do 30 września kolejnego roku.
– Stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy czy stanowiska, które wyraża w swoich wyrokach Sąd Najwyższy, określają, że przy urlopie bieżącym, czyli z danego roku, przyjmuje się, że pracodawca nie ma prawa zmusić pracownika do jego wykorzystania – mówi Michał Szuszczyński. – W przypadku urlopu zaległego Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, że można pracownika zmusić do wykorzystania tego zaległego urlopu.
Pracodawca może też narzucić termin urlopu, nawet bieżącego, w przypadku, gdy pracownik znajduje się w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Ponadto, tylko w sytuacji zakończenia współpracy z dotychczasowym pracodawcą pracownikowi, który ma niewykorzystany urlop, przysługuje ekwiwalent pieniężny.
– Należy pamiętać o tym, że ten ekwiwalent obejmuje wówczas tylko te miesiące, które pracownik proporcjonalnie przepracował w zakładzie pracy. Jeżeli stosunek pracy ulega zakończeniu z końcem sierpnia, wówczas ekwiwalent wypłacamy za te dni urlopowe, które przysługiwały pracownikowi od stycznia do sierpnia, a nie w całym roku kalendarzowym – podkreśla Szuszczyński.
Kodeks pracy stanowi, że termin urlopu powinien być ustalony przy uwzględnieniu potrzeb pracownika. Nie powinien jednak zakłócać normalnego toku funkcjonowania zakładu pracy. W przypadku konfliktu dat ostateczna decyzja w sprawie urlopu należy do pracodawcy.
– Jeżeli pracodawca uznaje, że preferowany przez pracownika termin wykorzystania urlopu zakłócałby normalne funkcjonowanie firmy, ma prawo odmówić udzielenia takiego urlopu. Oczywiście należy dążyć do tego, żeby w jak największym stopniu ten termin był dogodny dla obydwu stron – mówi ekspert.
Kodeks pracy nie wskazuje, w jaki sposób pracodawca powinien rozwiązywać problem kolizji terminów, czyli kiedy duża liczba wniosków urlopowych dotyczy tego samego terminu.
– Warto pomyśleć, w jaki sposób takie kwestie uregulować w zakładzie pracy. Jednym ze sposobów może być np. zapisanie w regulaminie, że pracownicy składają wnioski urlopowe do określonego terminu, np. do końca stycznia danego roku kalendarzowego i pracodawca ma prawo kierować się kolejnością wpływu takich wniosków urlopowych – proponuje Michał Szuszczyński.
Z kolei w przypadku urlopu na żądanie pracodawca powinien udzielić go w terminie wskazanym przez pracownika.
– Taka jest istota tego urlopu, takie też były intencje ustawodawcy, kiedy ten urlop był wprowadzany do kodeksu pracy – komentuje.
Orzecznictwo sądowe dopuszcza jednak możliwość odmowy udzielenia takiego dnia wolnego. Dotyczy to wyjątkowych sytuacji, w których nieobecność zatrudnionego skutkowałaby paraliżem przedsiębiorstwa.
– To przykładowo sytuacja, kiedy jednego dnia wszyscy kierowcy karetek pogotowia złożyliby wnioski o udzielenie im urlopu na żądanie albo kierowcy pojazdów odśnieżających podczas bardzo srogiej zimy. W takiej właśnie sytuacji sądy pracy uznają, że pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu na żądanie w określonym terminie. Ale zasadą powinno być to, że ten urlop udzielany jest w terminie wskazanym przez pracownika – informuje mecenas.
W przypadku nieuzasadnionej odmowy przyjęcia wniosku o urlop pracodawca naraża się na finansowe konsekwencje. Kodek pracy traktuje tego typu decyzję jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, co grozi karą w wysokości od tysiąca do nawet 30 tys. zł.