Kodeksowa regulacja instytucji przerwy w obradach walnego zgromadzenia stanowi novum w Ksh. Analogicznego rozwiązania nie przewidywał poprzednio obowiązujący Kodeks handlowy. Jednak również w poprzednim stanie prawnym przerwy mogły być zarządzane podczas obrad zgromadzeń obu form spółek kapitałowych. Zwykle nie były one jednak potrzebne i zgromadzenia odbywały się bez przerw albo jedynie z krótkimi przerwami (technicznymi czy organizacyjnymi). W literaturze wskazuje się, że dopiero w ostatnim okresie obowiązywania Kh konflikty pomiędzy akcjonariuszami przenosiły się na forum walnych zgromadzeń, co powodowało ogłaszanie licznych i długich przerw, a także patologiczne sytuacje – kiedy np. nie skończyło się jeszcze jedno walne zgromadzenie, a już zaczynano kolejne.
Kodeksowe granice swobody
W świetle obowiązującego prawa, ustawowo uregulowana jest kwestia przerwy w obradach jedynie w przypadku walnego zgromadzenia spółki akcyjnej. Nie oznacza to jednak, że zarządzenie przerwy byłoby niedopuszczalne w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółka akcyjna jest po prostu spółką o wiele bardziej „doregulowaną” niż spółka z o.o. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 7 stycznia 2005 r. (IV CK 381/04), na gruncie prawa spółek przyjąć należy, że zgromadzenia wspólników spółek z o.o. odbywają się według reguł swobodnie określonych przez wspólników, a obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa wyznaczają jedynie granice tej swobody. Brak jakiejkolwiek regulacji dotyczącej przerw w obradach zgromadzenia oznacza, że wspólnicy mają przy zarządzaniu przerw pełną swobodę.
Jednak z uwagi na istotę i charakter spółki akcyjnej, pozostawienie takiej samej swobody akcjonariuszom nie znajduje żadnego uzasadnienia. Dlatego przyjęte w art. 408 Ksh uregulowania mają na celu stworzenie bariery dla nadużywania prawa do ogłaszania przerw w obradach walnego zgromadzenia. Wskazany przepis nie tworzy instytucji prawnej na użytek spółki akcyjnej, lecz ma charakter negatywny, tzn. służy wprowadzeniu ograniczeń co do mechanizmu zarządzania przerw oraz długości ich trwania.
Niezbędne wymogi
Na podstawie art. 408 § 2 Ksh walne zgromadzenie może zarządzać przerwy w swoich obradach większością dwóch trzecich głosów. Przerwy takie nie mogą trwać dłużej niż łącznie 30 dni. Z uwagi na brak szczegółowej regulacji w Ksh dotyczącej obliczania terminów oraz fakt istnienia zasady jedności prawa cywilnego (art. 2 Ksh) posługiwać należy się przepisami Kodeksu cywilnego. Najkrótszą jednostką czasu, którą przyjął ustawodawca na gruncie Kc, jest doba (art. 111 Kc). Każda przerwa w obradach walnego zgromadzenia zarządzana na podstawie art. 408 § 2 Ksh musi więc wynosić co najmniej jedną dobę.
Podczas jednego walnego zgromadzenia przerw może być kilka, jednak ich długość po zsumowaniu nie może wynosić więcej niż trzydzieści dni, czyli np. mogą to być trzy przerwy każda po dziesięć dni. Przekroczenie wskazanego powyżej terminu powoduje ex lege zakończenie obrad walnego zgromadzenia.
Naruszenie art. 408 § 2 Ksh może stanowić podstawę do stwierdzenia nieważności uchwały (art. 425 Ksh), gdyż podjęcie uchwały na „walnym zgromadzeniu” zwołanym np. po 40-dniowej przerwie będzie oznaczało, że została ona w istocie podjęta przez gremium, które w świetle obowiązujących przepisów nie jest już walnym zgromadzeniem.
Kwalifikowana większość dwóch trzecich głosów przy podejmowaniu uchwały w przedmiocie zarządzenia przerwy nie może być zmodyfikowana w statucie – poprzez wprowadzenie niższej czy wyższej kwalifikowanej większości. Ustawodawca na to nie zezwala, bowiem art. 408 § 2 Ksh ma charakter bezwzględnie obowiązujący w zw. z art. 304 § 3 Ksh.
Uchwała w przedmiocie przerwy powinna wskazywać dzień i godzinę wznowienia obrad. Nie jest natomiast niezbędne wskazanie miejsca obrad, gdyż z uwagi na brak możliwości przeniesienia ich w inne miejsce (walne zgromadzenie musi być kontynuowane w miejscu wskazanym w ogłoszeniu o jego zwołaniu – art. 402 § 2 Ksh) będą się one odbywały tam gdzie poprzednio.
Krótka przerwa – tylko racjonalnie uzasadniona
W praktyce walnych zgromadzeń istnieją również tzw. przerwy techniczne – trwające najczęściej od kilkunastu minut do kilku godzin. Krótka przerwa techniczna może być uzasadniona np. potrzebą dostarczenia przez zarząd określonych dokumentów na salę obrad, koniecznością sformułowania wniosków na piśmie, czy też daniem zarządowi albo radzie nadzorczej czasu umożliwiającego zajęcie stanowiska w określonej sprawie.
Dopuszczalność przerw technicznych wynika zazwyczaj z regulaminów walnych zgromadzeń, które mogą zawierać postanowienia przyznające przewodniczącemu walnego zgromadzenia uprawnienia do zarządzenia krótkiej przerwy w obradach.
Krótka przerwa (przerwa techniczna) nie może mieć na celu utrudnienia akcjonariuszom wykonywania ich praw – to sformułowanie stosunkowo często można spotkać można w regulaminach. Oznacza to, że przewodniczący zarządzając przerwę powinien wskazać cel takiej przerwy oraz że cel ten powinien być racjonalnie uzasadniony. Sformułowanie iż przerwa nie może mieć na celu utrudniania akcjonariuszom wykonywania ich praw oraz że przerwa zarządzana jest przez przewodniczącego w uzasadnionych przypadkach, wynikało z dostosowania aktów organizacyjnych spółek giełdowych do zasad zawartych w Dobrych praktykach w spółkach publicznych 2005, przyjętych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie.
Obowiązujący od 1 stycznia 2008 r. nowy dokument Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW również zawiera zasadę odnoszącą się do przerwy w obradach walnego zgromadzenia. Zgodnie z zawartą w II części dokumentu zasadą 1 pkt. 9, spółka ma prowadzić korporacyjną stronę internetową i zamieszczać na niej m.in. informacje o przerwie w obradach walnego zgromadzenia i powodach zarządzenia przerwy. W nowym dokumencie brak natomiast zasady dotyczącej dopuszczalności krótkiej przerwy (przerwy technicznej). Wynika to zapewne z upowszechnienia się w regulaminach wskazanego rozwiązania, nie było więc potrzeby powtarzania go w Dobrych Praktykach Spółek Notowanych na GPW. Nowy dokument zawiera jednak rekomendację, zgodnie z którą spółka powinna dołożyć starań, aby odwołanie walnego zgromadzenia lub zmiana jego terminu nie uniemożliwiały lub nie ograniczały akcjonariuszowi prawa do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu.
W interesie akcjonariuszy mniejszościowych
Wskazaną rekomendację można również rozszerzyć na zarządzanie przerw i przyjąć, że przewodniczący walnego zgromadzenia powinien przy zarządzaniu przerw liczyć się z interesem akcjonariuszy mniejszościowych. Należy tu podkreślić, że istnieje poważne niebezpieczeństwo, że przerwy (przede wszystkim przerwy „kodeksowe”) nie będą miały jedynie charakteru organizacyjnego, będą natomiast wykorzystywane przez akcjonariuszy większościowych, aby utrudnić czy uniemożliwić wykonywanie przez akcjonariuszy mniejszościowych przysługujących im uprawnień. Bardzo prawdopodobne jest bowiem, że drobny akcjonariusz z powodu kosztów nie przybędzie ponownie na walne zgromadzenie.
Fakt ograniczenia przez ustawodawcę łącznej długości przerw „kodeksowych” ocenić należy pozytywnie, jednak samo limitowanie długości nie chroni w wystarczającym stopniu drobnych akcjonariuszy. De lege ferenda należałoby rozważyć zmianę przepisu, polegającą na dodaniu do niego przesłanki istnienia „ważnych przyczyn” dla zarządzenia przerwy w obradach. W sytuacji wystąpienia sporu między akcjonariuszami przesłanka taka podlegałaby ocenie sądu. Obecnie za zalecane rozwiązanie należy uznać wprowadzanie do statutów postanowień ograniczających zarządzanie przerw poprzez wymóg uzasadniania ich zarządzenia.
Rola listy obecności
Przerwa w obradach może powodować zmianę liczby akcjonariuszy uczestniczących w walnym zgromadzeniu. Na obrady po przerwie przybyć mogą bowiem akcjonariusze nieobecni przed przerwą, może też się zdarzyć, że akcjonariusze wcześniej obecni (zwłaszcza akcjonariusze mniejszościowi) zrezygnują z dalszego uczestnictwa w obradach. Oznacza to, że w celu potwierdzenia tożsamości osób uczestniczących w zgromadzeniu po przerwie potrzebne jest sporządzenie nowej listy obecności. Ustawodawca nie wprowadził stosownej regulacji dotyczącej konieczności weryfikacji listy obecności po przerwie, oznacza to więc, że zastosować należy art. 410 § 2 Ksh. Do sprawdzenia listy obecności może dojść wtedy, gdy akcjonariusze posiadający jedną dziesiątą kapitału zakładowego reprezentowanego na walnym zgromadzeniu złożą stosowny wniosek, który zostanie następnie przyjęty przez walne zgromadzenie.
(…)