Spróbuję wskazać na korzyści płynące ze świadomego kształtowania kultury etycznej organizacji, a przede wszystkim zidentyfikować optymalne podejście procesowe. Dlatego odniosę się do kolejnych kroków składających się na proces tworzenia i funkcjonowania kodeksu, w tym działań na rzecz utrzymania zainteresowania tematyką standardów etycznych wśród adresatów tego dokumentu.
Ostatnie miesiące upływały pod znakiem kryzysu finansowego i gospodarczego. Zastanawiamy się nad przyczynami, analizujemy kroki, które można było podjąć, aby uniknąć sytuacji kryzysowej, bądź osłabić skalę jej negatywnych konsekwencji. Warto jednak już teraz zastanowić się nad tym, w jaki sposób zacząć budować lub odbudowywać pozycję naszej firmy – w perspektywie kolejnych kilku lat.
Musimy w związku z tym postawić ważne pytania: Jak możemy przyczynić się do tego, aby możliwy był rozwój i zdobywanie nowych rynków? W jaki sposób zgromadzić pracowników i kadrę zarządzającą wokół wspólnego celu, jakim jest rozszerzanie działalności i zwiększanie przychodów? Co zrobić, aby firma stała się atrakcyjnym pracodawcą? Jak przyciągnąć i „przywiązać” do siebie na dłużej osoby, które oczekują nie tylko wysokich wynagrodzeń, ale również odpowiedniego klimatu i kultury organizacyjnej?
Jestem przekonany, że obok innych kroków, podejmowanych w celu budowania nowoczesnego ładu korporacyjnego i kultury organizacyjnej, warto rozważyć także możliwość kształtowania pożądanych postaw etycznych w organizacji poprzez odwołanie się do kodeksu etyki. Jest to jednak uzasadnione i warte zainteresowania tylko wtedy, gdy nie traktujemy kodeksu jako kolejnej wewnętrznej regulacji, która trafi na półkę czy zajmie nieco pamięci na dysku. Ma to sens jedynie w sytuacji, gdy podejmowane działania będą polegały na budowaniu wspólnego frontu i zaangażowania wszystkich interesariuszy w proces kształtowania kultury etycznej organizacji, zaś kodeks etyki będzie jednym z elementów tego procesu, a jednocześnie czynnikiem świadczącym o dojrzałości kultury korporacyjnej.
Do czego potrzebny jest kodeks etyki?
Wyrażona w powyższym pytaniu wątpliwość jest uzasadniona przede wszystkim wtedy, gdy traktujemy opracowanie i ustanowienie kodeksu etyki jako cel sam w sobie. Jeżeli natomiast uświadomimy sobie, że kodeks jest dokumentem znanym wszystkim pracownikom, którzy potwierdzili fakt zapoznania się z nim przez złożenie podpisu na stosownym oświadczeniu i, co więcej, zobowiązali się do stosowania jego postanowień – to dokument ten ma jak najbardziej praktyczny wymiar.
Dobrze zdefiniowany w kodeksie zakres zachowań niedopuszczalnych może w wielu sytuacjach stanowić niebagatelne ułatwienie przy wyciąganiu konsekwencji dyscyplinarnych w stosunku do pracowników czy przedstawicieli kadry kierowniczej, których zachowania naruszają standardy etyczne przyjęte w danej organizacji. Kodeks – szczególnie jeśli jego idea zyskuje poparcie organizacji pracowniczych, związków zawodowych – ułatwia także podejmowanie stosownych, przewidzianych przepisami prawa działań. Przykładem może być np. rozwiązywanie umowy o pracę z winy pracownika – bez obaw o dalsze losy tej decyzji, gdy wskutek skargi pracownika pracodawca będzie musiał stanąć przed sądem pracy. Formułując i informując w sposób precyzyjny o liście zachowań czy działań, które są zabronione, znacząco ograniczamy możliwość powoływania się przez adresatów tego dokumentu na niewiedzę o tym, co jest dozwolone, a co nie.
Tak traktowany kodeks spełnia oczywiście nakreśloną wyżej rolę, jednak nie przybliża nas do celu, jakim jest zbudowanie zespołu, który współpracując koncentruje się na osiągnięciu wspólnego rezultatu. Rezultatu, jakim jest zbudowanie pozycji rynkowej, renomy czy też wizerunku organizacji. Osiągnięcie takich korzyści płynących z faktu wdrożenia kodeksu etyki wymaga znacznie większego zaangażowania i szerzej zakrojonych działań. Przede wszystkim niezbędne jest włączanie w proces jego ustanowienia i stosowania wszystkich podmiotów, do których jest adresowany. Dopiero wówczas kodeks może przynieść wymierne korzyści, jak choćby:
- większe zaangażowanie pracowników we wspólną realizację powierzonych im zadań;
- przekonanie o możliwości realizacji swoich indywidualnych celów;
- lepsza atmosfera skutecznie zachęcająca do dalszej pracy i zatrudnienia się w danej organizacji;
- przeświadczenie kontrahentów co do tego, że z tym podmiotem warto współpracować i można to robić bez obaw o bezpieczeństwo swoich interesów;
- bardziej pozytywna ocena ze strony szeroko rozumianych interesariuszy, w tym inwestorów, akcjonariuszy.
Warto też wspomnieć, że ustanawianie kodeksów etyki oraz kształtowanie kultury etycznej w organizacji nie powinno być domeną jedynie podmiotów nastawionych na wypracowanie zysku. Korzyści płynące z takich działań mogą okazać się nieocenione także m.in. dla administracji publicznej. Dają one szansę, obok wskazanych wyżej pozytywnych konsekwencji, na przekonanie opinii społecznej o tym, że zmiany zachodzące przykładowo w sektorze finansów publicznych zmierzają w dobrym kierunku, a wydatki związane z funkcjonowaniem jednostek tego sektora – ponoszone przez podatników – realizowane są w sposób wydajny, w oparciu o przejrzyste zasady, przez ludzi przestrzegających odpowiednich standardów zachowania.
Od czego zacząć?
W jaki sposób rozpocząć prace nad kodeksem – tak aby od razu na początku nie wywołać uczucia znudzenia czy pojawienia się lekceważącego uśmiechu na twarzach pracowników? Jeśli przyjmiemy, że kodeks etyki stanowi dla nas jedynie środek do osiągnięcia założonego celu, powinniśmy skupić się w pierwszej kolejności na zapewnieniu właściwej komunikacji wewnętrznej.
Oczywiście komunikacja zewnętrzna również jest istotnym elementem procesu ustanawiania kodeksu, niemniej jej zakres i stosowane podejścia powinny być rozpatrywane w każdym przypadku indywidualnie. Po prostu grono interesariuszy każdej organizacji ma indywidualne cechy, dlatego podejście i sposób pozyskania informacji zwrotnej powinny uwzględniać tę specyfikę.
Wracając do zagadnienia komunikacji wewnętrznej – niezwykle ważne jest, by nie inicjować jej dopiero po uchwaleniu kodeksu etyki, przy wręczaniu zatrudnionym egzemplarzy świeżo wydrukowanego nakładu tego dokumentu. O czym powinniśmy pamiętać, aby zapewnić powodzenie pierwszego etapu procesu opracowywania i wprowadzania w życie kodeksu etyki? Przede wszystkim powinniśmy rozważyć następujące propozycje:
- poinformujmy wszystkich adresatów o fakcie rozpoczęcia prac nad kodeksem;
- przekażmy informację o tym, kto będzie prowadził prace i do kogo można kierować propozycje i komentarze;
- ogłośmy konkurs na najciekawsze zdjęcia, które zostaną wykorzystane jako element szaty graficznej kodeksu;
- zaangażujmy w proces opracowania kodeksu jak najszersze grono uczestników;
- starajmy się uwzględniać zgłaszane uwagi i propozycje (w innym przypadku starajmy się informować o przyczynach ich nieuwzględnienia);
- załóżmy forum dyskusyjne poświęcone kodeksowi;
- przeprowadźmy ankietę, która pozwoli zidentyfikować obszary wymagające – zdaniem pracowników – największej uwagi i stanowiące źródło licznych, poważnych problemów.
Podejmując wskazane wyżej działania znakomicie zwiększamy szanse na ukształtowanie się powszechnego przeświadczenia o wspólnym autorstwie kodeksu etyki. Przyczynimy się tym samym do poprawy rokowań dla powodzenia procesu wprowadzenia w życie tego dokumentu – nie tylko w aspekcie formalnym, ale przede wszystkim faktycznym.
Wszystkie te działania powinny prowadzić do rezultatu w postaci opracowanego kodeksu etyki, który może zostać formalnie przyjęty, zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym względzie w danej organizacji. Komunikat o przyjęciu dokumentu powinien niezwłocznie trafić do wszystkich pracowników, w tym kadry kierowniczej. Powinien zostać przekazany bezpośrednio przez najwyższego w strukturze członka kadry zarządzającej (prezesa zarządu, dyrektora generalnego, ministra, etc.).
Komunikat powinien także zawierać informacje o kolejnych krokach: sposobie dystrybucji dokumentu oraz terminie, do którego wszyscy zatrudnieni zobowiązani są zapoznać się z nim i złożyć oświadczenie o jego znajomości, a także zobowiązaniu się do jego stosowania.
Kiedy kodeks faktycznie wejdzie w życie i wszyscy jego adresaci zadeklarują, że będą stosować się do jego zasad, możemy poinformować o tym fakcie pozostałych interesariuszy, w tym media.
Warto przy tym pamiętać, że sposób procedowania nad kodeksem może być odmienny od powyższego – w przypadku, gdy interesariusze zewnętrzni są, bądź też powinni być, aktywnymi uczestnikami tego procesu.
Co powinien zawierać kodeks?
Analizując opracowania nt. kodeksów etyki oraz dostępne dokumenty sformułowane i wprowadzone w życie w wielu organizacjach, dostrzec można duże zróżnicowanie – zarówno w zakresie treści, jak i formy tych dokumentów, w tym poziomu szczegółowości zawartych w nich zasad. Jest to całkowicie naturalne, z uwagi na specyfikę poszczególnych organizacji. W przypadku każdej z nich inne są oczekiwania, wyobrażenia pracowników, kadry kierowniczej oraz pozostałych interesariuszy, na temat tego jak taki dokument powinien wyglądać.
Nie ma potrzeby dyskutowania na temat wyższości jednego podejścia nad innymi – po prostu jest to kwestia indywidualna. Inaczej bowiem kodeks wyglądać może w dużej międzynarodowej korporacji, inaczej w małej lub średniej spółce z kapitałem polskim, jeszcze inaczej w przypadku agend rządowych czy jednostek samorządowych. Duży zakres dowolności treści i formy dokumentu nie może jednak oznaczać zgody na „bylejakość”, jeśli chcemy by kodeks mógł realizować stawiane przed nim cele.
Niezależnie od przyjętych założeń i formuły, opracowując kodeks powinniśmy najpierw podjąć próbę zdefiniowania ogólnych zasad czy wartości, które będą podstawą kultury etycznej w organizacji. Następnie definiujemy standardy, które kierują naszym postępowaniem zarówno w relacjach wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z podmiotami zewnętrznymi. Warto uzupełnić je o wskazania dotyczące sposobu funkcjonowania postanowień kodeksu, dając wszystkim możliwość formułowania pytań, informowania o przypadkach naruszeń kodeksu i sankcjach związanych z jego nieprzestrzeganiem (patrz ramka na str…).
Niezależnie od tego, jakie zagadnienia w obszarze relacji wewnętrznych czy relacji z podmiotami zewnętrznymi uznamy za istotne i zdecydujemy o ich umieszczeniu w treści kodeksu, warto podjąć próbę precyzyjnego zdefiniowania tego, co jest dozwolone, a co – w myśl przyjętych w danej organizacji standardów – dopuszczalne już nie jest. Należy przy tym maksymalnie ułatwić czytelnikom i adresatom kodeksu znalezienie odpowiedzi na pytanie, czy konkretna sytuacja, w której się znaleźli, stanowi naruszenie kodeksu czy też nie? Posłużmy się przykładem – w przypadku postanowień kodeksowych dotyczących przyjmowania upominków można posłużyć się następującymi pytaniami:
- Czy intencją korzyści jest budowanie pozytywnej relacji lub proste wyrażenie grzeczności? Czy też raczej ukierunkowana jest ona na wpłynięcie na obiektywizm odbiorcy w zakresie podejmowania znajdujących się w jego kompetencji decyzji?
- Czy korzyść jest skromna i ma charakter incydentalny, czy też mogłaby wpłynąć na twój obiektywizm?
- Czy jesteś pewien, że korzyść spełnia wymagania legalności w myśl przepisów prawa krajowego?
- Czy czułbyś się zakłopotany, jeśli twój przełożony, koledzy, czy też inna osoba z twojej firmy, dowiedzieliby się o korzyści, którą otrzymałeś?
- Czy mogłoby się stać to przedmiotem zainteresowania mediów? Czy mogłoby to prowadzić do negatywnych skutków dla firmy?
Bardzo ciekawym i przydatnym rozwiązaniem jest posłużenie się w treści kodeksu etyki przykładami właśnie w formie pytań i odpowiedzi. Pożądane jest oczywiście, by przytoczone przykłady w jak największym stopniu odnosiły się do realiów danej organizacji, aczkolwiek w części przypadków mogą mieć one charakter uniwersalny.
(…)
Musimy ponadto pamiętać o dostosowaniu języka do możliwości odbiorców – tak by kodeks był zrozumiały dla wszystkich zatrudnionych. Inaczej bowiem napiszemy kodeks dla zakładu produkcyjnego, inaczej zaś kodeks skierowany do pracowników firmy konsultingowej czy pracowników urzędu centralnego funkcjonującego w ramach sektora administracji publicznej. Naszym zadaniem jest uczynić go dokumentem w maksymalnym stopniu przystępnym i zrozumiałym. Od tego zależy efektywność jego funkcjonowania.
Mamy już kodeks i co dalej?
Bardzo wiele firm i organizacji poprzestaje niestety na formalnym ustanowieniu kodeksu etyki. W wielu przypadkach nie dostrzegamy momentu, w którym zaangażowanie i zainteresowanie tą tematyką zanika, a wszyscy wracają do swoich obowiązków i przyzwyczajeń, zapominając stopniowo o tym dokumencie i jego przesłaniu. Chcąc uniknąć takiej sytuacji powinniśmy rozważyć możliwość podjęcia następujących działań:
- systematycznie prowadzona akcja mailingowa (rozsyłanie do wszystkich wiadomości e-mail o tematyce etycznej, wskazujących na przykładowe dylematy czy zachowania będące przykładami naruszeń postanowień kodeksowych);
- prowadzona w sposób przemyślany akcja budowania świadomości etycznej (plakaty, konkursy, teksty poświęcone tej tematyce w gazetkach adresowanych do pracowników);
- „kącik etyczny” w trakcie firmowych pikników rodzinnych;
- „gadżety” związane z tematyką etyczną przeznaczone dla dzieci pracowników firmy, etc.
Wachlarz możliwych działań jest szeroki, pamiętać jednak musimy o tym, by nie popaść w przesadę. Tematyka ta jest oczywiście niezwykle istotna, niemniej stanowi tylko jeden z wielu aspektów funkcjonowania firmy (organizacji) i jej pracowników. W związku z tym nie możemy doprowadzać do przesytu tematyką etyczną. Działania w tej sferze i ich skala powinny być więc wyważone.
Jeszcze raz powrócę do kwestii podstawowej: gotowy kodeks etyki nie może być traktowany jako kolejna regulacja wewnętrzna, która spocznie na zakurzonej półce. Nasze starania powinny sprawić, aby był to dokument żywy. Jeśli w organizacji jest powołany rzecznik ds. etyki (o którym będzie poniżej), mógłby on np. prowadzić forum poświęcone tematyce standardów etycznych, samemu kodeksowi czy kulturze etycznej organizacji.
Warto również gromadzić, w uporządkowany sposób, wszystkie komentarze, propozycje, pytania dotyczące kodeksu wraz z udzielanymi odpowiedziami. Powinny być one poddawane bieżącej analizie z punktu widzenia zasadności wprowadzenia ewentualnych zmian. Jednocześnie jednak wystrzegać należy się pochopnych kroków. Ewentualne zmiany w kodeksie nie powinny być dokonywane po upływie okresu krótszego niż 1-2 lata od momentu jego ustanowienia czy wprowadzenia ostatnich modyfikacji.
Dodatkowo – aczkolwiek jest to zagadnienie raczej do odrębnych rozważań – warto w ten proces wprzęgnąć komórkę audytu wewnętrznego, która we współpracy z kadrami mogłaby zrealizować projekt doradczy ukierunkowany na przeanalizowanie efektów funkcjonowania kodeksu i jego wpływu na proces budowy kultury etycznej organizacji.
(…)
Traktując kodeks etyki jako element szerszego procesu świadomego budowania kultury etycznej naszej organizacji, znakomicie zwiększamy szanse powodzenia tego przedsięwzięcia i poprawiamy perspektywy skutecznego funkcjonowania samego kodeksu. Widocznym sygnałem osiągania przyjętych na początku założeń będzie poprawa atmosfery pracy, większa świadomość etyczna pracowników, ograniczenie sytuacji budzących wątpliwości z punktu widzenia standardów etycznych.
Każda organizacja chce być magnesem dla najlepszych pracowników. Można oczywiście zamierzenie to realizować stosując zachęty finansowe, jeśli jednak chcemy, żeby miało to wymiar szerszy i bardziej długofalowy – powinniśmy oprzeć ład organizacyjny na zdrowych podstawach. A te z kolei tworzone są przede wszystkim przez ton nadawany przez kadrę zarządzającą oraz obowiązujące i stosowane przez pracowników standardy etyczne.
Wydaje się to tym cenniejsze dziś, w czasie spowolnienia gospodarczego, kiedy wiele organizacji stoi przed szansą i wyzwaniem w zakresie zbudowania przewagi konkurencyjnej, inwestując w to wszystko, co składa się na dobry wizerunek organizacji wśród pracowników, kontrahentów, szeroko rozumianego otoczenia biznesowego. Jednym z takich działań jest bez wątpienia ustanowienie kodeksu etyki i ukształtowanie pożądanej kultury etycznej.
Jacek Kuchenbeker