Ze względu na plany rozwojowe związane min. z planowanym debiutem na Giełdzie Papierów Wartościowych oraz działania mające na celu centralizację, standaryzację i zwiększenie efektywności działań serwisowych w skali całego kraju, firma Arcus S.A. poszukiwała rozwiązania, które pomogłoby w realizacji powyższych celów. Wybór padł na System Wsparcia Sprzedaży Serwisu zbudowany na platformie BizMind firmy Software Mind.
Zadaniem wdrożonego rozwiązania jest zbieranie w jednym miejscu informacji o stanie realizacji zgłoszeń, informacji o klientach oraz osobach kontaktowych, umowach serwisowych i SLA oraz warunkach rozliczeń z klientami. Ważnym aspektem wdrożenia było również skrócenie czasu rejestracji danych i doprowadzenie do niezbędnego minimum tworzenia i przesyłania papierowych form dokumentów. System umożliwił rejestrację zgłoszeń przez stronę internetową, co oszczędza czas osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i ich rejestrację.
Dzięki wdrożonemu systemowi możliwe jest tworzenie analiz i raportów z działalności serwisowej wszystkich oddziałów, co umożliwia lepszą ocenę działalności poszczególnych jednostek i planowanie przyszłych działań. Analizy oraz kontrola pracy działu serwisu umożliwia oferowanie konkurencyjnych warunków serwisowania dla klientów.
Wdrożenie rozwiązania zostało podzielone na trzy etapy mające na celu dostarczenie pierwszej wersji systemu w jak najkrótszym czasie. Pierwszy etap dotyczył analizy potrzeb klienta na poziomie biznesowym i technologicznym i zakończył się sfinalizowaniem specyfikacji uzgodnionych z klientem. Drugi etap obejmował wdrożenie systemu z funkcjonalnością krytyczną do obsługi zgłoszeń serwisowych, integrację z system ERP oraz podstawowe szkolenia użytkowników. Trzeci etap obejmował dodatkowe, nie krytyczne elementy funkcjonalne takie jak: raportowanie, rejestracja umów, kontrola nieobecności pracowników itp.
Firma Arcus S.A. eksploatuje produkcyjnie system od połowy marca br. Obecnie trwają rozmowy nad dalszym rozwojem systemu i wzbogaceniem o nowe funkcjonalności.