Wideokonferencje to forma komunikacji wizualnej z uczestnikami, którzy znajdują się w oddalonych lokalizacjach, prowadzona na łączach ISDN lub IP. Czym różni się od telepresence? Skąd wzięła się taka technologia i jaka jest różnica między telepresence a dotychczasową wideokonferencją?
Telepresence – co to jest?
Wskazówką jest nazwa. ‘Telepresence’, to forma ‘obecności’– technologicznie nieosiągalna w czasach, gdy wideokonferencja była jedynym sposobem komunikacji wizualnej. W ciągu ostatnich dziesięciu lat, technologia komunikacji gwałtownie się rozwinęła. Sieci oferują większą przepustowość, technologia HD znacznie ulepszyła obraz, zaś dźwięk jest także cyfrowej jakości HD. Rozwiązanie ‘telepresence’, musi łączyć w sobie wszystkie te technologie i związane z nimi usługi, tak aby dać wrażenie autentycznej komunikacji we wszystkich aspektach. Dzięki czterem elementom, które charakteryzują telepresence, uczestnicy mają odczucie, że biorą udział w naturalnym spotkaniu „twarzą w twarz”.
- Pierwszym z tych elementów jest obraz. Wysoka rozdzielczość, płynny ruch i rzeczywisty rozmiar sprawiają wrażenie jakby uczestnicy znajdywali się w tym samym pokoju konferencyjnym.
- Jakość dźwięku to drugi z najważniejszych elementów telepresence. Dźwięk jest czysty, naturalny i wielokierunkowy, zsynchronizowany z obrazem i umożliwia prowadzenie wielogodzinnych spotkań, które nie powinny męczyć uczestników.
- Trzecim „trikiem” telepresence jest rzeczywiste środowisko. Mówiąc ‘trik’ mamy na myśli środowiska po obu stronach łączy. Musi ono sprawiać wrażenie przebywania w tym samym pokoju. Jeśli zastosowano ten same barwy i wystrój pomieszczeń, iluzja działa.
- Jakość obsługi jest czwartym, często niedocenianym elementem telepresence. Uczestnicy spotkania muszą mieć wrażenie, że wchodzą do tego samego pokoju i w tym samym czasie. Oznacza to konieczność szybkiego i prostego zestawienia połączenia, przygotowania odpowiedniego harmonogramu spotkania oraz eliminację jakichkolwiek problemów w trakcie rozmowy.
W wyniku rewolucji technologii komunikacyjnej, telepresence ogromnie wpłynęła na świat biznesu, w czasach, gdy globalizacja spowodowała powstanie nowej konkurencji, rynków i nowych wyzwań.
Rozwój telepresence w obecnym środowisku biznesowym zależy od stale zmieniających się czynników. Należą do nich rosnąca liczba osób pracujących zdalnie i wirtualnie, stres związany z podróżami służbowymi, dążenie do ograniczenia kosztów, konieczność szybkiego podejmowania decyzji oraz odpowiedzialność w zakresie ochrony środowiska. Wspomniane czynniki wywierają presję na menadżerów, od których wymaga się zapewnienia podwładnym alternatywy dla kosztownych, stresujących i czasochłonnych spotkań „twarzą w twarz”. Poszukuje się formy komunikacji, która pozwoli pracować szybciej i wydajniej bez względu na odległość.
Oszczędności z rynku wzięte
Rozwiązanie to sprawdziło się w sytuacjach, gdy czas i bezpośredniość przekazu odgrywa kluczową rolę. Jako przykład, warto przedstawić globalny koncern farmaceutyczny, który osiągnął sukces i przewagę konkurencyjną dzięki wykorzystaniu rozwiązań telepresence firmy Polycom, bo skrócił o 20% czas wprowadzenia nowego leku na rynek. Zaangażowanie najlepszych ekspertów, bez względu na ich lokalizację, pozwoliło zaoszczędzić większość tego czasu. Urządzenia telepresence firmy Polycom, lidera rynku komunikacji audiowizualnej umożliwiło również znaczną redukcję kosztów podróży dwóm firmom działającym w sektorze telewizji cyfrowej, BSkyB i NDS, których właścicielem jest News Corp. (41% udziału w rynku we Francji i 49% w Wielkiej Brytanii). Równie imponujące było ograniczenie emisji dwutlenku węgla do atmosfery.
Firmy na całym świecie wykorzystują rozwiązanie telepresence, dzięki któremu realistyczna komunikacja wizualna zastępuje czasochłonne i kosztowne spotkania „twarzą w twarz”. Korzyści te są miarodajne i mogą stanowią klucz do sukcesu przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach.
Oszczędności kosztów można wyliczyć w prosty sposób. Wystarczy dodać do siebie koszt przelotu jednej osoby, taksówek, hotelu, posiłków, itp., pomnożyć przez ilość osób odbywających podróż służbową i otrzymamy oszczędności, które zapewnia jeden dzień korzystania z telepresence. Pomnóżmy to przez ilość spotkań wymagających podróżowania a szybko otrzymamy sześciocyfrową liczbę. To samo dotyczy czasu, a oszczędności będą liczone w latach. Przykłady można mnożyć biorąc pod uwagę zwrot z inwestycji.
Równie ważne są korzyści osobiste. Nie potrzeba już wstawać o 5 rano, czekać w długich kolejkach do odprawy na lotnisku, denerwować się opóźnieniami, męczyć w taksówkach i podczas nudnego meldowania w hotelu. Koniec ze stresem, który towarzyszy podróży służbowej. Pracownicy stają się bardziej wydajni, co przekłada się na większą wydajność przedsiębiorstwa. Takie korzyści trudne są do zmierzenia, ale z pewnością mają wpływ na funkcjonowanie firmy.
Według badania przeprowadzonego przez Aberdeen Group, 83% najlepszych firm w badanej klasie przedsiębiorstw zgodziło się, że ograniczenie czasu podróży pracowników dzięki zastosowaniu telepresence podniosło ich wydajność. Podobnie, 66% stwierdziło, że wykorzystanie telepresence przyspieszyło wdrażanie projektów, a 48% wierzy, że osiągnęło wyższe wyniki dzięki zdalnemu wykorzystaniu wiedzy ekspertów. Nie dziwi fakt, że 89% firm wykorzystujących telepresence uważa współpracę w czasie rzeczywistym z zespołami rozproszonymi geograficznie za jeden z trzech najważniejszych priorytetów.
Natura i program Video-Miles
W ostatnich latach przed dużymi i małymi firmami pojawiły się wyzwania związane z ochroną środowiska. Zgodnie z oczekiwaniami społeczeństwa i rządów, konieczność redukcji emisji dwutlenku węgla do atmosfery znalazła się na liście priorytetów większości korporacji. Ochrona środowiska stała się misją wielu firm, które planują “osiągnąć spadek emisji dwutlenku węgla o 20 do 2015 roku”.
To oczywiste, że telepresence może mieć znaczący wkład w redukcję zużycia energii oraz emisji dwutlenku węgla. Mniej lotów oznacza mniej dwutlenku węgla. Mniej przejazdów taksówkami oznacza mniej szkodliwych substancji. Rzadsze korzystanie z hoteli oznacza mniejsze zużycie energii. Telepresence pozwala spełnić oczekiwania udziałowców firm w zakresie działań proekologicznych.
Ostatnio wprowadzono na rynek oprogramowanie, dzięki któremu przy pomocy tak zwanej ‘mili wideo’ (‘video miles’) można określić wpływ na środowisko. Według Visual Environment Ltd, firmy, które wprowadziła oprogramowanie Video-Miles®, tzn jedna ‘mila wideo’ równa jest jednej mili zaoszczędzonej na podróży dzięki zastosowaniu telepresence lub wideokonferencji. Oprogramowanie Video-Miles generuje dane środowiskowe, finansowe, dotyczące wykorzystania oraz wydajności, które umożliwiają podejmowanie właściwych decyzji przemawiających za zastosowaniem telepresence i wideokonferencji zamiast podróży służbowych. Stworzenie tego rozwiązania zostało wymuszone przez rynek, na którym współudziałowcy poszukują uzasadnienia zakupu rozwiązania telepresence oraz dowodów na zwrot z tej inwestycji.
Źródło: Polycom