Zważywszy, że ustawodawca co do zasady uniemożliwia wprowadzanie do porządku obrad nowych spraw podczas trwającego już zgromadzenia, nieobecni mniejszościowi udziałowcy nie mogą być zaskakiwani podjęciem innych uchwał niż przewidywał porządek obrad. Kwestie dotyczące prawidłowego zawiadomienia o zgromadzeniu spółki kapitałowej mają więc istotne znaczenie praktyczne. Tym bardziej, że na pewne wątpliwości związane z tą tematyką zwrócił uwagę Sąd Apelacyjny w Warszawie w dwóch niedawno wydanych wyrokach.
Podmiot zwołujący zgromadzenie wspólników czy walne zgromadzenie jest zobowiązany do podania czasu i miejsca zgromadzenia oraz spraw, które mają być przedmiotem obrad. Dzięki tym danym adresat zawiadomienia (wspólnik czy akcjonariusz) uzyskuje podstawowe informacje dotyczące zwoływanego zgromadzenia i może on (opierając się na porządku obrad) zdecydować czy warto przybyć na zgromadzenie. Jednocześnie może on podjąć wcześniej niezbędne kroki w celu przybycia na miejsce obrad (np. zakupić bilet na pociąg do miasta, w którym ma się ono odbywać). Należy podkreślić, że ma to ważne znaczenie także z tego powodu, iż udział w obradach zgromadzenia jest prawem korporacyjnym, a nie obowiązkiem, zaś zgromadzenie jest co do zasady ważne bez względu na liczbę przybyłych wspólników czy akcjonariuszy (art. 241 Ksh. i art. 408 § 1 Ksh).
Szczególnie istotne znaczenie ma porządek obrad, który wskazuje jakie konkretnie decyzje będą przedmiotem obrad zgromadzenia. Nieumieszczenie jakiejś kwestii w porządku obrad oznacza bowiem co do zasady niemożność podjęcia uchwały w tej sprawie. Od powyższej zasady są jednak dwa wyjątki.
Po pierwsze, nieumieszczona w porządku obrad uchwała może być podjęta pod warunkiem, że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu i nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu w sprawie powzięcia tejże uchwały (art. 239 § 1 Ksh oraz art. 404 § 1 Ksh). Oznacza to sytuację, gdy na zgromadzeniu obecni są wszyscy udziałowcy osobiście, albo są oni reprezentowani przez pełnomocników, dodatkowo zaś potrzebne jest jeszcze, aby wszyscy oni zaakceptowali przeprowadzenie głosowania nad nowo wprowadzoną uchwałą. Podczas głosowania nie obowiązuje już jednak wymóg jednomyślności – obowiązują zaś ogólne reguły podejmowania uchwał.
Po drugie, niektóre wnioski mogą być uchwalone, pomimo że nie były umieszczone w porządku obrad, przy czym w obradach nie muszą uczestniczyć wszyscy wspólnicy czy akcjonariusze. Chodzi o wniosek dotyczący zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia oraz wnioski o charakterze porządkowym (art. 239 § 2 Ksh oraz art. 404 § 2 Ksh). Regulacja ta daje więc udziałowcom pewien margines swobody działania. Jeżeli np. w trakcie obrad zaistnieją szczególne okoliczności wymagające zajęcia stanowiska przez zgromadzenie, wówczas jest możliwość zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia – sprawa taka zostanie więc umieszczona w porządku obrad, z którym zapoznać się będą mogli wszyscy udziałowcy. W przypadku podjęcia uchwały w tzw. sprawach porządkowych, należy podkreślić, że wykładnia terminu „sprawy porządkowe” powinna być wąska.
W świetle dobrych praktyk
W przypadku spółek publicznych, zwiększenie dostępności informacji o zwołaniu zgromadzenia postulują obowiązujące od 1 stycznia 2008 r. Dobre praktyki spółek notowanych na GPW. Jedna z zawartych w tym dokumencie zasad głosi, że informacja o zgromadzeniu powinna być zamieszczona na stronie internetowej spółki na co najmniej 14 dni przed wyznaczoną datą zgromadzenia. Informacja ta powinna zawierać dane o terminie i miejscu walnego zgromadzenia, porządku obrad oraz projekty uchwał wraz z uzasadnieniem, a także inne ważne materiały związane z walnymi zgromadzeniami.
Zgodnie zaś z inną zasadą Dobrych praktyk zaleca się uzasadnianie projektów uchwał walnego zgromadzenia, z wyjątkiem uchwał w sprawach porządkowych i formalnych oraz uchwał, które są typowymi uchwałami podejmowanymi w toku obrad zwyczajnego walnego zgromadzenia. W tym celu zarząd powinien przedstawić uzasadnienie lub zwrócić się do podmiotu wnioskującego o umieszczenie danej sprawy w porządku obrad walnego zgromadzenia o przedstawienie uzasadnienia.
Prezentowanie na stronie internetowej projektów uchwał wraz z uzasadnieniem może przyczynić się do zwiększenia świadomości inwestorów co do istoty planowanych uchwał i ich konsekwencji dla spółki, a co za tym idzie ułatwić im podjęcie decyzji podczas głosowania na walnym zgromadzeniu. Wskazana reguła obowiązuje jednak jedynie wtedy, gdy spółka dobrowolnie zechce ją zastosować, zgodnie z zasadą comply or explain. Czy ewentualne wzmocnienie jej obowiązywania (tzn. wprowadzenie do Ksh analogicznego przepisu) byłoby celowe? Uważam że nie, gdyż rodziłoby w przypadku spółki akcyjnej (czy nawet obu form spółek kapitałowych – w zależności od kształtu regulacji normatywnej) dodatkowe obowiązki i koszty związane ze zwoływaniem zgromadzenia. Tymczasem można mieć wątpliwości czy wiązałyby się z nimi ewentualne korzyści dla spółki, polegające np. na zwiększeniu frekwencji udziałowców na zgromadzeniach.
Na marginesie trzeba bowiem zauważyć, że dla znacznej części mniejszościowych udziałowców branie udziału w obradach wydaje się bezcelowe. Pogląd ten jest konsekwencją specyfiki struktury własności udziałów (akcji) w kapitale zakładowym. Z przeprowadzonych (w 2000 r.) w polskich spółkach akcyjnych badań wynika, że wyraźnie widoczna jest tu silna koncentracja własności w rękach jednego akcjonariusza. Występowanie wspólnika (akcjonariusza) o zdecydowanie większościowym udziale w strukturze kapitałowej spółki sprzyja bierności udziałowców mniejszościowych – dla nich najbardziej istotne stają się dywidenda czy wzrost wartości akcji, a nie możliwość wykonywania uprawnień korporacyjnych. Dlatego też stwierdza się na gruncie spółek akcyjnych (statystycznie), iż przy obecnej strukturze własnościowej kontrolę nad przebiegiem walnego zgromadzenia zapewnia pakiet akcji uprawniający do wykonywania 33,4% ogólnej liczby głosów w spółce.
Należy mieć jednak świadomość, że wobec uchwalenia Dyrektywy 2007/36/WE Parlamentu i Rady w sprawie wykonywania niektórych praw akcjonariuszy spółek notowanych na rynku regulowanym, obecny stan prawny ulegnie w niedalekiej przyszłości gruntownej zmianie. Dyrektywa zakłada bowiem m.in., że wszystkie spółki notowane na rynku regulowanym posiadają już strony internetowe i nakazuje zamieszczanie na nich określonych informacji. Dotychczasowa praktyka polskich spółek kapitałowych pokazuje niestety, że wymóg posiadania strony internetowej, zawierającej w szczególności aktualne informacje, nie jest w należyty sposób przez spółki spełniany.
Elementy treści zawiadomienia
Zawiadomienie o zgromadzeniu spółki kapitałowej (zaproszenie czy ogłoszenie) powinny – zgodnie z art. 238 § 2 Ksh i art. 402 § 2 zd. 1 Ksh – zawierać datę, godzinę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. W niektórych przypadkach zawiadomienie to powinno zawierać także dodatkowe informacje. Jeżeli podczas zgromadzenia wspólników spółki z o.o. mają być rozpatrywane zmiany umowy spółki, to w zawiadomieniu należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian (238 § 2 zd. 2 Ksh). W przypadku zaś zawiadomienia o walnym zgomadzeniu spółki akcyjnej – jeżeli w porządku obrad jest punkt o zamierzonej zmianie statutu – należy powołać dotychczas obowiązujące postanowienia, jak również treść projektowanych zmian. Jeżeli proponowany jest znaczny zakres zmian, można w zawiadomieniu zamieścić projekt nowego tekstu jednolitego statutu wraz z wyliczeniem nowych lub zmienionych postanowień statutu (402 § 2 zd. 2 Ksh). Pominięcie w zawiadomieniu wyżej wskazanych danych powoduje nieprawidłowość w zwołaniu zgromadzenia.
Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że Sąd Apelacyjny w Warszawie stwierdził w wyroku, iż wskazanie w zawiadomieniu, że zgromadzenie wspólników odbędzie się „w siedzibie spółki” jest błędem. W stanie faktycznym leżącym u podstaw powyższego wyroku zarząd spółki zmienił biuro i jeden ze wspólników spółki z o.o. przybył właśnie pod nowy adres biura zarządu. Stwierdziwszy, że zgromadzenie wspólników nie odbywa się w tym miejscu, udał się on pod stary adres, jednak zgromadzenie już się skończyło. Zarówno Sąd Okręgowy, jak i Sąd Apelacyjny, uznały, że siedziba spółki to nie to samo co adres, tak więc zawiadomienie nie było prawidłowe.
Pod pojęciem „siedziba spółki” rozumie się miejscowość, którą spółka traktuje jako centrum swej działalności. Może to być miejsce, gdzie mieszczą się biura spółki czy miejsce, w którym prowadzony jest zakład główny, ale też i inna miejscowość. Siedziba spółki określana jest w umowie (art. 157 § 1 pkt 1 Ksh) czy też statucie (art. 304 § 1 pkt 1 Ksh). Na gruncie spółki akcyjnej, zgodnie z art. 403 zd. 1 Ksh, walne zgromadzenie odbywa się co do zasady w siedzibie spółki. Statut może zawierać odmienne postanowienia dotyczące miejsca zwołania walnego zgromadzenia, z tym jednak ograniczeniem odnośnie swobody wyboru miejsca, że zgromadzenie musi odbywać się wyłącznie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Również w spółce z o.o. umowa spółki może wskazywać inne miejsce obrad na terytorium RP niż siedziba spółki (art. 234 § 1 Ksh).
Stopień dokładności wskazania siedziby spółki wywoływała w orzecznictwie rozbieżności jeszcze pod rządami Kodeksu handlowego. W postanowieniu z dnia 12 kwietnia 1990 r. Sąd Najwyższy stwierdził, że siedziba spółki nie może być określona w sposób ogólny, np. przez podanie nazwy miejscowości, w której ma siedzibę organ zarządzający spółki, powinna być ona określona w sposób dokładny (a wiec z podaniem nazwy ulicy, numeru domu i lokalu). Odmienne stanowisko zaprezentował Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 5 października 1990 r., w którym stwierdził, że siedzibą spółki stosownie do art. 41 Kc jest miejscowość, w której siedzibę ma organ zarządzający.
De lege lata, zgodnie z art. 38 ust. 1 lit. c ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w dziale pierwszym rejestru przedsiębiorców zamieszcza się takie dane przedsiębiorcy jak jego siedziba i adres. Oznacza to, że pojęcia adres i siedziba nie są synonimami. Pod pojęciem siedziby rozumiana jest miejscowość, podczas gdy adres to dane uszczegółowiające, takie jak ulica i numer lokalu. Ponieważ siedzibą spółki jest miejscowość, tak więc zgromadzenie może się odbyć w każdym lokalu, który znajduje się na obszarze tej miejscowości. Natomiast zwrot „miejsce walnego zgromadzenia” powinien być rozumiany jako wskazanie w sposób szczegółowy miejsca obrad – tzn. nie wystarcza podanie samej miejscowości czy poprzestanie na stwierdzeniu, że obrady odbędą się w siedzibie spółki, ale konieczne jest wskazanie adresu lokalu, w którym ma się odbyć zgromadzenie. Zawiadomienie o zwołaniu zgromadzenia powinno bowiem podawać dane umożliwiające identyfikację czasu i dokładnego miejsca, w którym ma się ono odbyć.
Przepisy Ksh nie wprowadzają żadnych ograniczeń odnośnie ustalenia daty i godziny zgromadzenia. Ustawodawca określa jedynie, iż zwyczajne zgromadzenie powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231§ 1 Ksh i art. 395 § 1 Ksh). Obowiązujący do 31 grudnia 2007 r. dokument Dobre praktyki w spółkach publicznych 2005 zawierał zasadę, zgodnie z którą walne zgromadzenie powinno się odbywać w miejscu i czasie ułatwiającym jak najszerszemu kręgowi akcjonariuszy uczestnictwo w zgromadzeniu. Powyższa zasada znalazła odzwierciedlenie w postanowieniach statutów spółek publicznych. Nowe Dobre praktyki nie zawierają już analogicznego punktu i poprzestają na wprowadzeniu zasady, zgodnie z którą regulamin walnego zgromadzenia nie może utrudniać akcjonariuszom uczestnictwa w walnym zgromadzeniu i wykonywania ich praw.
Wobec braku stosownych uregulowań w Ksh, należałoby przyjąć, że podmiot zwołujący zgromadzenie (co do zasady zarząd) może wyznaczyć datę i godzinę zgromadzenia na dowolnie wybrany dzień. Może to być zarówno dzień powszedni, jak i dzień świąteczny. Uważam jednak, że np. wyznaczenie terminu zgromadzenia na niedzielę na godz. 20.00 byłoby postrzegane jako próba ograniczenia dostępności zgromadzenia dla wspólników czy akcjonariuszy mniejszościowych, a tym samym zniechęcenia ich do udziału w obradach – co niewątpliwie wpływałoby negatywnie na wizerunek spółki. Teoretycznie mogłoby to również stanowi podstawę do zaskarżenia podjętych na takim zgromadzeniu uchwał – poprzez powołanie się na cel pokrzywdzenia wspólnika (akcjonariusza) oraz działanie sprzeczne z dobrymi obyczajami (art. 249 § 1 Ksh, art. 422 § 1 Ksh). Na gruncie spółek akcyjnych, na podstawie ukształtowanej praktyki, wskazuje się więc, że dzień zwołania walnego zgromadzenia nie powinien być dniem świątecznym ani sobotą, a godzina rozpoczęcia obrad nie powinna być wcześniejsza niż 10.00 lub 11.00.
Szczegółowość porządku obrad
Wskazany w zawiadomieniu (zaproszeniu czy ogłoszeniu) porządek obrad musi być na tyle skonkretyzowany, aby umożliwiał akcjonariuszowi uzyskanie wystarczających informacji na temat spraw mających być przedmiotem obrad i ewentualnego głosowania. Dzięki temu chroniony jest interes akcjonariusza, gdyż może on m.in. zdecydować czy celowe dla niego jest wzięcie udziału w tym konkretnym walnym zgromadzeniu, a jeśli tak – to może on przygotować się do obrad: zebrać odpowiednie informacje, uzyskać porady prawne i ekonomiczne itp. Podkreślić należy, że prawo ma tylko zagwarantować możliwość uczestniczenia wspólnika (akcjonariusza) w zgromadzeniu, natomiast decyzja czy będzie on chciał w tym zgromadzeniu uczestniczyć należy do niego.
Za niewskazane uznaje się umieszczanie w porządku obrad walnego zgromadzenia pozycji „sprawy różne”, która ewentualnie mogłaby obejmować pytania do zarządu i rady nadzorczej, czy też informacje zarządu dla akcjonariuszy – pozycja ta nie może bowiem obejmować jakichkolwiek uchwał, a co za tym idzie trudno zaliczyć ją do „obrad”. Nieprawidłowe byłoby także zakwalifikowanie do zakresu pojęcia „szczegółowego porządku obrad” takich sformułowań, jak np. „sprawy nie załatwione na poprzednim zgromadzeniu” czy „sprawy zaproponowane (zawnioskowane) przez akcjonariuszy na podstawie art. 236 Ksh (art. 400 Ksh)”.
W sprawie stopnia szczegółowości porządku obrad Sąd Apelacyjny w Warszawie, w wyroku z lutego 2008 r., stanął na stanowisku, że zarząd musi mieć możliwość ujmowania niektórych punktów porządku na pewnym poziomie ogólności, tak więc wystarczy, by porządek obrad wskazywał istotne elementy uchwały, a wspólnik mógł się zorientować, jakie zagadnienie będzie nią objęte. W literaturze wskazuje się, iż nie jest konieczne np. podanie, że przedmiotem uchwały ma być „odwołanie X z zarządu”, lecz wystarcza umieszczenie w porządku obrad punktu „zmiany w składzie zarządu”. Porządek obrad powinien więc umożliwić zorientowanie się co będzie stanowiło materię zgromadzenia, ale nie musi zawierać uzasadnienia projektowanych uchwał. Dyskusja nad uchwałami będzie przeprowadzana na samym zgromadzeniu i dlatego nie jest niezbędne, aby dana sprawa była szczegółowo opisywana już w zawiadomieniu.
Inne elementy zawiadomienia
W szczególnych okolicznościach zawiadomienie powinno zawierać także pewne dodatkowe elementy. Gdy do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia dochodzi poprzez zawiadomienie dokonywane przez wspólników czy akcjonariuszy mniejszościowych, działających na podstawie upoważnienia sądu rejestrowego (jedno z tzw. kolektywnych praw mniejszości), wówczas ustawodawca nakazuje powołać się w zawiadomieniach na postanowienie sądu rejestrowego (art. 227 § 3 Ksh i art. 401 § 3 Ksh), które uprawnia wnioskodawców do zwołania zgromadzenia.
Wskazanie podstawy prawnej zwołania zgromadzenia służy w takich sytuacjach pewności obrotu. Zwoływanie zgromadzenia przez wspólników (akcjonariuszy) mniejszościowych ma bowiem wyjątkowy charakter, a poprzez powołanie się w zawiadomieniu na postanowienie sądu rejestrowego adresaci zawiadomienia dowiadują się, że zgromadzenie jest ważnie zwoływane.
Pomimo że stosowny wymóg nie wynika z przepisów Ksh, należałoby przyjąć, że również gdy zgromadzenie zwołuje zarząd czy rada nadzorcza, powinno w nim zostać wskazane kto zwołuje zgromadzenie – aby umożliwić adresatom zorientowanie się czy zgromadzenie jest zwoływane przez uprawniony do tego podmiot. Zarówno zarząd, jak i rada nadzorcza, w celu zwołania zgromadzenia powinny podjąć uchwałę – zgodnie z regułami prowadzenia spraw w spółce. Za korzystne rozwiązanie przyjąć należy sytuację, gdy np. w wysyłanym liście poleconym podpisanym np. przez prezesa zarządu, powołuje się on na uchwałę zarządu z określonego dnia w przedmiocie zwołania zgromadzenia.
Planowane rozszerzenie katalogu informacji
11 lipca 2007 r. została uchwalona Dyrektywa 2007/36/WE Parlamentu i Rady w sprawie wykonywania niektórych praw akcjonariuszy spółek notowanych na rynku regulowanym. Celem zawartych w tej dyrektywie regulacji jest ułatwienie transgranicznego wykonywania uprawnień przez akcjonariuszy. Zgodnie z art. 15 tejże dyrektywy, państwa członkowskie zostały zobowiązane do wprowadzenie w życie przepisów niezbędnych do wykonania jej postanowień do 3 sierpnia 2009 r.
Implementacja dyrektywy do prawa polskiego będzie się wiązała z koniecznością dokonania szeregu bardzo istotnych zmian. Wystarczy wspomnieć tu choćby o wprowadzeniu zakazu tzw. blokowania akcji przed walnym zgromadzeniem i zastąpieniu go modelem record date, czy wprowadzeniu dopuszczalności głosowania drogą elektroniczną.
(…)
Dominika Wajda
(Pełna wersja artykułu w nr 2/2008 „Przeglądu Corporate Governance”)