Urząd planuje, by to wdrożenie miało modelowy charakter, w oparciu o które będzie można prowadzić warsztaty i szkolenia dla innych urzędów z Wielkopolski i Polski centralnej. Nowy system ma podnieść sprawność obsługi obywateli i firm oraz poprawić jakość świadczonych usług. Rozwiązanie pozwoli zinformatyzować kilkadziesiąt procedur opisanych w trakcie wdrażania certyfikatu ISO. Oprogramowanie dostarczył warszawski producent systemów wspomagających zarządzanie procesami, firma Newitech, która odpowiada również za realizację wdrożenia.
W ubiegłym roku UM w Turku wprowadził w swoich strukturach normy ISO 9000. Wówczas urząd zidentyfikował i opisał w księdze jakości ponad czterdzieści procedur. Normy ISO narzucają procesowe podejście do zarządzania placówką administracji, w którym centralnymi wartościami jest informacja oraz jakość usługi, jaką urząd świadczy obywatelom i firmom działającym na terenia miasta. Naturalnym następstwem wprowadzenia systemu jakości była potrzeba wdrożenia w urzędzie systemu informatycznego, który umożliwiłby zamianę dokumentacji papierowej na elektroniczną, automatyzację niektórych czynności oraz zapewnił kontrolę procesów i bezpieczeństwo danych. Urząd Miasta w Turku zdecydował się na warszawską firmę informatyczną Newitech, autora polskich rozwiązań NIL ukierunkowanych na zarządzanie procesami w firmach i urzędach.
Waldemar Trojan, specjalista ds. Systemów Zarządzania Jakością UM Turek twierdzi, że obowiązujące przepisy prawne oraz rosnące oczekiwania obywateli względem jakości ich obsługi przez urzędy powodują, że wdrożenie systemów informatycznych staje się palącą potrzebą placówek administracji publicznej. „Dla urzędu, któremu udało się wcześniej wdrożyć normy ISO, ważne jest, by system informatyczny wspomagał realizację tych norm. Poza tym informatyka ma dawać możliwość reakcji na zmiany, które zachodzą w urzędzie w związku z nowelizowanym prawem,. System NIL już teraz daje nam możliwość odwzorowania papierowej dokumentacji funkcjonującego Systemu Zarządzania Jakością w wersji elektronicznej. Wierzę, że po implementacji w oprogramowaniu wszystkich procedur oraz gruntownym przeszkoleniu pracowników, obywatele i firmy z naszego terenu odczują poprawę jakości usług. Już teraz planujemy zorganizowanie warsztatów, w trakcie których moglibyśmy doradzić innym urzędom z regionu Wielkopolski, jak optymalnie podejść do skomplikowanego i ryzykownego procesu informatyzowania placówek administracji.” – podkreśla Waldemar Trojan.
Podobnie jak firmy, urzędy też mogą kierować się metodyką wdrażania systemów wspomagających zarządzanie procesami i obiegiem dokumentów. Waldemar Trojan uważa, że najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie usprawniania pracy urzędu od wdrożenia norm jakościowych. Dopiero później zaleca, by przenieść je do systemu informatycznego, który podnosi wydajność zachodzących w urzędzie procesów. Newitech, który doradza urzędom, jak zoptymalizować codzienną pracę poprzez rozwiązania informatyczne, przed każdym wdrożeniem także najpierw analizuje procesy i wspólnie z klientem podejmuje decyzje, jak je zoptymalizować. Dopiero kolejnym etapem jest instalacja oprogramowania.