Od 1 stycznia 2015 r. większość polskich przedsiębiorców zaczęły obowiązywać zmiany dotyczące zasad kontaktowania się z organami skarbowymi. Od tego momentu firmy zatrudniające powyżej 5 osób mają obowiązek przesyłania drogą elektroniczną formularzy i rozliczeń podatkowych, z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Dla przedsiębiorców to ostatni dzwonek na dostosowanie się do nowych przepisów. Pierwsze zeznania podatkowe będzie trzeba wysłać drogą elektroniczną już pod koniec stycznia.
Z raportu na temat stanu realizacji europejskiej agendy cyfrowej przedstawionego w ostatnim czasie przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji1 wynika, że tylko 11 proc. Polaków skorzystało w ubiegłym roku z usług e-administracji. W Europie tę formę kontaktów z urzędami stosuje średnio co piąty mieszkaniec. Prymusem pod względem rozwoju elektronicznych usług administracji publicznej jest Estonia. Ten niewielki nadbałtycki kraj całkowicie zinformatyzował już m.in. swój system podatkowy. Wystarczy, że Estoński podatnik dostarczy do urzędu kompletne dane do zeznania podatkowego, a dedykowany system zajmuje się wyliczeniem kwoty podatku. Do poziomu rozwoju cyfrowego Estonii trudno Polsce dorównać, ale wprowadzone zmiany prawne umożliwiające elektroniczną komunikację z organami podatkowymi do duży krok na drodze poprawy informatyzacji polskiej administracji.
Dla kogo nowy obowiązek?
Od początku stycznia b.r. na firmy został nałożony obowiązek korzystania z elektronicznych kanałów do kontaktu z organami skarbowymi. Zmiany dotyczą następujących formularzy: informacji PIT-8C, PIT-11, PIT-R, IFT-1/IFT-1R, IFT-3/IFT-3R, deklaracji PIT-4R, PIT-8AR oraz rocznego obliczenia podatku PIT-40. Czasu na wdrożenie zmian przez przedsiębiorców jest już niewiele, gdyż część tych dokumentów (PIT-4R, PIT-8AR, IFT-3/IFT-3R) będzie musiała zostać złożona do końca stycznia, a pozostałe w lutym. Obowiązek kontaktowania się z urzędami skarbowymi drogą elektroniczną będą musiały również biura rachunkowe. Zmiany nie dotyczą jedynie najmniejszych firm, które zatrudniają nie więcej niż 5 osób. Tacy przedsiębiorcy będą mogli nadal przekazywać dokumenty skarbowe w formie papierowej.
W tym kontekście warto zwrócić uwagę, że wysłanie e-deklaracji jest związane z obowiązkiem posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Czym jest podpis elektroniczny? – To zbiór danych, które pozwalają na potwierdzenie tożsamości danego użytkownika – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Pod względem skutków prawnych jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu i jednoznacznie poświadcza tożsamość jego właściciela, którym może być jedynie osoba fizyczna – dodaje Elżbieta Włodarczyk.
Bezpieczny podpis elektroniczny to narzędzie o wiele mniej podatne na fałszerstwo niż podpis własnoręczny. Nieautoryzowane użycie e-podpisu jest znacznie trudniejsze niż w przypadku podpisu tradycyjnego. Dzięki znakowaniu czasem, tj. wygenerowaniu przy użyciu metod kryptograficznych elektronicznego potwierdzenia wiążącego dany dokument z datą, dokumentu z podpisem elektronicznym nie można antydatować, a każda zmiana w jego treści wymaga ponownej autoryzacji.
Skąd wziąć e-podpis?
Zestaw do e-podpisu można kupić w jednej z pięciu firm świadczących usługi certyfikacyjne
w zakresie bezpiecznego podpisu elektronicznego, wpisanych do specjalnego rejestru Ministerstwa Gospodarki, np. w Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Szafir w KIR, który posiada sieć własnych placówek we wszystkich miastach wojewódzkich oraz w Koszalinie, jak również w bankach spółdzielczych współpracujących z KIR (adresy kilkuset placówek we wszystkich regionach kraju dostępne są na stronie www.elektronicznypodpis.pl).
Do posługiwania się certyfikowanym e-podpisem niezbędne jest posiadanie specjalnego zestawu umożliwiającego jego użytkowanie, który składa się z karty, na której zapisany jest klucz prywatny użytkownika i certyfikatu kwalifikowanego. Ważność certyfikatów uprawniających do składania podpisu elektronicznego jest ograniczona czasowo – najczęściej do roku lub dwóch. Po tym czasie konieczne jest ich odnowienie. – Aby zakupić taki zestaw, należy wypełnić odpowiedni formularz zamówienia dostępny w siedzibie naszej firmy lub na stronie internetowej określając, jakiego typu produkt chcielibyśmy otrzymać. Następnie pozostaje już tylko wizyta w jednej z regionalnych placówek KIR i odebranie zamówionego zestawu – tłumaczy Elżbieta Włodarczyk. – Natomiast jeśli już wcześniej korzystaliśmy z takiej aplikacji, procedura odnowienia certyfikatu jest prosta i można ją przejść w pełni online – dodaje E. Włodarczyk.
Jak to działa?
W celu złożenia deklaracji podatkowych za pomocą interaktywnych formularzy opatrzonych elektronicznym podpisem należy dysponować komputerem z podłączonym czytnikiem kart kryptograficznych i włożoną do niego kartą z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dodatkowo musimy mieć zainstalowane aktualne oprogramowanie Adobe Reader. Trzeba również pobrać ze strony www.e-deklaracje.gov.pl odpowiednią wtyczkę do obsługi programu Adobe Reader, a także – z tej samej strony – odpowiednie wzory formularzy interaktywnych.
Z korzyścią dla wszystkich
Nowe obowiązki nałożone na przedsiębiorców wymagają z ich strony pewnych dodatkowych aktywności i wydatków związanych z pozyskaniem e-podpisu. Jednak biorąc pod uwagę wymierne oszczędności wynikające z posługiwania się tym narzędziem, np. w postaci rezygnacji
z przygotowywania papierowej dokumentacji, a tym samym redukcji kosztów zakupu papieru, kopert, opłat pocztowych, eksploatacji drukarek czy nakładów pracy, inwestycje poniesione na zakup zestawu do e-podpisu zwracają się dość szybko. – Poza tym z naszych doświadczeń wynika, że firmy komunikują się przy użyciu e-popisu nie tylko między sobą czy też z urzędami, ale także w wewnętrznych systemach obiegu dokumentów elektronicznych, co ma znaczy wpływ na optymalizację czasu i jakości pracy – dodaje Elżbieta Włodarczyk. Korzyści widoczne są także po stronie administracji – nie bez znaczenia jest bowiem znaczne przyspieszenie procedury weryfikacji danych zawartych na formularzach podatkowych czy eliminacja błędów popełnianych przez urzędników przy ręcznym przepisywaniu danych do systemów informatycznych.
1 Informację na temat stanu realizacji europejskiej agendy cyfrowej w Polsce przedstawił 5 listopada 2014 r. na posiedzeniu sejmowej Komisji innowacyjności i nowoczesnych technologii wiceminister Administracji i Cyfryzacji Roman Dmowski: http://www.pap.pl/palio/html.run?_Instance=cms_www.pap.pl&_PageID=1&s=infopakiet&dz=kraj&idNewsComp=&filename=&idnews=186750&data=&status=biezace&_CheckSum=1600553267
Wojciech Boczoń