Grudzień to czas, w którym zwalniamy tempo codziennych spraw, to czas podsumowań, porządków – nie tylko domowych, ale również jest to czas przeprowadzania inwentaryzacji należności w przedsiębiorstwach. Potwierdzając salda możemy wykryć nieprawidłowości i nadużycia w gospodarce finansowej.
Coroczny proces potwierdzania salda z kontrahentem reguluje Ustawa z dnia 29 września 1994 o rachunkowości art. 26. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów, w tym należności spoczywający na spółce, należy przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Procedurę rozpoczynamy nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a kończymy do 15 dnia następnego roku. Ze względu na długi czas spływania informacji o potwierdzeniu salda od kontrahenta pewna część firm decyduje się na wysłanie potwierdzeń sald wcześniej, np. na dzień 31 października, bądź 30 listopada, co pozwala na pełną weryfikację swoich należności z bezpiecznym wyprzedzeniem. Stroną, która z zasady występuje o potwierdzenie stanu należności jest wierzyciel, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby stroną, która wnosi o potwierdzenie salda na koniec roku obrotowego był dłużnik.
Wątpliwość co do aktualnej wysokości zobowiązań, lub niejasny dla dłużnika system rozliczeń może być impulsem do przygotowania wezwania do potwierdzenia salda.
Prócz spółek krajowych gro przedsiębiorców prowadzi biznes z kontrahentami zagranicznymi, u których również należy zinwentaryzować należności. Proces ten może być bardziej kłopotliwy, ponieważ ustawowo nie są one zobowiązane do potwierdzania sald. Należy jednak pamiętać, iż potwierdzamy z nimi salda w takiej walucie, w której były dokonywane rozliczenia. W przypadku braku odpowiedzi, zgodnie z art. 26. ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, gdyby sytuacja zmusiła nas do potwierdzenia należności w drodze porównania danych z ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi oraz weryfikacji tych należności, to trzeba to zrobić w złotych.
Zwyczajowo przyjęto pisemną formę potwierdzania sald drogą pocztową, co może mieć znaczenie przy ewentualnym sporze z dłużnikiem. Ustawa natomiast nie wyklucza korespondencji elektronicznej, zwłaszcza jeśli mamy do czynienie z dużą ilością kontrahentów.
Szablon potwierdzenia sald może mieć różny wygląd, ponieważ żaden akt prawny nie reguluje wizualnego aspektu wzoru druku inwentaryzacji należności. Powinien on zawierać niezmienne elementy takie jak: dane adresata oraz nadawcy, dzień, na który należy potwierdzić saldo, kwotę transakcji wraz z numerem faktury oraz datą jej wystawienia. Ważna jest także pieczęć i podpis wystawcy, miejsce na pieczęć i podpis potwierdzającego saldo oraz miejsce na ewentualną adnotację o niezgodności salda.
Należy pamiętać, że Ustawa o rachunkowości nie przewiduje milczącego potwierdzenia salda, a brak odpowiedzi dłużnika na wysłane przez wierzyciela potwierdzenie salda oznacza saldo niepotwierdzone. Powinno się podjąć dodatkowe starania mające skłonić kontrahenta do odpowiedzi na przesłane mu potwierdzenie salda.
Nie traktujmy inwentaryzacji należności jako zbędnego obowiązku, nie przynoszącego korzyści spółce. Wręcz przeciwnie, potwierdzenie salda może znacząco podnieść prawdopodobieństwo odzyskania należności, ponieważ w ten sposób kontrahent potwierdza uznanie faktur zakupu wraz z ewentualnymi naliczonymi odsetkami. Takie dokumenty bardzo wspomagają proces windykacji należności, przedłużają terminy ewentualnych przedawnień -podkreślaMałgorzata Bazan z katowickiego biura rachunkowego KPDA.
/ KPDA Biuro rachunkowe
Wojciech Boczoń