Polscy przedsiębiorcy doceniają możliwość elektronicznego rozliczania deklaracji podatkowych swoich pracowników. Do systemu e-Deklaracje Ministerstwa Finansów wpłynęło już ponad 1 mln 71 tys. elektronicznych dokumentów PIT-11 i PIT- 40 za rok 2009.
Dwa lata temu ruszył system e-Deklaracje, który umożliwia składanie deklaracji podatkowych drogą elektroniczną każdemu podatnikowi i płatnikowi, w tym także przedsiębiorcom, którzy coraz chętniej korzystają z tej możliwości. Liczba elektronicznych deklaracji, które wpłynęły do Ministerstwa Finansów za rok 2009 przekroczyła już 1 mln 71 tys. dokumentów.
Z elektronicznych PIT-ów najchętniej korzystają duże przedsiębiorstwa. Sama możliwość przesłania rozliczeń rocznych przez Internet nie rozwiązała jednak największego problemu pracodawców, jakim jest przygotowanie, wysyłka i archiwizacja masowych ilości dokumentów. W odpowiedzi na potrzeby firm posiadających duże zasoby kadrowe, na rynku pojawiły się aplikacje, które pozwalają całkowicie zautomatyzować czynności związane ze składaniem rozliczeń rocznych – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A., firmy, która opracowała oprogramowanie eDeklaracje dla SAP HCM.
Dostępne na rynku aplikacje mają za zadanie zautomatyzować czynności związane z przygotowywaniem, wysyłką oraz archiwizowaniem deklaracji podatkowych pracowników. Przy pomocy dedykowanego oprogramowania dokumenty są automatycznie generowane w systemie do zarządzania kadrami, a następnie wysyłane do internetowej bramki Ministerstwa Finansów. Pozwala to sprawnie i w krótkim czasie generować masowe ilości PIT-ów, co jest szczególnie ważne w przypadku dużych korporacji. Dzięki elektronizacji procesu wysyłki wszystkie deklaracje przesyłane są w jedno miejsce, a nie jak dotychczas, do wielu urzędów skarbowych i tylko jeden organ potwierdza ich poprawne dostarczenie. Ogranicza to praktycznie do zera ryzyko niedostarczenia lub spóźnienia w złożeniu dokumentów.
Wysyłka deklaracji drogą elektroniczną pozwala także na sprawdzenie aktualnego statusu każdego dokumentu po połączeniu z Internetem. Po przyjęciu rozliczenia rocznego Ministerstwo Finansów wystawia Urzędowe Potwierdzenie Odbioru, które stanowi potwierdzenie poprawnego przyjęcia dokumentu przez system e-Deklaracje i jest jednoznaczne z przyjęciem go przez odpowiedni urząd skarbowy.
Część programów dostępnych na rynku umożliwia automatyczne archiwizowanie wygenerowanych PIT-ów, co eliminuje z kolei proces wydruku, podpisania i włożenia dokumentu do teczki osobowej pracownika. Przykładowo, oprogramowanie eDeklaracje firmy GAVDI pozwala na przeglądanie wszystkich wygenerowanych deklaracji podatkowych wraz z całą historią. Dostęp do nich jest szybki i łatwy w każdym momencie bez konieczności przeszukiwania papierowej teczki osobowej każdego zatrudnionego. System umożliwia także wydrukowanie deklaracji oraz przechowanie wygenerowanego elektronicznie Urzędowego Potwierdzenia Odbioru dokumentu.
Implementacja tego rozwiązania pozwoliła nam istotnie zredukować pracochłonność całego procesu – nadal wprawdzie drukujemy deklaracje i rozsyłamy je pocztą naszym pracownikom, ale ich generowanie i wysyłka do Urzędów Skarbowych odbywa się automatycznie za pośrednictwem bramki internetowej Ministerstwa Finansów. Jesteśmy naprawdę zadowoleni – mówi Paweł Borowy, dyrektor finansowy Randstad Sp. z o.o., firmy, która w tym roku już kolejny raz rozliczy swoich pracowników drogą elektroniczną.
Można się spodziewać, że zainteresowanie pracodawców tym sposobem rozliczania będzie rosnąć z roku na rok. Oszczędność czasu płynąca z elektronizacji całego procesu, zmniejszenie nakładu pracy, wyeliminowanie zbędnych papierowych dokumentów – to wszystko generuje wymierne oszczędności finansowe, pozwalając przedsiębiorstwom na optymalizację kosztów – komentuje Teresa Olszewska.
Źródło: GAVDI
Wojciech Boczoń
