Możliwość przesyłania faktur e-mailem to jeden z najgorętszych tematów ostatnich tygodni. Przedsiębiorcy nie mogą zrozumieć, jak w dobie internetu urząd skarbowy może kwestionować odliczenie podatku VAT od faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Chodzi o przypadek, gdy biznesmen nie ma bezpiecznego podpisu elektronicznego.
– Do tej pory przedsiębiorcy drukowali faktury i przesyłali je kontrahentowi pocztą lub kurierem. Mogli też wystawiać faktury w postaci elektronicznej i w takiej formie przesyłać je kontrahentom, jednak ten sposób wystawiania i przesyłania faktur wymaga posiadania przez przedsiębiorcę podpisu elektronicznego lub platformy EDI. Podatnicy we wnioskach o interpretację przepisów prawa podatkowego często pytali organy podatkowe o możliwość wystawienia faktur i przesłania ich w inny sposób niż pocztą czy kurierem – mówi Anna Ochędzan, Konsultant Podatkowy LeasePlan Fleet Management.
Od wyroku się zaczęło
Przedsiębiorcy od dawna walczyli o e-faktury, jednak prawdziwa burza rozpętała się w maju. Naczelny Sąd Administracyjny wydał wówczas wyrok stwierdzający, że faktura wysłana e-mailem lub faksem jest tak samo ważna, jak ta w formie papierowej (sygn. II FSK 1444/09). Był to przełomowy wyrok. Dotąd sądy odrzucały możliwość przesyłania faktur VAT nieopatrzonych e-podpisem.
Niestety, radość przedsiębiorców nie trwała długo. Muszą oni pamiętać, że NSA wydał jedynie wyroku w indywidualnej sprawie – a to jest zdecydowanie za mało, aby wielu biznesmenów mogło odetchnąć z ulgą. Czekają więc na odpowiednie zmiany w przepisach.
„Chcemy legalnie wysyłać faktury e-mailem
W czerwcu pewna grupa przedsiębiorców postanowiła skrzyknąć się i zawalczyć o prawo do legalnego przesyłania faktur drogą elektroniczną. – Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego bardzo mnie ucieszył. Doznałem poczucia, że Polska wreszcie weszła w XXI wiek i została przełamana urzędnicza niemoc panująca w tej kwestii od kilku lat. Nie ukrywam, że całą sprawą byłem sam żywo zainteresowany. Prowadzę działalność gospodarczą i od zawsze przesyłam klientom faktury pocztą elektroniczną. Zawsze też, jeśli było to tylko możliwe, prosiłem kontrahentów, aby oni również przesyłali mi faktury w tej formie. Jest to najwygodniejsze rozwiązanie – mówi Wojciech Małota, koordynator akcji „Chcemy legalnie wysyłać faktury e-mailem”.
Pomysł na akcję zrodził się w momencie, gdy Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że nie będzie stosowało się do majowego wyroku NSA. – Poczułem się we własnym kraju jak petent. Postawiono mnie w roli przedmiotu prawa, a nie jego podmiotu. Z pewnym niedowierzaniem zacząłem pytać sam siebie o to, gdzie podziały się hasła (powtarzane w niedawnej kampanii prezydenckiej) o przyjaznym państwie, ułatwieniach dla przedsiębiorców, likwidowaniu absurdów prawnych itp. – wyjaśnia Wojciech Małota.
Ministerstwa zmienne jak flaga na wietrze
Postulat przedsiębiorców o dopuszczenie do obrotu gospodarczego faktur VAT, drukowanych po otrzymaniu drogą elektroniczną, niebędących e-fakturą z podpisem elektronicznym poparł resort gospodarki. 20 lipca br. szef resortu Waldemar Pawlak przesłał do ministra finansów pismo z prośbą o zmianę stanowiska w tej sprawie.
Cztery dni później rzecznik Ministerstwa Finansów Magdalena Kobos zapowiedziała, że wkrótce minister Jacek Rostowski wyda rozporządzenie, zgodnie z którym nie tylko będzie można wysyłać faktury e-mailem, ale nie trzeba będzie ich nawet drukować. Niestety żadne rozporządzenia jeszcze nie powstało.
Dla firm to przede wszystkim oszczędność
Możliwość sporządzania faktur w formie elektronicznej, przesyłania ich drogą mailową, a następnie ich drukowanie przez obie strony transakcji niewątpliwie przyspiesza obrót gospodarczy. Jednak przede wszystkim pozwala przedsiębiorcom zaoszczędzić na kopertach i znaczkach. Oszczędności są tym większe, im większe jest przedsiębiorstwo i liczba kontrahentów, z którymi współpracuje dana firma.
Faktura elektroniczna nie jest mniej bezpieczna niż jej tradycyjny papierowy odpowiednik. Spełnia te same funkcje, pozwala jednak oszczędzić czas i pieniądze firmom, a w konsekwencji stymuluje rozwój gospodarczy i ułatwia rozliczenie VAT.
Na ewentualne ułatwienia związane z możliwością przesyłania faktur drogą elektroniczną wskazuje również Zbigniew Piotrowski, zastępca dyrektora Niepublicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej z Kwidzynia. – Problem e-faktur jest bardzo dobrze widoczny w sferze rozliczeń finansowych NZOZ z NFZ, które określa branżowa regulacja zawarta w rozporządzeniu ministra zdrowia w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej z dnia 6 maja 2008 r. Na dziś OW NFZ w Polsce unikają tematu. Warto zadbać, aby proces e-faktur dotyczył wszystkich branż.
Czy Poczta Polska straci?
Przesyłanie faktur drogą elektroniczną to spore ułatwienie i znaczne oszczędności dla przedsiębiorców. Co na to jednak Poczta Polska, która sporo zarabia na firmach, zmuszonych wysłać nierzadko kilkaset faktur miesięcznie do swoich kontrahentów w tradycyjnej, papierowej formie? Zapytaliśmy o to Zbigniewa Baranowskiego, rzecznika prasowego Poczty Polskiej SA.
– Postanowienia wyroku NSA wpłyną na zmniejszenie wolumenu przesyłek zawierających faktury, co może mieć konsekwencje w postaci znaczącego obniżenia przychodów Poczty Polskiej. Dostrzegamy zmiany na rynku i mamy świadomość, że pewne procesy związane z postępem technicznym są nieodwracalne, dlatego wprowadzamy nowe rodzaje usług – zwłaszcza dedykowane dla rynku e-commerce (w tym E-przesyłka) wykorzystujące internet. Nowe media, oprócz odejścia od tradycyjnego sposobu komunikacji, niosą również ze sobą możliwości, z których korzystamy, szukając nowych źródeł dochodów – komentuje rzecznik Poczty Polskiej.
E-faktury oczami doradcy podatkowego
Stanowisko doradcy podatkowego przedstawia Grzegorz Mularczyk, specjalizujący się w obsłudze podmiotów gospodarczych ze szczególnym uwzględnieniem podatku od towarów i usług. – Do tej pory w praktyce o tak podstawowej w podatku VAT kwestii, jaką jest powstanie prawa do odliczenia podatku naliczonego, decydowała przede wszystkich strona formalna tego prawa, czyli jego „prawidłowe” udokumentowanie. Przez lata funkcjonowania w polskiej praktyce gospodarczej podatku VAT utarło się pojmowanie faktury jako dokumentu, którego jakieś specjalne cechy decydują o prawie do odliczenia podatku naliczonego.
– Nawet jeśli faktura prawidłowo opisywała zdarzenie gospodarcze, była kwestionowana przez organy podatkowe i sądy administracyjne jako podstawa do odliczenia podatku naliczonego, jeśli jakakolwiek jej cecha lub okoliczność wskazywała, że faktura nie została w sposób „oryginalny” dostarczona nabywcy: skoro faktura musiała być własnoręcznie podpisana, musiałaby być albo fizycznie odebrana przez nabywcę, albo musiała mu być przesłana pocztą. Do momentu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej brak było jakichkolwiek podstaw prawnych, aby spróbować zmienić taką praktykę. Dopiero data 1 maja 2004 r. przyniosła nam możliwość spojrzenia na to zagadnienie od innej strony. Analiza przepisów dyrektywy (wówczas tzw. VI dyrektywy VAT, dziś obowiązuje w tym zakresie dyrektywa Rady WE 2006/112), pokazywała wyraźnie, że nie tylko faktura nie odgrywa takiej roli w systemie podatku VAT, jaką jej do tej pory powszechnie przypisywaliśmy, ale co więcej – zupełnie inaczej działa sam podatek. Przepisy wspólnotowe kładą nacisk na sam proces gospodarczy, a nie jej opis w postaci jakichś sformalizowanych procedur – wyjaśnia Mularczyk.
Na koniec dodaje, że e-mail czy faks od lat nie stanowią novum dla przedsiębiorcy w prowadzeniu działalności gospodarczej. Trzeba jednak przekonać aparat skarbowy, że to, co dla każdego jest oczywiste w sferze codziennej komunikacji między przedsiębiorstwami, może też dotyczyć sfery podatkowej.
Mamy orzeczenie, a co dalej?
Wspominane orzeczenie NSA obala mit papierowej faktury. Okazuje się, że nieważna jest forma wysyłania faktury, liczy się przede wszystkim to, że informacja została dostarczona kontrahentowi, który na jej podstawie może dokonać rozliczenia podatkowego. Co jednak w praktyce oznacza to orzeczenie dla podatnika?
Przede wszystkim możliwość realizacji zgodnie z prawem wszystkich przywilejów wynikających z takiego dokumentu (przede wszystkim chodzi o odliczenie podatku naliczonego). E-faktura przyspiesza także moment odliczenia podatku naliczonego, a sama postać faktury nie może decydować o prawach podatnika.
Nie wolno jednak zapominać o rzeczy podstawowej: wyrok NSA dotyczył indywidualnego rozstrzygnięcia sprawy podatnika. Poza tym organy podatkowe bardzo często nie uznają pojedynczych orzeczeń sądów administracyjnych. Dopóki nie zmienią się przepisy, przedsiębiorcy mogą jedynie wnosić o indywidualne interpretacje – może z czasem ilość przejdzie w jakość.
Orzeczenie NSA oraz zawarta w nim zmiana stanowiska w sprawie e-faktur stawia pod znakiem zapytania sens istnienia rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur drogą elektroniczną, czyniąc jego przepisy martwymi. Skoro sąd dopuścił przesyłanie drogą elektroniczną faktur innych niż wymienionych w rozporządzeniu, to nie ma praktycznie powodu, by przedsiębiorca spełniał dodatkowe warunki w czasie wysyłki (m.in. opatrywał faktury bezpiecznym podpisem elektronicznym). Przesłana faktura nadal powinna być przez kontrahenta wydrukowana. Wyrok sądu dopuszcza jedynie wystawianie i przesyłanie tych dokumentów, nie wskazuje natomiast na formę ich przechowywania. Obowiązek wydrukowania dotyczy nie tylko rozliczających się poprzez KPiR, ale również podatników prowadzących księgi rachunkowe (pełna księgowość).
Co ciekawe, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może u nich trafić z powrotem na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów (nie dotyczy to dokumentów: przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki). Do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego podatnicy niestosujący EDI lub podpisu elektronicznego oraz procedury akceptacji faktury elektronicznej powinni otrzymane dowody przechowywać w formie tradycyjnej (art. 73 ustawy o rachunkowości).
Barbara Sielicka
[email protected]
Źródło: Bankier.pl
Wojciech Boczoń