Wirtualne czy realne?

Na rynku biurowym zawrzało. Pojawiło się rozwiązanie umożliwiające założenie i prowadzenie firmy w ścisłym centrum miasta, bez konieczności wynajmowania kosztownej powierzchni. Czy to wpłynie na ilość tradycyjnej powierzchni biurowej, gdzie bezpośredni kontakt z klientem to podstawa funkcjonowania firmy, czas pokaże.  

Wirtualne biuro to rozwiązanie nowoczesne, wygodne i tanie, sprawdzające się zarówno w małych przedsiębiorstwach, jak i tych, które rozpoczynają swoją działalność i zależy im na niskich kosztach obsługi. Oferta wynajmu takich powierzchni gwarantuje adres siedziby, zarządzanie korespondencją, odbiór telefonów i faksów, przechowywanie dokumentów oraz szereg innych opcji w zależności od potrzeb klienta. Można wynająć na godziny salę konferencyjną, pomieszczenia gabinetowe i przyjmować klientów na umówione spotkania. Za dodatkową opłatą dostępne są także usługi z zakresu finansów, prawa, doradztwa personalnego i zarządzania co w znaczny sposób usprawnia działanie firmy. Odpowiedzialna za prowadzenie takiego biura sekretarka, każdy przychodzący faks przekazuje na skrzynkę e-mail, natomiast rozmowy telefoniczne przekierowuje na wybrany numer stacjonarny lub komórkowy. Jeszcze przed podniesieniem słuchawki, wie ona z jaką firmą chce się skontaktować dzwoniący, a to wszystko dzięki specjalnemu systemowi, który automatycznie wyświetla na monitorze dane i nazwiska osób kontaktowych danej firmy.

Wszystko działa sprawnie, jednak pozostaje jeden aspekt, który nie jest akceptowany przez niektóry firmy, a przez co tradycyjne biuro jest jedynym wyjściem. Wirtualna siedziba jest wynajmowana przez kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt firm, a osoba odpowiedzialna za sprawną administrację nie identyfikuje się z żadną z nich.

Na jaką odległość?

Biuro na kilka godzin wydaje się być dobrym rozwiązaniem zwłaszcza w przypadku działalności, która nie wymaga częstych kontaktów z kontrahentami. Do wymiany informacji za pomocą telefonu czy maila nie potrzeba wygodnego fotela w klimatyzowanym pomieszczeniu, a jedynie laptop i dostęp do Internetu. Rozwiązanie tego typu pozwala niewątpliwie na elastyczny czas pracy. Na taką formę działania nie mogą sobie pozwolić duże firmy, zwłaszcza z sektora usług, nastawione na codzienny kontakt z klientem. Co więcej często projektowy system pracy wymaga bezpośredniej współpracy, dlatego tradycyjne biuro jest w tym przypadku najefektywniejszym rozwiązaniem.

Ekspansja zagranicznych korporacji i zwiększająca się liczba oddziałów istniejących firm powoduje wzrost liczby ekskluzywnych biurowców na polskim rynku. Duże przedsiębiorstwa i instytucje oraz konkretne rodzaje działalności takie jak agencje reklamowe, firmy projektowe, telekomunikacyjne do funkcjonowania potrzebują standardowych lokali biurowych. – Branża finansowa, ubezpieczeniowa czy sektor usług, nie zdecydują się na wirtualne biuro, tylko na prestiżową lokalizację w centrum miasta. Wpływa ona bowiem na ich wizerunek wśród potencjalnych klientów, co może z kolei przekładać się na wyniki – wyjaśnia Maciej Modrowski, prezes spółki Górecka Projekt, będącej inwestorem poznańskiego biurowca Skalar Office Center.

Niewątpliwie od położenia biura zależy, kto będzie jego klientem. Osoby, które chcą prowadzić poważną firmę, opierającą się m. in. na obsłudze dużych spółek, powinny raczej wybierać prestiżowe biurowce czy parki biznesowe. Trudno bowiem przekonać korporacje do współpracy z przedsiębiorstwem zarejestrowanym pod domowym adresem lub w mieszkaniach prywatnych.
Zaletą tradycyjnej powierzchni biurowej jest również możliwość budowania więzi społecznych. W kilkuosobowym pomieszczeniu łatwiej o integrację z zespołem, a jednocześnie każdy ma do dyspozycji własną przestrzeń. Stały, bezpośredni kontakt, szybka wymiana informacji i dzielenie się wiedzą – to wszystko usprawnia działanie firmy.

Wirtualne czy realne? Jedno i drugie rozwiązanie ma swoje wady i zalety, dlatego każde przedsiębiorstwo musi rozważyć wszystkie „za” i „przeciw”. Warunkiem efektywnej pracy jest niewątpliwie komunikacja, w szczególności „twarzą w twarz”, jednak czy będzie się ona odbywała w każdej minucie czy raz na tydzień, zależy przede wszystkim od rodzaju działalności danej firmy.

Źródło: Image Public Relations