Autenti wprowadza Autenti eDelivery – usługę e-Doręczeń, która ma być alternatywą dla 329 mln przesyłek poleconych wysyłanych w Polsce każdego roku.
Mimo że cyfrowe rozwiązania, takie jak płatności bezdotykowe, e-faktury czy nawet podpisywanie umów za pomocą podpisu elektronicznego, wydają się powszechnym i najwygodniejszym rozwiązaniem dla biznesu, to wciąż pozostaje spory obszar dokumentów, podań, wniosków
czy wezwań urzędowych, które muszą być wysyłane tradycyjnymi metodami.
Szczególnie w dzisiejszym zautomatyzowanym świecie, kilkugodzinne kolejki do przysłowiowego okienka, aby odebrać awizo, brzmią irracjonalnie. Mimo to, dla wielu firm i ich pracowników administracyjnych jest to codzienność, którą dodatkowo utrudnia okres urlopowy. Brak obecności wyznaczonej do odbioru korespondencji osoby może zakończyć się niedostarczeniem wezwania lub pisma urzędowego, a ważne projekty mogą ulec opóźnieniu ze względu na nieodebranie potrzebnych dokumentów czy upoważnień.
Obowiązek e-Doręczeń
Systemowy obowiązek zmiany tej sytuacji i przejście na wirtualną formę doręczeń dokumentów wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 r. i obejmie zawody zaufania publicznego, poszczególne podmioty administracji publicznej oraz nowe podmioty gospodarcze rejestrujące się w KRS. W kolejnych latach będzie on rozszerzany na inne firmy zarejestrowane w KRS czy jednoosobowe działalności gospodarcze. Jednak warto już teraz skorzystać z narzędzi umożliwiających odbieranie i nadawanie elektronicznych przesyłek poleconych, zanim będzie ono wymagane z perspektywy prawa.
– e-Doręczenia nie są rozwiązaniem rządowym, narzuconym z góry, lecz rynkowym, w którym firmy mają możliwość wyboru partnera usługi. Przejście na tę formę dostarczania korespondencji już teraz może stać się przewagą konkurencyjną i przyspieszyć wiele procesów, jakie muszą prowadzić firmy. Dzięki natychmiastowemu dostarczaniu przesyłek i pełnemu monitorowaniu, firmy znacząco usprawnią swoje procesy biznesowe związane z ważną korespondencją. Tworząc Autenti eDelivery zadbaliśmy o pełną zgodność z polską ustawą o doręczeniach elektronicznych, co daje użytkownikom pewność prawnej ochrony i niezawodności – mówi Grzegorz Wójcik, CEO i Co-Founder Autenti.
Ukryte koszty standardowej korespondencji
Według danych z raportu „e-Doręczenia – bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej” przygotowanego przez Obserwatorium.biz, pod patronatem Ministerstw Cyfryzacji oraz Technologii i Rozwoju, decyzją o przejściu na wirtualne doręczenia mogą wiązać się ogromne oszczędności. Nawet na poziomie 75 proc. w kosztach generowania i doręczania dokumentów.
– Obecnie koszt wysyłki standardowego listu poleconego to 9,90 zł, bez wliczania w to kosztów wydruku dokumentów, przygotowania przesyłek i przede wszystkim czasu pracownika czy przedsiębiorcy, który musiał być poświęcony na fizyczne nadanie przesyłki. Doręczenie tego samego dokumentu za pomocą e-Doręczenia wyniesie ok. 2,20 zł. Dzięki e-Doręczeniom pismo czy umowa mogą znaleźć się u odbiorcy natychmiast po wysłaniu – niezależnie od miejsca, w jakim aktualnie przebywa, z zachowaniem kwestii ochrony danych, poufności i otrzymaniem potwierdzenia doręczenia – mówi Dorota Adamczyk, COO Autenti.
Szacuje się, że liczba przesyłek poleconych w 2022 r. wyniosła 329 mln, z czego 200 mln to przesyłki z administracji publicznej, a 129 mln należały do podmiotów komercyjnych i konsumentów. Chcąc wyjść naprzeciw firmom, które od 2025 r. będą musiały wprowadzić e-doręczenie zgodnie z nowymi przepisami, oraz tym firmom, które widzą w przejściu na cyfrowe przesyłki szansę na uzyskanie korzyści dla biznesu, Autenti wprowadziło możliwość bezpłatnego przetestowania usługi odbierania i nadawania przesyłek poleconych bez żadnych limitów do 1 października 2024 r.
Źródło: Autenti
Wojciech Boczoń