Szacuje się, że nawet 70% faktur w Polsce jest opłacanych po terminie. Polskie firmy są jednak coraz bardziej świadome korzyści jakie dają elektroniczne systemy zarządzania fakturami. Elektroniczna Akceptacja Faktur autorstwa BPSC SA została wdrożona już po raz setny.

Z badań przeprowadzonych przez firmę BPSC wynika, że – wbrew obiegowej opinii – opóźnienia w płatnościach to nie zawsze działanie celowe, obliczone na poprawę płynności finansowej. Firmy nie opłacają faktur w terminie bo.często dowiadują się o nich po fakcie.

– Z naszych doświadczeń wynika, że największe problemy w firmach związane są nie tyle z rozliczeniem kosztów, ile z uzyskaniem informacji na temat kosztów poniesionych, ale jeszcze niezewidencjonowanych – przekonuje Sławomir Kuźniak z firmy BPSC dostarczającej systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Tę tezę potwierdzają wyniki badań przeprowadzonych przez spółkę. Ponad 50% ankietowanych przedsiębiorstw określiło problemy z obiegiem faktur jako częste lub bardzo częste.

Cierpią nie tylko kontrahenci

Winę za taki stan rzeczy ponoszą przede wszystkim pracownicy, którzy nie przekazują na czas informacji kosztowych do działu finansowo-księgowego. Nie przekazują, bo rozliczanie faktur z punktu widzenia pracownika, który bezpośrednio nie odpowiada za finanse, zwykle jest sprawą drugorzędną.

Ma to swoje konsekwencje nie tylko w postaci zaległości w płatnościach. Zdaniem Sławomira Kuźniaka opóźnienia w przekazywaniu informacji o poniesionych przez firmę kosztach negatywnie wpływa zarówno na działalność kontrahentów, jak i samego przedsiębiorstwa odpowiedzialnego za płatność.

Brak informacji na temat kosztów nie tylko uniemożliwia szybkie rozliczenie projektów, zleceń i zadań, ale ma bezpośredni wpływ na kontrolę stanu zobowiązań, planowanie płatności i przede wszystkim – na prawidłowe obliczenie podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług. Widać to szczególnie w większych firmach. Dla nich wielkość naliczonego podatku VAT ma ogromne oznaczenie.–Jeśli wartość faktur kosztowych w firmie wynosi 1 mln zł, to nierozliczenie w terminie tylko 10% z nich przynosi straty na poziomie blisko 40 tys. zł, nie uwzględniając kosztów osobowych związanych choćby z poszukiwaniem i obiegiem dokumentów. Nietrudno sobie wyobrazić, że dużych firmach te straty mogą być dużo wyższe – tłumaczy Sławomir Kuźniak, dyrektor aplikacji internetowych w BPSC.

Problem można wyeliminować

Z badań przeprowadzonych przez chorzowską spółkę wynika, że problem dotyczy przede wszystkim firm, które nie mają wdrożonego elektronicznego obiegu dokumentów. W przedsiębiorstwach, które posiadają system automatycznej akceptacji faktur liczba nierozliczonych dokumentów nie przekracza zwykle kilku procent. W jednej z firm ankietowanych przez chorzowskiego dostawcę, po wprowadzeniu takiego rozwiązania liczba niezaakceptowanych w terminie dokumentów kosztowych udało się zmniejszyć z 20% do zera.

– Poprawie wskaźników sprzyja przede wszystkim to, że faktura na etapie kancelaryjnym jest skanowana i od razu staje się widoczna dla osoby zarządzającej sferą finansów. Dzięki mechanizmom ponagleń, a także dokładnej informacji na temat lokalizacji faktury możliwe jest znaczące skrócenie czasu potrzebnego na zamknięcie miesiąca w przedsiębiorstwie. W konsekwencji także na przyśpieszenie płatności – tłumaczy Sławomir Kuźniak z BPSC.

Zarządzanie obiegiem faktur to jednak tylko jeden z elementów ewidencyjnej układanki. Daje firmie wiedzę o wydatkach związanych z poniesionymi kosztami. Sam koszt powstaje dużo wcześniej czyli przy samym zapotrzebowaniu (wniosku inwestycyjnym) wprowadzonym przez użytkownika. Aby zyskać pełną wiedzę o akceptacji kosztów, firmy użytkujące moduł EAF coraz częściej decydują się dodatkowo na implementację Elektronicznej Akceptacji Zapotrzebowań (Zamówień) oraz na Portal Dostawcy (Aukcyjny).

– Jesteśmy w stanie uruchomić pełny zestaw produktów WEB-owych obsługujący cały łańcuch związany z akceptację kosztów, powiązanych z kontrolą budżetów. Proces rozpoczynają zapotrzebowania, które użytkownicy systemu mogą wypełnić za pomocą przeglądarki w systemie Elektronicznej Akceptacji Zapotrzebowań poprzez wystawienie ich na Portalu Dostawcy (aukcyjny). Wybór ofert dokonuje się automatycznie poprzez system licytacji lub „ręczne” wskazanie oferty.

Po wygenerowaniu Zamówień, akceptowanych w procesie obsługiwanym w Elektronicznej Akceptacji Zamówień następuje powiązanie tych Zamówień z fakturami w systemie Elektronicznej Akceptacji Faktur. Oczywiście w systemie Impuls EVO, wszystkie te aplikacje dostępne on-line, poprzez przeglądarkę www oraz oparte są o definiowalny wewnętrzny motor workflow – podkreśla Sławomir Kuźniak.

– Procedury, nawet najlepiej przygotowane, na pewnym etapie rozwoju biznesu nie pozwalają zapanować nad ogromną ilością faktur kosztowych. Nasza firma, w efekcie gwałtownego rozwoju w ostatnich latach, znalazła się właśnie w takiej sytuacji. System, dzięki któremu każda wpływająca faktura kosztowa trafia w postaci elektronicznej do systemu informatycznego i dekretowane są pod jego kontrolą stał się nieodzowny. Elektroniczna Akceptacja Faktur powinna w przeciągu najbliższych miesięcy znacząco uporządkować kwestię obiegu faktur, mówi Artur Wichary, Dyrektor ds. Produkcji i Rozwoju, WICHARY Technologies Sp. z o.o.

BPSC SA