Błędy w pracy kosztują księgowych coraz więcej – od 1 lipca 2023 r. maksymalna grzywna za wykroczenia skarbowa wzrosła do 72 tys. zł. Grzywny i mandaty karne nie zamykają listy finansowych konsekwencji pomyłek w pracy – zaliczają się do nich również m.in. roszczenia klientów i koszty postępowań karnych, karno-skarbowych i administracyjnych. Do najczęstszych błędów pracowników i właścicieli biur rachunkowych należą m.in. utrata dofinansowania z PFRON oraz uchybienia w zgłoszeniach VAT i rocznych deklaracjach PIT – podaje Leadenhall Insurance. Finansową odpowiedzialność za błędy i uchybienia w obsłudze klientów może przejąć na siebie ubezpieczyciel w ramach ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) zawodowej.
Niedopełnienie obowiązków zawodowych przez księgowych i właścicieli biur rachunkowych naraża ich na wysokie kary finansowe. O 1 lipca br. kary grzywny za wykroczenia skarbowe wahają się od 360 zł do 72 tys. zł (do czerwca maksymalna grzywna wynosiła „zaledwie” 69,8 tys. zł). Konsekwencje finansowe błędów i uchybień w pracy są jednak czasem o wiele dotkliwsze.
– Księgowi mogą zostać obciążeni finansowo z różnych powodów. Nie tylko za wykroczenia skarbowe, ale również z powodu zniesławienia, naruszenia umowy poufności, utraty dokumentów czy naruszenia lub złamania przepisów RODO. Formą zabezpieczenia się przed skutkami takich sytuacji jest ubezpieczenie OC zawodowej dla biur rachunkowych. Ochrona oferowane przez Leadenhall Insurance zawiera w sobie oczywiście obowiązkowe OC z limitem do 10 tys. euro[*], które musi mieć każdy podmiot prowadzący usługowo księgi rachunkowe. Jednak potrzeby ubezpieczeniowe księgowych są znacznie szersze i dlatego to tylko jeden z elementów polisy. Można ją uzupełnić m.in. o błędy powstałe przy prowadzeniu uproszczonej księgowości, rozliczaniu VAT lub sporządzaniu deklaracji podatkowych – mówi Rajmund Rusiecki z Leadenhall.
Zdaniem ekspertów Leadenhall wśród najczęstszych w ostatnich latach błędów, które prowadzą do roszczeń, a równocześnie mogą być objęte ochroną ubezpieczeniową, znajdują się:
- Utrata dofinansowania z PFRON wskutek nieterminowego złożenia wniosku
Roszczenia klientów bardzo często dotyczą niedotrzymania przez księgowego terminu złożenia wniosku o dofinansowanie z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. To wyklucza dotację, a na pracownika biura rachunkowego nakłada odpowiedzialność za stratę i konieczność jej zrekompensowania klientowi.
- Uchybienie obowiązkowego zgłoszenia VAT
Kolejny przykład: niedostarczenie na czas zgłoszenia rejestracyjnego do opodatkowania VAT po przekroczeniu limitu wartości sprzedaży. W takiej sytuacji posiadanie ubezpieczenia sprawia, że ubezpieczyciel przejmuje na siebie koszty odsetek oraz inne konsekwencje błędu, których sfinansowanie „spada” na księgowego.
- Uchybienie we wspólnych rocznych deklaracjach PIT małżonków
To bardzo częsta sytuacja – pomyłki księgowych powodują, że małżonkowie muszą złożyć korektę wspólnej deklaracji PIT. To skutkuje utratą możliwości korzystnego dla nich rozliczenia się razem. Biuro rachunkowe pokrywa poniesione przez klientów straty, za co odpowiedzialność również może przejąć ubezpieczenie Leadenhall.
- Utrata zwolnienia z obowiązku płacenia składek z ZUS
Z kolei w okresie pandemii powszechnie zdarzały się księgowym opóźnienia w składaniu wniosków o tzw. tarczę antykryzysową, a także pomyłki w obliczaniu składek. Niestety, to uniemożliwiało klientom zwolnienie z obowiązku płacenia składek na ubezpieczenie społeczne. W takiej sytuacji pracownik biura rachunkowego ponosił odpowiedzialność za popełniony błąd i często z własnego budżetu pokrywał straty klienta. Polisa pozwalała na zrekompensowanie tego typu wydatków.
– Odszkodowania wypłacane klientom w ramach zawodowej polisy OC dla księgowych różnią się w zależności od skali popełnionego błędu czy uchybienia. Nie ma jednak wątpliwości, że obowiązkowy zakres ubezpieczenia nie obejmie wszystkich potencjalnych szkód, a jego ustawowy limit 10 tys. euro jest znacznie niedoszacowany. Roszczenia wobec księgowych sięgają nieraz dziesiątków, a nawet setek tysięcy złotych. Przy zakupie ochrony i doborze sumy gwarancyjnej trzeba brać pod uwagę potencjalnie najgorszy możliwy scenariusz. Pomaga w tym odpowiedź na pytanie: jak kosztowne błędy mogę popełnić, biorąc pod uwagę skalę mojego działania? – dodaje Rajmund Rusiecki z Leadenhall.
Co warto wiedzieć o OC dla księgowego?
Polisa zapewnia pokrycie konsekwencji finansowych błędów księgowych nawet do 5 mln zł. Dotyczy to pomyłek i uchybień, do których doszło przy świadczeniu usług księgowych oraz rozliczeń podatkowych, jak również odszkodowań m.in. z tytułu naruszenia prawa własności intelektualnej, obowiązku zachowania tajemnicy, utraty dokumentów – wraz z kosztami postępowań cywilnych, karno-skarbowych i administracyjnych. Ochrona może także obejmować sprawy związane z rozliczeniami kadrowo-płacowymi, systemem ubezpieczeń społecznych, RODO, cyberatakiem, a także pokrycie kosztów obrony w postępowaniach przed sądem dowolnej instancji, związanych z osobistą odpowiedzialnością karno-skarbową.
– Co istotne, nasze ubezpieczenie obejmuje działalność prowadzoną dla klientów biur rachunkowych w Polsce, jak i usług świadczonych dla klientów z Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Szeroki zakres terytorialny ubezpieczenia jest ważny w przypadku biur rachunkowych, prowadzących międzynarodowe operacje – wyjaśnia Rajmund Rusiecki z Leadenhall.
Źródło: Leadenhall Insurance
[*] Ubezpieczenie obowiązkowe zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dn. 06.11.2014 r.
Wojciech Boczoń