Wojciech BoczońPo jednej z naszych ostatnich publikacji czytelnicy zwrócili się do nas z dodatkowymi pytaniami dotyczącymi kwestii skanowania dowodów. Niektóre z nich dotyczyły spółki Rkantor.com. Firma odpowiada dlaczego skanowanie dowodów jest konieczne.
Wojciech Boczoń: Z czego wynika konieczność zaktualizowania danych osobowych?
Anna Korzec, PR Manager BNP Paribas Solutions, spółki prowadzącej Rkantor.com: Wynika ona z konieczności dostosowania się do nowej Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 1 marca 2018. Do wdrożenia wprowadzonych przez nią zmian są zobowiązane wszystkie instytucje płatnicze (w tym BNP Paribas Solutions, właściciel Rkantor.com), banki i inne podmioty, szczegółowo wymienione w art. 2 wspomnianej ustawy. Jej wprowadzenie było związane z koniecznością dostosowania polskiego prawa do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. Uwzględniono w niej też rekomendacje Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, który do momentu wprowadzenia tego aktu prawnego działał na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dn. 16.11.2000 r.
Czytelnicy pytają, dlaczego muszą przesyłać skany dowodów osobistych?
Obowiązek dostarczenia dokumentu tożsamości wynika z art. 37 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu: „Weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła”.
Jak wynika z powyższego przepisu, jednym z niezbędnych elementów prawidłowej weryfikacji klienta (osoby fizycznej), szczególnie w przypadku braku jego fizycznej obecności, pozostaje więc konieczność potwierdzenia informacji przy uwzględnieniu dokumentu tożsamości. Potwierdził to Generalny Inspektor Informacji Finansowej w komunikacie z 22 sierpnia 2018 roku, gdzie czytamy, że w przypadku braku fizycznej obecności klienta, instytucje obowiązane (a więc również BNP Paribas Solutions) podczas weryfikacji klienta powinny posłużyć się co najmniej dwoma różnymi dokumentami, danymi i informacjami (tj. materiałami weryfikacyjnymi).
Weryfikacja klienta (osoby prawnej – np. spółki, jednoosobowej działalności gospodarczej) dodatkowo wymaga posłużenia się dokumentem zawierającym aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innymi dokumentami lub informacjami pochodzącymi z wiarygodnego źródła.
Co do konieczności wykonania skanu dokumentu tożsamości, to zgodnie z art. 34 ust. 4 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, „instytucje obowiązane na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie”.
Środki bezpieczeństwa finansowego to m.in. mechanizmy identyfikacji klienta oraz weryfikacja jego tożsamości. Można zadać w tym miejscu pytanie o zasadność pobierania kopii dokumentu tożsamości, jeżeli z ww. przepisu wynika jedynie możliwość, a nie obowiązek przetwarzania informacji z dokumentu.
Odpowiedzią na tak postawioną tezę jest opisana w ww. ustawie konieczność stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. Co to wyrażenie oznacza? Środki bezpieczeństwa finansowego odnoszą się do mechanizmów identyfikacji klienta oraz weryfikacji jego tożsamości. Zastosowanie „wzmożonych” środków oznacza m.in., że należy potwierdzić dane klienta za pomocą co najmniej dwóch dokumentów/danych/informacji, pochodzących z wiarygodnych źródeł. Co ważne, jednym z nich powinien być dokument tożsamości.
W przypadku krajowej instytucji płatniczej świadczącej usługi online niezbędne jest zatem stworzenie bezpiecznego systemu do przesyłania zdjęć lub skanów wymaganych dokumentów, który jako Rkantor.com zapewniliśmy naszym klientom.
Poza dokumentem tożsamości, środkiem tzw. dodatkowej weryfikacji pozostaje również pierwszy przelew do kantoru z rachunku bankowego, którego zarejestrowany klient jest właścicielem. Dzięki temu można sprawdzić, czy dane adresowe z przelewu zgadzają się z tymi podanymi podczas rejestracji.
Czy nie można dokonać weryfikacji tożsamości w inny sposób?
Instytucje, których dotyczą postanowienia ustawy, mają obowiązek zastosowania skutecznych mechanizmów weryfikacji tożsamości klientów, przy czym słowo „skuteczny” jest tutaj kluczowe. Skan dokumentu tożsamości minimalizuje ryzyko błędnej identyfikacji i weryfikacji. Ze swojej strony zapewniliśmy klientom bezpieczny system do przesyłania zdjęć dokumentów. Dodawane są one za pomocą jednorazowego linka (szyfrowanego za pomocą połączenia TLS) z telefonu i dodatkowo zatwierdzanie, nie są też zapisywane w panelu klienta. W całym tym procesie nie korzystamy z usług firm zewnętrznych. Należy też pamiętać, że skany dokumentów tożsamości służą tylko do przewidzianych w ustawie celów identyfikacji i weryfikacji i nie są wykorzystywane w jakikolwiek inny sposób.
