Od początku roku możemy wysyłać faktury e-mailem. Wiele firm korzysta z tej możliwości już od dawna. Czy systemy informatyczne są gotowe, by sprostać oczekiwaniom użytkowników?
Firma Patcom zaktualizowała Symfonię już w grudniu. Program ten, jak większość podobnych oprogramowań, zawiera możliwość wysyłki faktur w PDF, co stosuję się już od dawna. Pozostaje postawić pytanie co w przypadku wysyłania faktur z elektronicznym podpisem?
Ministerstwo Finansów przyznaje, że nie ważne w jakiej formie dostarczy się fakturę.
– Rozporządzenie mówi o zachowaniu bezpieczeństwa przez wystawiającego fakturę – mówi Magdalena Kobos z Ministerstwa Finansów. – W rozporządzeniu nie ma mowy o tym w jakim formacie. Wcześniej było tak, że faktura musiała być zabezpieczona. Przedsiębiorcy mieli do wyboru dwie możliwości. Teraz to w ich kwestii jest wybór formatu faktury. Musi tylko zostać zabezpieczona – tłumaczy Kobos.
Specjaliści w tej dziedzinie zaznaczają również, że oddzielną kwestią będzie archiwizacja faktur i udostępnienie jej urzędowi skarbowemu. Comarch przygotował dla swoich klientów narzędzie do archiwizacji e-faktur on-line.
Jednak tak czy inaczej robi się bałagan. Jedni wysyłają faktury pocztą inni e-mailem. Jedni je przechowują on-line, inni na dyskach, jeszcze inni tradycyjnie – w teczkach. Dlatego firma mailPro wyszła naprzeciw problemom przedsiębiorców i od jakiegoś czasu proponuje lek na całe zło. mailPro stworzyła pierwszą aplikację pozwalającą na przesyłanie w dogodny i szybki sposób faktur drogą elektroniczną.
– Możliwość wysyłania faktur przez internet jest nie tylko prostsza, ale i tańsza. Kiedy firmy zaczęły wysyłać elektroniczne faktury, klient i tak dostawał kopię tradycyjną drogą pocztową. Zrobił się bałagan – ocenia Tomasz Gambuś z mailPro. – Dlatego wychodzimy temu naprzeciw. Stworzyliśmy nową aplikację, która pomoże naszym klientom na bieżąco śledzić do dzieje się z fakturą. Za pomocą kilku klęknięć myszki będzie można wysłać dowolną ilość faktur, zobaczyć kto ją odebrał, otworzył, a do kogo nie dotarła. Oszczędzamy czas, pieniądze i mamy pewność, że faktura trafiła w odpowiednie ręce – dodaje Gambuś.
Przedsiębiorca, zamawiając dostęp on- line do aplikacji, ma pełny wgląd w dane faktury i historie ich wysyłek. Aplikacja ma ułatwić pracę klientom i partnerom biznesowym firmy MailPro, ale każdy zainteresowany może zamówić taką aplikacje. Opłata za nią działa na zasadzie abonamentu. Jednak jeśli ktoś nie jest przekonany co do funkcjonowania i kupna aplikacji, może za darmo ją wypróbować.
Jak widać wszyscy potrafią przygotować się do nowych możliwości tylko nie rząd. Odpowiedni zapis w ustawie pomógłby firmie, a przedsiębiorcy nie musieli by na własną rękę decydować o metodzie przysyłania e- faktur. Na szczęście są również takie firmy, które szybko dostosowują się do realiów i działają jak lek na całe zło, dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw.
Źródło: Patcom
Wojciech Boczoń