Elektronizacja zarządzania czasem pracy w dużej organizacji przekłada się nie tylko na lepsze planowanie i redukcję kosztów oraz krótszy czas przygotowywania i przetwarzania danych po stronie osób zarządzających czasem pracy pracowników i służb kadrowych, ale także na realne korzyści dla samych pracowników. Z tego powodu Bank BPH zdecydował się na rozbudowę funkcjonalności zarządzania czasem pracy w systemie SAP HCM, korzystając z pomocy eksperta w tej dziedzinie – GAVDI Polska.
Po połączeniu Banku BPH i GE Money Banku w organizacji pracuje ok. 8000 osób, zatrudnionych w ponad 300 lokalizacjach na terenie całej Polski. Przygotowanie i przetworzenie w procesie naliczania wynagrodzeń tysięcy papierowych dokumentów dotyczących czasu pracy każdego z pracowników, było ogromnym wyzwaniem, zwłaszcza dla służb kadrowych. Sytuacje komplikował fakt, że dokumenty te wymagały podpisów wielu osób, wypełniane były na różne sposoby, także ręcznie, jak również często dochodziły z opóźnieniem do Departamentu Kadr. Łatwo wyobrazić sobie możliwe kłopoty z autoryzacją, odczytaniem, sprawdzaniem kompletności takich dokumentów oraz koszty generowane nie tylko przez drukowanie, ale przede wszystkim wysyłkę i ręczną aktualizację systemu kadrowo-płacowego przez służby kadrowe. Tym bardziej, że dokumenty spływały z tak wielu lokalizacji banku i niekiedy wymagały pilnych korekt.
Problem został zidentyfikowany przez Bank BPH jeszcze przed połączeniem z GE Money Bankiem. Instytucja, zatrudniająca wówczas ponad 4000 pracowników, postanowiła maksymalnie zautomatyzować procesy w Departamencie Kadr i zminimalizować liczbę dokumentów papierowych. Elektronizacja procesów miała przynieść nie tylko redukcję kosztów, ale także lepsze planowanie czasu pracy, przyspieszyć rozliczenia i moment wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników oraz zmniejszyć ryzyko błędów.
Bank BPH zdecydował się na rozbudowę funkcjonalności zarządzania czasem pracy w systemie SAP HCM – uruchomienie funkcjonalności Oceny Czasu Pracy oraz obsługę zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych. Główni aktorzy w tych procesach to menedżerowie i pracownicy, wykorzystujący funkcje samoobsługi menedżerskiej i pracowniczej. Dzięki temu zmieniły się sposoby realizacji procesu zarządzania czasem pracy w całym Banku, a zwłaszcza w Departamencie Kadr – zamiast wprowadzania danych po ich wcześniejszym uzgadnianiu, można skupić się na monitorowaniu ich kompletności oraz obsłudze tylko specyficznych przypadków. Ze względu na specyfikę zagadnienia (potrzeba zmian w odpowiednich wewnętrznych aktach prawa pracy), wiele decyzji projektowych należało konsultować ze Związkami Zawodowymi.
Do realizacji przedsięwzięcia Bank BPH wybrał partnera, który specjalizuje się we wdrażaniu systemu SAP HCM i posiada wieloletnie doświadczenie w tej dziedzinie – firmę GAVDI Polska. – Elektronizacja procesów planowania i rozliczania czasu pracy miała i ma dla nas ogromne znaczenie – mówi Piotr Sacha, Dyrektor Departamentu Kadr w Banku BPH, inicjator i szef projektu elektronizacji czasu pracy. – Zdawaliśmy sobie sprawę, że wdrożenie systemu wymaga szczególnego wsparcia, dlatego bardzo uważnie wybieraliśmy partnera. GAVDI Polska dokładnie spełnia nasze wymagania – zapewnia udział w projekcie ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, chętnie podejmuje się realizacji nowatorskich zadań.
Elektroniczne zarządzanie czasem pracy przyniosło korzyści na wielu poziomach. Menedżerowie mogą teraz lepiej zarządzać czasem pracy swoich zespołów i sprawnie go rozliczać. Jest to tym łatwiejsze, że ich planowanie podlega różnego rodzaju walidacjom, np. system sprawdza zgodność wprowadzonych planów pracy z przepisami kodeksu pracy i wskazuje ewentualne nieprawidłowości. Pracownicy z kolei mają stały dostęp do swoich danych – na bieżąco mogą przeglądać dane wprowadzane przez menedżerów oraz swoją kartę czasu pracy online i w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń – od razu je zgłaszać. Dodatkowo zelektronizowano w pełni i zintegrowano z procesem naliczania wynagrodzeń proces zlecania i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych w oparciu o ustalone indywidualne harmonogramy pracy każdego z pracowników. Cała komunikacja elektroniczna pomiędzy pracownikiem, menedżerem i Departamentem Kadr w zakresie zarządzania czasem pracy jest prowadzona na dedykowanej temu platformie, wspieranej przez pocztę elektroniczną..
– Skala projektu była ogromna – mówi Piotr Sacha. – Każdy z naszych menedżerów odbył 2,5-godzinne szkolenie e-learningowe. System został początkowo uruchomiony na zasadzie pilotażu w grupie pracowników o najbardziej skomplikowanych systemach czasu pracy. Dopiero po przetestowaniu działania systemu na najtrudniejszej grupie, zajęliśmy się wdrażaniem go w całej organizacji.
– Wdrożenie obsługi procesów czasu pracy w Banku BPH było dla nas bardzo ciekawym zadaniem – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska. – Warto podkreślić, że oprócz wykorzystania standardowych funkcjonalności SAP, obsługę niektórych procesów należało zaprojektować i utworzyć w systemie od zera. Odnosi się to na przykład do elektronicznego zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych z użyciem portalu oraz opcji samoobsługi menedżerskiej i pracowniczej. Przygotowaliśmy odpowiednie serwisy, które oprócz ewidencji informacji umożliwiają komunikację pomiędzy menedżerem i pracownikiem oraz zapewniają szereg sprawdzeń gwarantujących poprawny merytorycznie przebieg procesu.
– Rozstaliśmy się z tysiącami niepotrzebnych już papierowych dokumentów. – dodaje Piotr Sacha. – Prędko do nich nie wrócimy.
Case study
Głównym celem rozbudowy systemu SAP HCM dostarczanego przez GAVDI Polska Bankowi BPH była maksymalna elektronizacja trzech procesów z zakresu zarządzania czasem pracy pracowników Banku BPH: planowania czasu pracy, rejestracji rzeczywistego czasu pracy i raportowania informacji o czasie pracy. W procesie naliczania wynagrodzeń przygotowanie i przetworzenie papierowych dokumentów dotyczących czasu pracy każdego z ok. 8000 pracowników banku zatrudnionych w ponad 300 lokalizacjach na terenie całej Polski, było dużym wyzwaniem, zwłaszcza dla służb kadrowych. Elektronizacja procesów miała na celu nie tylko redukcję kosztów, ale także lepsze planowanie czasu pracy, przyspieszenie rozliczenia i momentu wypłaty wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników oraz zmniejszenie ryzyka błędów.
– Naszym celem była optymalna standaryzacja i elektronizacja procesów oraz ujednolicenie technologii w zakresie przetwarzania informacji o czasie pracy, jak również zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędu i dokładniejsza kontrola w tym zakresie.- podkreśla Piotr Sacha, Dyrektor Departamentu Kadr w Banku BPH.
Sprawne wprowadzenie nowego rozwiązania wymagało od zespołu projektowego przede wszystkim przemyślanego zaprojektowania procesów oraz opracowania narzędzi, procedur i formularzy odpowiadających potrzebom banku.
System SAP HCM wdrożony w Banku BPH zmienił radykalnie sposoby realizacji procesu zarządzania czasem pracy, zwłaszcza w Departamencie Kadr – zamiast wprowadzania danych po ich wcześniejszym uzgadnianiu, managerowie mogą skupić się na monitorowaniu ich kompletności oraz obsłudze tylko poszczególnych przypadków. System umożliwia sprawniejsze zarządzanie czasem pracy zespołu i pozwala na rozliczenia godzin pracy poprzez wykorzystanie Pulpitu Managera Czasu Pracy, tzw. PTMW, który został udostępniony w SAP Portal (platformie obsługującej system). Rozwiązanie jest wsparte systemem kontrolnym, który sprawdza w momencie wprowadzania danych zgodność wprowadzonych planów pracy i czasu pracy w godzinach nadliczbowych z przepisami kodeksu pracy i wskazuje ewentualne nieprawidłowości.
W systemie SAP został zainicjowany proces zlecania pracy w godzinach nadliczbowych przy wykorzystaniu SAP Enterprise Portal. Tak zwany „proces workflow” zawiera monitorowanie wykonania poszczególnych kroków w procesie planowania i rejestracji czasu pracy oraz wysyła powiadomienia w przypadku zbliżania się końcowych terminów rozliczenia godzin nadliczbowych.
Elektroniczne zarządzanie czasem pracy przyniosło korzyści na wielu poziomach. Managerowie pozbyli się dużej części zbędnych dokumentów oraz został usprawniony proces przepływu informacji. Pracownicy uzyskali stały dostęp do swoich danych – na bieżąco mogą monitorować zmiany wprowadzane przez managerów oraz swoją kartę czasu pracy i w przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń – od razu je zgłaszać. Cała komunikacja elektroniczna pomiędzy pracownikiem, managerem i Departamentem Kadr w zakresie zarządzania czasem pracy jest prowadzona na dedykowanej platformie, wspieranej przez pocztę elektroniczną.
Źródło: GAVDI Polska
Wojciech Boczoń