Itella Information, europejski lider w zakresie elektronicznych procesów fakturowania, przeprowadziła badanie w grupie konsumentów i przedsiębiorców w 16 krajach europejskich. Celem badania było poznanie procesów oraz przyzwyczajeń konsumentów związanych z obsługą faktur. Analiza dotyczyła dwóch obszarów: faktur zakupu i faktur sprzedaży. W sumie, w badaniu udział wzięło 9037 konsumentów oraz 4765 osób decyzyjnych w przedsiębiorstwach. Rozmowy z uczestnikami były prowadzone drogą telefoniczną w ich ojczystym języku wiosną 2010 roku.
Badanie jest prawdopodobnie najbardziej szczegółową analizą, jaka została kiedykolwiek przeprowadzona w zakresie procesów fakturowania oraz przejścia w kierunku elektronicznej obsługi faktur przez przedsiębiorstwa i konsumentów. Daje ono dobry obraz zaawansowania elektronicznej obsługi faktur w różnych krajach europejskich. Wyniki badania potwierdzają założenie firmy Itella Information, że aby realizować efektywne, szybkie i płynne procesy obsługi faktur, przedsiębiorstwa muszą obsługiwać różne formaty danych, korzystając z różnych kanałów komunikacji, jednocześnie działając zgodnie z ustawodawstwem danego kraju. Równocześnie należy mieć na uwadze różne preferencje przedsiębiorców i konsumentów.
- Aby znaleźć się wśród najlepiej zorganizowanych pod względem obsługi procesu „purchase to pay” (od zakupu do zapłaty) oraz „order to cash” (od zamówienia do otrzymania płatności) firmy muszą opracować sposoby jego usprawnienia, co spowoduje mniejszą ilość błędów i ich realizację w jeszcze krótszym czasie. W końcu zawsze chodzi o to, by elastycznie i oszczędnie wykorzystywać zasoby firmy. – mówi Miikka Savolainen, Dyrektor Zarządzający Itella Information w Polsce.
Wyniki badania wyraźnie pokazują, że Europa jest na różnych etapach, jeżeli chodzi o procesy obsługi faktur. Niektóre kraje wdrożyły procesy elektronicznej obsługi faktur szybciej niż inne. Różnice widać również pomiędzy obsługą faktur zakupu i sprzedaży, a konsumenci w różnych regionach mają zupełnie różne przyzwyczajenia i oczekiwania, jeśli chodzi o sposoby otrzymywania faktur i płatności.
Co druga firma w Europie wysyła i odbiera przynajmniej jedną fakturę elektroniczną w miesiącu. Odpowiednio, ponad 40% konsumentów odbiera przynajmniej jedną fakturę elektroniczną w tym samym okresie czasu. Podsumowując, najczęściej z elektronicznej obsługi faktur korzystają kraje Skandynawskie i Bałtyckie, a najrzadziej kraje Europy Wschodniej.
Największy nacisk na obsługę faktur w pełni elektronicznych kładzie się w Finlandii i Wielkiej Brytanii. Przesyłanie faktur pocztą elektroniczną jest popularne w Estonii, jak i również w Wielkiej Brytanii. W sumie, 82% firm estońskich i aż 89% brytyjskich wysyła e-faktury, bądź faktury drogą elektroniczną, podczas gdy firmy z Czech, Słowacji, Węgier czy Rumunii oscylują wokół 20%, nie wspominając o Polsce, która pozostaje na końcu listy z odsetkiem jedynie 11%. Outsourcing druku faktur (czyli zlecanie procesu drukowania faktur na zewnątrz) dominuje w Finlandii i Szwecji, podczas gdy w krajach Europy Wschodniej, w tym Polski, zdaje się praktycznie nie występować. Proces obsługi faktur sprzedaży jest najmniej zinformatyzowany w Polsce, Czechach, Rosji i innych krajach Europy Wschodniej. Aż 92% polskich firm drukuje faktury sprzedaży wykorzystując jedynie własne zasoby, tyle samo używa procesów tradycyjnych przy ich odbiorze, podczas gdy w sposób tradycyjny faktury odbiera jedynie 23% firm fińskich czy norweskich.
Duża popularność przesyłania faktur pocztą elektroniczną jest najbardziej zaskakującym wynikiem analizy. Faktura przesyłana pocztą elektroniczną jest nie tylko rozwiązaniem stosowanym przez małe przedsiębiorstwa, ale jest również często stosowana przez firmy bez względu na ich wielkość. Posiada dwa razy więcej użytkowników niż faktury w pełni elektroniczne, które według wcześniejszej tradycyjnej definicji, są jedynymi prawdziwie elektronicznymi fakturami, zwanymi również e-fakturami. Popularność wysyłania faktur drogą mailową najbardziej widać w Austrii (27%), Wielkiej Brytanii (31%) oraz Estonii (41%). Na dzień dzisiejszy Polska z wynikiem 2% tutaj również należy do grupy najsłabiej rozwiniętej.
– Powszechne wykorzystanie poczty elektronicznej do przesyłania faktur między przedsiębiorstwami wydaje się rozwiązaniem optymalnym z perspektywy wysyłającego. Niemniej jednak rzadko zastanawiają się czy odbiorca ma możliwość sprawnego przepływu dokumentów po swojej stronie, co jest powszechną bolączką z uwagi na często spotykany brak automatycznej obsługi faktur przychodzących. Badanie pokazuje, że przedsiębiorstwa wysyłające faktury sprzedaży koncentrują się na oszczędzaniu pieniędzy po swojej stronie, nie biorąc pod uwagę rozwiązań, gdzie użytkownicy na obu końcach procesu mogliby więcej korzystać dzięki lepiej zintegrowanym procesom elektronicznej obsługi faktur. – podkreśla Miikka Savolainen.
Wśród przedsiębiorstw w krajach Skandynawskich i Bałtyckich obserwuje się silne przekonanie o potrzebie szybkiego wprowadzenia elektronicznej obsługi procesów fakturowych. Zaufanie do tego typu obsługi faktur znacząco wzrosło w Skandynawii w ostatnich dwóch latach, co pokazują wyniki wcześniejszych badań przeprowadzonych wśród firm w 2008 roku. Wolniejsze wprowadzanie elektronicznej obsługi oraz utrzymujące się przyzwyczajenia do faktur papierowych przeważają w Europie Wschodniej, jak również w pewnym stopniu w Austrii i w Niemczech. Warto zauważyć, że widać światełko w tunelu, gdyż Polska znalazła się w grupie państw, gdzie prognozuje się szybką zmianę procesów fakturowania. Największy wpływ będą na to miały projekty związane z ochroną środowiska (chęć zmniejszenia ilości faktur tradycyjnych) oraz przekonanie, iż większa efektywność fakturowania pomoże zarządzać zasobami finansowymi w przedsiębiorstwie.
W grupie konsumentów, nadal większość we wszystkich krajach odbiera faktury papierowe, chociaż można znaleźć również takie osoby, które nie otrzymują już w ogóle listów zawierających faktury papierowe. W Danii i Estonii co piąty konsument podaje, że odbiera wyłącznie faktury elektroniczne. Konsumenci w Polsce, podobnie jak i na Słowacji, Węgrzech, w Rumunii, czy Rosji, ponad 80% faktur odbierają tradycyjną pocztą, a między 6 a 9% e-mailem. Przewiduje się jednak iż przyszłe preferencje Polaków w tym zakresie znacznie się zmienią (jedynie 56% preferować będzie nadal drogę pocztową, ale aż 35% z nas wybierze drogę e-mailową).
– Wygląda na to, że e-procesy w zakresie fakturowania stają się coraz bardziej popularne w Europie, w szczególności w krajach Skandynawskich i Bałtyckich. Fakt, że konsumenci w tych regionach tak powszechnie odbierają e-faktury potwierdzają nasze firmowe doświadczenia. Przedsiębiorstwa żądają usług, które przyspieszą przejście w kierunku usług elektronicznych. Nie chodzi tu tylko o szybkie upowszechnienie e-faktur, ale raczej o ich pełną obsługę. – mówi Miikka Savolainen, Dyrektor polskiego oddziału Itella Information.
Źródło: Itella Communication
Wojciech Boczoń