W lutym 2012 r. spółka szkoleniowa FIRMA 2000 zakończyła realizację usługi pt. „Telepraca – nowa forma organizacji pracy w przedsiębiorstwach”. Celem projektu, wdrażanego na zlecenie Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, było propagowanie zdalnej formy zatrudnienia wśród właścicieli, kadry zarządzającej oraz pracowników przedsiębiorstw.
Na zakończenie projektu FIRMA 2000 Sp. z o. o. przeprowadziła autorskie badanie dotyczące telepracy w Polsce. Jakie są obawy pracodawców przed zatrudnianiem telepracowników? Jakie są motywacje pracowników do podejmowania pracy w tym systemie? Odpowiedzi na te oraz inne pytania dostarczy niżej opisane badanie.
Badanie przeprowadzone zostało w lutym 2012 r. w dwóch etapach. Pierwszym było badanie jakościowe (telefoniczne wywiady indywidualne) wśród przedsiębiorców, którzy wdrożyli telepracę. Na jego podstawie opracowano ankietę do badania ilościowego. Wywiady dotyczyły powodów wdrożenia telepracy w firmach, problemów związanych z jej stosowaniem, korzyści dla przedsiębiorstwa oraz dalszych planów co do stosowania tej formy zatrudnienia. Celem badania ilościowego było porównanie opinii respondentów wywiadów z szerszym gronem osób z ankiety i uzyskanie informacji o randze i skali zjawiska. Badanie jakościowe przeprowadzono na grupie 16 osób, ilościowe na grupie 246 osób.
Korzyści płynące ze stosowania telepracy
Na podjęcie decyzji o wdrożeniu telepracy wpływ mają przede wszystkim przewidywane korzyści, jakie przynieść może ta forma zatrudnienia. Jedną z najważniejszych jest oszczędność czasu – jak wykazało badanie, zarówno dla pracodawców jak i zatrudnionych. Zwierzchnicy nie muszą czekać, aż pracownik działający poza siedzibą firmy przywiezie im wyniki swojej pracy. Od razu mogą je otrzymać za pośrednictwem nowoczesnych technologii komunikowania się na odległość. Możliwość zaoszczędzenia czasu, po, przejściu na system telepracy w mniejszym lub większym stopniu zauważyło 80% respondentów ankiety, niezależnie od zajmowanego stanowiska.
Szczególnie interesująco prezentują się wyniki badania w kwestii oszczędności finansowych. Większość respondentów badania ilościowego zakłada, że wdrożenie telepracy automatycznie obniży koszty operacyjne firmy/przedsiębiorstwa/instytucji. Tymczasem doświadczenia pracodawców, którzy stosują telepracę, nie zawsze to potwierdzają. Zaobserwować można zależność między wysokością oszczędności a ilością telepracowników w przedsiębiorstwie. Im mniejsza skala zatrudnienia telepracowników w firmie, tym mniejsze – nawet niezauważalne – oszczędności. Na koszty istotny wpływ ma również to, czy telepraca wykonywana jest częściowo (tzn. część zadań telepracownik i tak wykonuje w siedzibie firmy), czy w sposób pełny.
Telepracownik ma możliwość samodzielnego organizowania swojego czasu pracy i wynagradzany jest w systemie zadaniowym. Te aspekty telepracy umożliwiają zwiększenie efektywności osób zatrudnionych i w praktyce wielu pracodawców poprawę w tym zakresie dostrzegło. Gdy wyniki pracy mają zostać przedstawione w określonym terminie przestaje mieć znaczenie sposób wykorzystania 8 godzin pracy. Wśród respondentów badania ilościowego zauważalne było przeświadczenie, że w obecnie wykonywanej pracy stacjonarnej odgórna organizacja czasu nie jest optymalna. Często też zaznaczano odpowiedź, że samodzielne określanie czasu poświęcanego na realizację celu zwiększyłoby odpowiedzialność pracownika za jakość wykonywanej pracy.
Jako powód zainteresowania telepracą a w efekcie powód wdrożenia tej formy zatrudnienia podawano możliwość zatrzymania cenionych pracowników, którzy z różnych względów (np. narodziny dziecka) nie mogą wykonywać pracy stacjonarnej w pełnym wymiarze godzin. Większość respondentów uznała telepracę za najkorzystniejszy sposób pogodzenia tego typu różnicy interesów między pracodawcą a pracownikiem.
Problemy związane z wdrażaniem i stosowaniem telepracy
Osiągnięcie wymienionych wyżej korzyści nie zawsze badanym pracodawcom przychodziło łatwo. Największe kłopoty mieli ze znalezieniem pracowników o pożądanych cechach osobowościowych. Korzyści ze stosowania telepracy polegające na zwiększeniu efektywności są dostrzegalne, jeśli osoba pracująca w domu cechuje się samodyscypliną, zaangażowaniem i sumiennością. Pracodawcy biorący udział w badaniu natrafiali na osoby bądź nadużywające danej im swobody (odkładanie pracy na ostatnią chwilę, wykorzystywanie zapewnionych przez pracodawcę narzędzi na potrzeby własne), bądź niepotrafiące jej wykorzystać (nieumiejętność samodzielnego zorganizowania sobie pracy z nastawieniem na cel). W związku z tym pracodawcy wprowadzili szereg form kontroli bieżących postępów pracy uznając, że samo wynagradzanie w systemie zadaniowym jest niewystarczające. Co ciekawe, zdaniem pracodawców stosujących z powodzeniem pełną telepracę, system zadaniowy może być wystarczającą motywacją. To zdanie podzielała większość respondentów ankiety.
Wdrożenie telepracy może się również wiązać z pojawieniem się problemów komunikacyjnych wynikających przede wszystkim z braku możliwości szybkiego kontaktu ze współpracownikiem lub przełożonym oraz z potrzeby szeroko rozumianych kontaktów międzyludzkich. Zgodnie z definicją telepracy osoba pracująca zdalnie wyniki swojej pracy przekazuje drogą elektroniczną. Bywa, że pracownik potrzebuje konsultacji lub nie może podjąć decyzji bez zatwierdzenia jej przez zwierzchnika. Efektywne działanie w takiej sytuacji wymaga zarówno od pracowników jak i pracodawców sprawnego komunikowania się przy wykorzystaniu narzędzi teleinformatycznych, ale też dostępności obu stron. W badaniu ilościowym prawie 1/3 respondentów stwierdziła, że jako telepracownikom doskwierałby im brak możliwości konsultacji wewnątrz firmy oraz brak kontaktów międzyludzkich, które zapewnia im praca stacjonarna. Poniższy wykres przedstawia odpowiedzi respondentów na pytanie, jak widzieliby siebie w roli telepracowników.
Pracodawcy stosujący telepracę zetknęli się też z problemami prawnymi. Wyrażone przez nich obawy pozwalają wywnioskować, że polskie prawo pracy nie dostrzega w należycie szerokim zakresie specyficznych cech telepracy. W kwestiach nieprecyzyjnie uregulowanych przez prawo (jak zagadnienia BHP, gdy stanowisko pracy jest w domu) pracodawcy nie mogą liczyć na jednoznaczne rozwiązania. Mała popularność telepracy powoduje, że osoby zatrudniające, które słabiej orientują się w aspektach prawnych, mogą mieć problemy ze znalezieniem rozwiązania nawet przyziemnych, codziennych problemów.
Bariery rozwoju telepracy
Mimo, że telepraca nie jest w Polsce szeroko stosowanym rodzajem zatrudnienia, chęć telepracowania wyraziło 76% respondentów, w tym 58% zainteresowanych było telepracą częściową. Większość respondentów deklaruje również, że warunki mieszkaniowe umożliwiają im pracę w domu.
Z rozmów z pracodawcami wynika, że firmy dzięki wdrożeniu telepracy mogą czerpać realne korzyści – a jednak telepraca nadal jest rzadko stosowana. Dlaczego? Na podstawie badania można wskazać niektóre z powodów. Niewątpliwie istotny jest stosunek pracodawców do nowej formy zatrudnienia – można tutaj zauważyć dużą zachowawczość, związaną przede wszystkim z brakiem możliwości bezpośredniego nadzoru nad pracownikiem, dotyczy to zwłaszcza pracodawców stosujących autorytarne metody zarządzania. Nie każda firma może stosować tę formę zatrudnienia. Jest to właściwie niewykonalne w przypadku zakładów produkcyjnych, korzystających
z drogich, ciężkich i obsługiwanych przez wiele osób jednocześnie urządzeń. Mimo, że najczęściej telepraca jest stosowana w sektorze usługowym, niektóre firmy z racji specyfiki wykonywanych usług również nie mogą w pełni stosować tej formy zatrudnienia. Ze względu na potrzebę utrzymywania fizycznego miejsca do spotkań z klientami, pracodawcy w większości uważali, że całkowita telepraca nie jest możliwa.
Jak wykazało badanie, najważniejszą barierą o naturze psychologicznej jest ograniczenie bezpośrednich kontaktów międzyludzkich. Dla 60% ankietowanych byłby to istotny problem; w tym należy doszukiwać się przyczyny, dla której większość respondentów zadeklarowała chęć wykonywania jedynie częściowej telepracy. Jeśli dodatkowo weźmie się pod uwagę bariery mentalne pracodawców i ogólną niechęć do zmian, okazuje się, że decyzja o wprowadzeniu telepracy może być trudna. Samo wdrożenie rozwiązania jest związane z określonymi kosztami: inwestycja w wyposażenie stanowiska pracy telepracownika, czas potrzebny na koordynację wszystkich aspektów nowej formy zatrudnienia. Jednocześnie korzyści są niepewne i zależne od wielu czynników. Nic zatem dziwnego, że w stabilnym, dobrze funkcjonującym przedsiębiorstwie niechętnie wprowadza się telepracę; z drugiej strony firm mających problemy finansowe nie stać na wdrażanie innowacji.
Zatem bardzo ważna okazuje się strategia pracodawcy, która może być ukierunkowana na utrzymanie firmy lub jej rozwój. Przedsiębiorcy szukający szerszych rynków zbytu, nowych rozwiązań organizacyjnych oraz inwestujący w technologię mogą z powodzeniem stosować telepracę. Dla takich przedsiębiorców telepraca może okazać się – i dla niektórych respondentów wywiadu rzeczywiście się okazała – idealnym rozwiązaniem dla sprawnego funkcjonowania i rozwoju firmy.
Źródło: Firma 2000
Wojciech Boczoń
