Ponad pół miliona złotych rocznie może zaoszczędzić średnie przedsiębiorstwo dzięki programowi monitorującemu sposób korzystania z komputerów przez pracowników. Pozwala on ograniczyć tzw. cyberslacking oraz zużycie materiałów biurowych.
– Przeciętny pracownik spędza w pracy ok. godzinę na tzw. cyberslacking, czyli korzystanie z Internetu w celach prywatnych – mówi Grzegorz Gawliczek, ekspert w dziedzinie informatyki w biznesie i członek Stowarzyszenia Aktywnych Przedsiębiorców Śląskich (SAPŚ). Jeśli czas przeznaczony na „internetowe lenistwo” uda się zmniejszyć u każdego pracownika o pół godziny, w skali roku otrzymamy ok. 130 dodatkowych godzin efektywnej pracy. W przeliczeniu na złotówki, w spółce zatrudniającej 100 pracowników, będzie to kwota ok. 280 tys. złotych. Została ona ustalona w oparciu o średnie krajowe wynagrodzenie i 8-godzinny dzień pracy.
Do tego należy doliczyć oszczędności związane z niższym kosztem eksploatacji drukarki, czyli wydatkami na papier i tonery. Szacuje się, że na te cele firmy przeznaczają ok. 1% swoich rocznych obrotów. W przypadku spółki o przychodach sięgających 100 mln zł, wydatki na drukowanie oscylują wokół 1 mln zł. Niestety nie wszystko co zostało wydrukowane w pracy, jest później wykorzystywane do celów służbowych. Wielu pracowników czuje się w swoim biurze jak w darmowym punkcie ksero. Drukowanie prac dyplomowych to jedno z najczęstszych pracowniczych przewinień. Drukujemy nie tylko czarno-białe strony z tekstem, ale również zdjęcia swoich dzieci i wnuków. Instalacja programu monitorującego komputer nie tylko pozwala przypilnować, by pracownik nie marnował czasu w pracy, ale również nie marnował firmowych artykułów biurowych. Jak wynika ze statystyk, po instalacji programu koszty związane z zakupem papieru do drukarek i tonerów maleją o 30%. Wynik finansowy może zatem wzrosnąć o kolejne 300 tys. zł.
Zwalczyć Zielone imperium
Cyberslacking w polskim wydaniu nie ogranicza się wyłącznie do przeglądania poczty e-mail. Odwiedziny na portalach społecznościowych, takich jak facebook, czy nasza klasa w godzinach pracy, są na porządku dziennym. Do tego dochodzą zakupy na Allegro, przeglądanie for branżowych, portali typu youtube oraz korzystanie z komunikatorów.
Jednym z największych wrogów pracodawców są gry internetowe, które można otworzyć w zwykłej przeglądarce. Bardzo szybko można je włączyć i wyłączyć, maskując się przed szefem. Do najpopularniejszych gier należą „Wolni farmerzy” i „Zielone imperium”. Programy monitorujące bardzo łatwo wychwytują graczy.
– Pozwalają one zbadać, na jakie strony pracownik zagląda, ile czasu na nich spędza, jakie programy instaluje i usuwa. O użytkowniku wiemy praktycznie wszystko, łącznie z tym z jaką częstotliwością klika w klawiaturę i co drukuje – mówi Grzegorz Gawliczek, właściciel firmy X-Com. Bardzo trudno jest przechytrzyć program. Nawet jeśli pracownik ma włączoną aplikację Word, system widzi, czy faktycznie z niej korzysta, czy jest tylko uruchomiona. Monitoring pozwala również na cykliczny zrzut ekranu oraz zdalny podgląd pulpitu.
Monitorujesz pracownika? Powiedz mu o tym
Do cyberslackingu przyznaje się ok. 90% polskich pracowników (badania firmy Gemius). Co więcej, większość z nich uważa, że nie ma w tym nic szkodliwego, jeśli nie przeszkadza to w wypełnianiu obowiązków służbowych. Część pracodawców zaakceptowała fakt istnienia tego zjawiska i godzi się na takie praktyki jeśli zachowane są zdrowe proporcje. – Nikt nie jest w stanie zmusić pracownika, by był skupiony wyłącznie na pracy przez pełne 8 godzin. Jeśli na tzw. cyberslacking poświęca ok. 10%, a na pozostałe czynności, takie jak przerwa na kawę i papierosa, czy toaletę, kolejne 10%, to nie ma powodów do niepokoju. Wszystko mieści się w normie – wyjaśnia Grzegorz Gawliczek. Jeśli jednak czas faktycznej pracy jest mniejszy niż 70% ogólnego czasu pracy, to warto bliżej przyjrzeć się firmowym komputerom.
Zanim jednak system zostanie wdrożony, pracodawca musi poinformować swoich podwładnych o zmianach. Albo poprzez pisemne powiadomienie, albo komunikat wyświetlany na monitorze przy włączeniu komputera. – Jeśli przełożony tego nie zrobi, korzystanie z Internetu do celów prywatnych, w świetle prawa nie może być powodem zwolnienia – tłumaczy Grzegorz Gawliczek.
Bezmyślność w pracy
Nie zawsze pracodawca potrzebuje rozwiniętych systemów informatycznych, by dowiedzieć się, co robią jego podwładni. – Nierzadko pracownicy dokonują wpisów na portalach społecznościowych w godzinach pracy. Wystarczy raz na jakiś czas wejść np. na portal facebook, gdzie podawana jest dokładna godzina każdej aktywności użytkownika. Zdarzyło mi się odpowiedzieć na pytanie jednego z moich pracowników, które zadał znajomym na swoim profilu, gdy powinien był pracować. Od tamtej pory już tego nie robi – opowiada założyciel X-Com.
Absurdalne zachowania pracowników na tym, się nie kończą. Znane są przypadki oglądania pornografii w czasie pracy, pomimo tego, że komputer był monitorowany i pracownik o tym wiedział. Nie trudno się domyślić, że historia ta skończyła się zwolnieniem.
Źródło: Stowarzyszenia Aktywnych Przedsiębiorców Śląskich
Wojciech Boczoń