Obowiązek korzystania z elektronicznego obiegu faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) już od 1 lutego obejmie właścicieli firm z obrotami powyżej 200 mln w 2024 roku. Od 1 kwietnia wymóg obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych. Wyniki badania ING Banku Śląskiego pokazują, że tylko co piąty przedsiębiorca jest przygotowany na korzystanie z KSeF, a co drugi oczekuje wsparcia banku w tym zakresie. ING Bank Śląski umożliwia integrację bankowości z nowym systemem w zakresie faktur kosztowych, ułatwiając właścicielom firm dostosowanie się do KSeF w zakresie płatności.
Konto firmowe gotowe na KSeF
Przedsiębiorcy, którzy mają konto firmowe w ING Banku Śląskim i korzystają z bankowości internetowej Moje ING lub ING Business mogą łatwo połączyć swoją bankowość internetową z platformą KSeF. Taka integracja pozwala przeglądać listę faktur kosztowych bezpośrednio w bankowości i eliminuje konieczność osobnego logowania do serwisu ministerstwa. System automatycznie przygotowuje dane do przelewów na podstawie dokumentów z KSeF, więc nie ma potrzeby ręcznego wpisywania numerów kont czy kwot.
Rozwiązanie pomaga również zachować porządek w finansach firmy za pomocą przejrzystych statusów płatności. Gdy przedsiębiorca zleci przelew w banku, status faktury zmienia się na „opłacona” automatycznie. Istnieje także możliwość ręcznej aktualizacji tych oznaczeń, co jest przydatne przy rozliczeniach gotówkowych lub kartą. Obecnie aktywacja usługi wymaga użycia bezpiecznego tokenu, a wkrótce bank umożliwi także autoryzację certyfikatem.
ING od kilku lat oferuje klientom platformę usług księgowych ING Księgowość, która po integracji z KSeF wprowadziła dodatkowe możliwości. Klienci korzystający z tego systemu mogą wystawiać faktury zgodnie z KSeF, ale również automatycznie wczytywać faktury od swoich kontrahentów i od razu je księgować – samodzielnie lub z pomocą osobistego księgowego od ING. Dzięki wykorzystaniu KSeF faktur nie trzeba już wprowadzać do systemu ręcznie, ani ich skanować w poszukiwaniu danych. Wszystko to przebiega automatycznie, co przyspiesza procesy i zmniejsza ryzyko pomyłek.
Gotowość firm na system KSeF
ING Bank Śląski przeprowadził badanie wśród przedsiębiorców by sprawdzić czy są przygotowani na obowiązkowe wdrożenie KSeF i co sądzą o tym systemie.
Tylko co piąty (21 proc.) właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej deklaruje, że jest przygotowany na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur. Przeważają osoby, które dopiero zaczynają czytać o nowych wymaganiach (44 proc.) lub jeszcze się nimi nie zajmują. Co trzeci (33 proc.) przedsiębiorca już korzysta z systemów obsługi faktur, które są powiązane z KSeF. Odsetek zmniejsza się z wiekiem respondentów – w grupie 55+ tylko co piąty (23 proc.) korzysta z takich rozwiązań.
Głosy odnośnie tego czy po pełnym wdrożeniu KSeF zarządzanie fakturami będzie prostsze są podzielone, przeważają opinie przedsiębiorców, którzy nie widzą w nowym systemie ułatwienia. 52 proc. twierdzi, że zarządzanie fakturami nie będzie prostsze. Warto podkreślić, że odpowiedzi różnią się w zależności od wieku przedsiębiorców i etapu wdrożenia KSeF w firmie – młodsi są bardziej optymistycznie nastawieni do nowego systemu. Ponad połowa osób w wieku 25-34 oraz 35-44 skłania się ku opinii, że system KSeF uprości obsługę faktur. Również osoby, które twierdzą, że ich firma już jest przygotowana na wdrożenie, są w przeważającej mierze przekonani, że system ułatwi obsługę faktur (64 proc.). W grupach 45-54 i 55+ odpowiednio 65 proc. i 58 proc. respondentów jest innego zdania. Podobnie ci, którzy jeszcze się tym nie zajmują – 61 proc. sądzi, że zarządzanie fakturami nie będzie prostsze.
Nadzieje na porządek i obawy przed błędami
Przedsiębiorcy są natomiast zgodni, jeśli chodzi o największą korzyść z wdrożenia KSeF. 46 proc. docenia fakt, że system umożliwi przechowywanie całej dokumentacji w jednym miejscu. Na następnych pozycjach na liście korzyści znalazły się: jednoznaczne powiązanie płatności z fakturą, szybszy zwrot z VAT i centralna archiwizacja.
Wśród obaw związanych z wdrożeniem KSeF przedsiębiorcy najczęściej wymieniają ryzyko błędów (38 proc.), brak wystarczającej wiedzy na temat zmian (37 proc.) i konieczność przeznaczenia dodatkowego czasu, który lepiej byłoby poświęcić na działalność (34 proc.). Obawy przedsiębiorców różnią się w zależności od etapu ich przygotowania do nowej integracji. Ci, którzy już są przygotowani, najbardziej obawiają się ryzyka błędów (42 proc.). Osoby, które jeszcze nie zajmują się nowym wdrożeniem wskazywały głównie na brak wystarczającej wiedzy (44 proc.), co może wskazywać na potrzebę większej edukacji przedsiębiorców w tym zakresie.
Biura rachunkowe głównym źródłem wsparcia
Jeśli chodzi o samo wdrożenie KSeF, to większość przedsiębiorców zostawia implementację księgowym (42 proc.). To oni również są najważniejszym źródłem wiedzy na temat KSeF (58 proc.). Co czwarty przedsiębiorca (26 proc.) skorzysta ze wsparcia dostawcy oprogramowania księgowego, a co trzeci (32 proc.) deklaruje, że będzie musiał sam poradzić sobie z wdrożeniem. Tą ostatnią odpowiedź wskazał niemal co drugi respondent w wieku 55+ (49 proc.). W tej grupie wiekowej wyraźnie mniej osób korzysta z usług księgowych (30 proc.) lub oprogramowania księgowego (21 proc).
Bankowość połączona z KSeF
Zapytani o to czego oczekują od swoich banków po wdrożeniu KSeF, respondenci wskazali na ułatwienia płatności za faktury (38 proc.), możliwość wystawienia faktur w swojej bankowości (37 proc.) i podgląd faktur z KSeF w bankowości (34 proc.). Co trzeci respondent oczekuje od banku edukacji na temat nowego systemu.
W ING Banku Śląskim wdrożenie płatności zintegrowanych z KSeF stanowi element szerszego systemu wsparcia cyfrowego dla biznesu. Przedsiębiorcy korzystający z tego rozwiązania zyskują centralne archiwum dokumentów kosztowych w swojej aplikacji bankowej, co ułatwia zarządzanie finansami bez konieczności skanowania czy drukowania papierowych rachunków. Bank zapewnia przy tym pełną standaryzację danych oraz bezpieczeństwo przesyłanych informacji. Systematyczne korzystanie z automatycznych podpowiedzi w formatkach przelewów pozwala na uniknięcie błędów, które zdarzają się przy ręcznym wpisywaniu, lepsze planowanie wydatków i zachowanie płynności finansowej, co w dłuższej perspektywie redukuje koszty operacyjne związane z codzienną administracją firmy.
– Łatwa integracja konta firmowego z KSeF to dla ING Banku Śląskiego kolejny krok w tworzeniu kompleksowego systemu wsparcia dla przedsiębiorców. System bankowości internetowej stanie się jeszcze lepszym centrum zarządzania finansami firmy z kolei dla naszych klientów firmowych integracja konta firmowego z KSeF, to szereg korzyści. Przede wszystkim wygoda i oszczędność czasu – nie trzeba przepisywać danych w celu zapłacenia faktury. Druga sprawa to bezpieczeństwo i wyeliminowanie ryzyka pomyłki. Trzecia – lepsza kontrola nad obiegiem faktur i prosty dostęp do wszystkich danych, w jednym miejscu – powiedział Bartosz Traczyk, Dyrektor Zarządzający odpowiedzialny za obszar Daily & Transaction Banking Products w ING Banku Śląskim.
Wojciech Boczoń
