W serwisie Wymiatacze.pl kostucha przedstawił(a) ciekawą koncepcję konstruktywnych, dynamicznych spotkań biznesowych
„Jesienią 2005 roku przeprowadzono u nas badania satysfakcji pracowników, które wyłoniły dwie największe bolączki zarządzania ludźmi. Jedną z nich były kiepskie spotkania. Ludzie uważali że są prowadzone bez celu, za to z upartym trzymaniem się agendy, i że spotkania nic nie wnoszą. Na spotkaniach często odpytywano kolejne osoby, reszta nie słuchała i pracowała na laptopach lub wstukiwała esemesy. Dodałbym do tego taką wkurzającą polityczną poprawność na spotkaniach; ludzie bali się jątrzyć i przez to wiele rzeczy było zamiatanych „pod dywan”.
Zaadoptowaliśmy formułę opisaną przez Williama R. Danielsa. Daniels jest specjalistą w zakresie zarządzania macierzowego, a nasza firma ma taką strukturę, więc spotkań jest co niemiara:
· Miej odwagę poprowadzić spotkania BEZ AGENDY, za to z bardzo konkretnym celem biznesowym. Cel sformułuj poprzez pytanie, rozpoczynające się od słów „W jaki sposób można…” (i tu sformułuj wyzwanie).
· Spotkanie powinno mieć bardzo czytelny podział ról: Zawsze ostateczną decyzję podejmuje JEDNA osoba (menedżer odpowiedzialny za daną funkcję / projekt); Zadaniem pozostałych osób jest przedstawić dane z dowodami.
· Spotkanie powinno przebiegać w duchu „nauczcie mnie”. Decydent raczej słucha, milczy i pyta; pozostali przedstawiają dane i przytaczają dowody.
· Złotą zasadą tego typu spotkań, którą wszyscy powinni zaakceptować, jest to, że decyzja tej osoby jest decyzją całego zespołu. Jej celem NIE JEST uzyskanie zadowolenia grupy. Decydent powinien ograniczać się do zrozumienia innych i bycia zrozumianym
· Po przedstawieniu celu / wyzwania, spotkanie powinno składać się z trzech etapów, w proporcjach czasu 50 : 30 : 20. Etap I: Gromadzenie danych (budowanie „wspólnej bazy” i wspólnego rozumienia sytuacji): 50 % czasu. Etap II: Interpretowanie danych i tworzenie różnych opcji przez grupę: 30 %. Etap III: Podjęcie decyzji (oraz zaprezentowanie uzasadnienia i Action Planu): 20 %.
· Ważne jest to, że każdy z uczestników spotkania deklaruje, że od momentu podjęcia decyzji przez decydenta dostosowuje się do niej (czas na przekonywanie i „uczenie” decydenta SIĘ SKOŃCZYŁ).
Jak rozmawiam z kolegami z innych firm okazuje się, że chyba jesteśmy jedyną firmą w Polsce, która tę formułę stosuje.”
Źródło: Wymiatacze.pl
Wojciech Boczoń