Kluczową kwestią związaną z ochroną prywatności w zatrudnieniu jest określenie zakresu, w jakim pracownik zobowiązany jest do ujawnienia pracodawcy dotyczących go danych osobowych.
Zgodnie z Konstytucją RP, „każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym”, a ponadto „nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby”. Powyższe zasady znajdują swą konkretyzację m.in. w prawie pracy.
Podstawowe dane osobowe
W myśl przepisu art. 221 k.p., pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, numer PESEL oraz innych danych osobowych, których podanie jest niezbędne dla ustalenia szczególnych uprawnień przysługujących pracownikowi na podstawie norm prawa pracy. Chodzi tu m.in. o uprawnienia związane z macierzyństwem, stąd ujawniane informacje niekiedy odnoszą się także do dzieci pracownika (imiona i nazwiska oraz daty urodzenia).
Dodatkowe informacje
Jakkolwiek powyższy katalog danych osobowych, których może żądać pracodawca, przybiera w Kodeksie pracy charakter względnie zamkniętego, ustawodawca rozciąga omawiane uprawnienie pracodawcy także na przypadki, w których obowiązek podania konkretnych danych osobowych wynika z odrębnych przepisów. Należą do nich w szczególności tzw. pragmatyki służbowe, czyli ustawy regulujące wykonywanie danego zawodu. Mogą one przewidywać dodatkowe kryteria kwalifikacyjne dla osób wykonujących określone zawody i – co za tym idzie – obligować pracownika (osobę kandydującą do zatrudnienia) do okazania stosownych zaświadczeń, certyfikatów, dyplomów etc.
Informacje z Krajowego Rejestru Karnego
W praktyce działalności wielu pracodawców często pojawia się pytanie o możliwość żądania od pracowników lub osób aplikujących do pracy, dodatkowych informacji na ich temat, zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym. Zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Karnym, pracodawcy przysługuje takie prawo wyłącznie w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika i tylko wtedy, gdy przewidują to przepisy szczególne rangi ustawowej. Takie uprawnienie przysługuje pracodawcy względem pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także jeśli jest to niezbędne dla ustalenia uprawnienia pracownika do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Z całą pewnością omawiane uprawnienie nie może być konstruowane jedynie w oparciu o przekonanie pracodawcy o potrzebie „sprawdzenia” pracownika. Ponadto, informacje dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu, a także mandatów karnych należą do tzw. sensytywnych danych osobowych, podlegających wzmożonej ochronie na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych. Ich przetwarzanie jest co do zasady zabronione i może mieć miejsce jedynie w ściśle określonych prawem okolicznościach.
Pracownik może jednak dobrowolnie przedstawić pracodawcy każdy dotyczący go dokument czy informację. Taka sytuacja występuje zresztą stosunkowo często w praktyce, gdy pracownicy składają do swych akt osobowych kopie dokumentów potwierdzających ich szczególne osiągnięcia zawodowe czy umiejętności, np. językowe. Możliwość taka dotyczy również informacji pochodzących Krajowego Rejestru Karnego, jeśli prawo nie przewiduje wprost obowiązku ich ujawnienia. Pracodawca powinien jednakże dodatkowo uzyskać pisemną zgodę pracownika na przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie.
Oryginały dokumentów czy kopie i odpisy?
Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania przekazywanych mu danych osobowych lub – jeśli uzna to za wystarczające – oprzeć się jedynie na oświadczeniu pracownika. Nie może jednak wymagać od pracownika przekazania mu na stałe oryginałów dokumentów. Ich przedłożenie powinno następować wyłącznie do wglądu pracodawcy, w szczególności w celu sporządzenia przez niego kopii lub odpisów. Szczegółowe uregulowania w zakresie dokumentacji, której okazania może żądać pracodawca, zawarto w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Prawo pracownika do prywatności
Pracodawca gromadzący informacje o pracowniku, staje się względem nich administratorem danych w myśl ustawy o ochronie danych osobowych. Z faktu tego wynika wymóg dochowania szeregu obowiązków o charakterze organizacyjnym i technicznym, warunkujących bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, a więc w konsekwencji, gwarantujących ochronę prawa pracowników do prywatności.
Grzegorz Gołębiewski
Źródło: Kancelaria Prawna Chajec, Don-Siemion i Żyto
Wojciech Boczoń